卫生院档案室管理制度

PAGE卫生院档案室管理制度一、总则1.目的为加强卫生院档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于卫生院各科室形成的各类档案的管理，包括但不限于医疗文书、行政管理文件、人事档案、财务档案、设备档案、科研教学档案等。3.管理原则遵循集中统一管理、分类科学、便于查找利用的原则，确保档案管理工作规范化、标准化、科学化。二、档案管理机构与职责1.档案室设置卫生院设立独立的档案室，配备必要的档案管理人员和档案保管设施设备。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行分类、编号、编目等，建立档案检索体系。负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，确保档案安全。积极开展档案编研工作，为卫生院提供档案信息服务。指导各科室兼职档案员的工作，提高档案管理整体水平。三、档案的收集与整理1.收集范围卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等活动中形成的具有保存价值的各种文件材料。上级主管部门下发的与卫生院工作相关的文件、通知、指示等。卫生院与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。职工个人在工作中形成的重要业务资料、科研成果、获奖证书等。2.收集要求各科室兼职档案员应及时将本科室形成的文件材料收集齐全，定期移交档案室。归档的文件材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备。对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案质量。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别和保管期限进行分类整理，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、人事管理类、财务管理类、设备管理类、科研教学类等。对每份档案进行编号、编目，编制档案目录和检索工具，如全宗指南、分类目录、专题目录、文号索引等。四、档案的归档与保管1.归档期限文书档案应在次年上半年归档完毕。医疗业务档案应在次年第一季度归档完毕。人事档案、财务档案、设备档案等应在相关工作结束后及时归档。2.归档手续各科室兼职档案员向档案室移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。档案室对移交的档案进行认真核对，符合要求的予以接收。3.保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和基本历史面貌的，对卫生院有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，需要保存15年以上的档案，列为长期保管。短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。4.档案保管要求档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案安全。档案应分类存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行清查核对，做到账物相符。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护。五、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息不被泄露和滥用。2.利用方式查阅：档案室应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。利用者查阅档案时，应填写查阅登记表，经档案管理人员同意后，方可查阅。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、期限等，经相关部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理人员审核，报相关部门负责人批准后，方可复制。复制的档案应加盖档案室印章，注明用途。3.利用登记档案管理人员应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等。4.归还要求借阅的档案到期后应及时归还档案室，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅者的责任。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则定期对档案进行鉴定，准确判定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定方法根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的价值，确定其保管期限。对保管期限已满或失去保存价值的档案，提出销毁意见。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、文号、日期、保管期限等。档案销毁清册经卫生院领导审批后，方可进行销毁。档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。2.信息化管理措施建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等环节进行信息化管理。加强档案数字化工作，对重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息资源共享。配备必要的计算机设备和网络设施，确保档案信息化管理工作的正常开展。加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其信息化管理水平。八、监督与考核1.监督检查卫生院定期对档案室的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，对各科室兼职档案员的工作进行考核评价，考核结果与个人绩效挂