企业档案管理与保密规定手册（标准版）

企业档案管理与保密规定手册（标准版）第1章总则1.1目的与适用范围本手册旨在规范企业档案管理的全过程，确保档案资料的完整性、安全性与可追溯性，以支持企业运营决策与合规管理需求。本手册适用于企业所有档案管理活动，包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等环节。依据《档案法》及相关法律法规，本手册明确了档案管理的法律依据与管理要求。本手册适用于各类组织机构，包括但不限于企业、事业单位及政府机关等。本手册的制定与实施，旨在提升企业档案管理的标准化水平，防范信息泄露风险，保障企业核心数据安全。1.2档案管理的基本原则档案管理应遵循“统一领导、分级负责、分类管理、全程控制”的基本原则。档案管理需贯彻“安全第一、预防为主、综合治理”的方针，确保档案资料的安全与保密。档案管理应坚持“真实性、完整性、准确性、可追溯性”四项原则，确保档案信息的权威性与可靠性。档案管理应遵循“归档及时、分类科学、检索便捷、保存安全”的操作规范。档案管理应结合企业实际业务流程，实现档案管理与业务活动的有机融合。1.3保密工作的责任与义务企业各级管理人员应承担档案保密工作的主体责任，确保档案信息不被非法获取或泄露。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或销毁涉密档案资料。企业应建立保密责任制，明确各级人员在档案保密工作中的具体职责与义务。保密工作应纳入企业整体安全管理体系，与企业其他管理职能同步推进。企业应定期开展保密培训与考核，提升员工保密意识与操作能力。1.4档案管理的组织机构企业应设立档案管理部门，负责档案的统一管理、指导与监督工作。档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，确保档案管理工作有序开展。企业应建立档案管理岗位职责清单，明确各岗位在档案管理中的具体职能与权限。企业应设立档案安全监督机制，定期对档案管理进行检查与评估，确保管理规范运行。企业应建立档案管理考核制度，将档案管理成效纳入绩效考核体系，促进档案管理工作持续改进。第2章档案管理规范2.1档案的分类与编号档案的分类应依据其内容性质、形成时间、使用目的及保管期限等进行科学划分，通常采用“按类别—按年度—按保管期限”三级分类体系，以确保档案的系统性和可检索性。档案编号应遵循《档案分类与编目规则》（GB/T10333-2018）要求，采用“档号=保管单位+档案分类号+年度+序号”的结构，确保编号唯一且具有可追溯性。档案分类应结合企业实际业务需求，如财务档案、技术档案、人事档案等，采用“档案分类表”进行统一管理，便于分类检索与调阅。档案编号需在档案管理系统中实现动态更新，确保编号与实际档案内容一致，避免因编号错误导致的管理混乱。档案分类与编号应定期进行审核与调整，结合档案使用情况与管理需求，确保分类体系的时效性和适用性。2.2档案的收集、整理与归档档案的收集应遵循“全面、及时、准确”原则，依据档案管理流程，由相关部门定期或不定期地将原始资料归档，确保档案的完整性与连续性。档案整理应按照《档案整理规范》（GB/T18894-2016）进行，包括分类、编目、装订、排列等步骤，确保档案的规范性与可读性。归档应遵循“先整理后归档”原则，档案在整理完毕后，由专人负责进行归档操作，确保档案的规范存放与安全保管。归档过程中应使用标准化档案袋、盒等容器，确保档案在运输、存储过程中的防潮、防尘、防虫措施到位。档案归档后应建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化管理，提高档案的可查性与利用效率。2.3档案的保管与借阅档案的保管应遵循“防潮、防尘、防虫、防光”原则，采用恒温恒湿环境，确保档案长期保存不受自然因素影响。档案应存放于专用档案室，档案室应配备防火、防虫、防鼠等设施，确保档案的安全性与保密性。借阅档案需严格履行审批手续，借阅人应填写借阅登记表，并在借阅后按时归还，确保档案的使用秩序与保密要求。借阅档案时应遵守《档案法》及相关规定，严禁私自复制、销毁或泄露档案内容。档案借阅应定期进行检查，确保档案未被私自调阅或损坏，维护档案的完整性和保密性。2.4档案的调阅与使用档案的调阅应遵循“先审批、后调阅”原则，调阅人需填写调阅申请表，并经相关负责人批准后方可进行。档案调阅时应按照档案分类号、保管期限等进行查找，确保调阅档案的准确性与完整性。档案调阅后应按规定进行登记，记录调阅时间、调阅人、调阅内容等信息，便于后续管理与追溯。档案使用应遵守保密规定，严禁将档案内容随意传播或用于非工作用途，确保档案的保密性与安全性。档案使用后应及时归档，确保档案的连续性与可追溯性，避免因档案缺失导致管理漏洞。第3章保密规定与措施3.1保密工作的总体要求保密工作是企业档案管理的重要组成部分，遵循“谁主管、谁负责”的原则，实行分级管理、责任到人。根据《中华人民共和国档案法》及相关法规，企业应建立完善的保密管理体系，确保档案信息在全生命周期内得到有效保护。保密工作需结合企业实际业务特点，制定符合行业标准的保密策略，确保档案信息在存储、调取、使用等环节中均符合保密要求。企业应定期开展保密教育培训，提升员工保密意识，强化保密责任意识，确保保密制度落实到位。保密工作应纳入企业年度绩效考核体系，将保密责任与绩效挂钩，形成制度化、常态化的管理机制。保密工作需与企业信息化建设同步推进，确保信息系统安全，防止因技术漏洞导致保密信息泄露。3.2档案信息的保密范围企业涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等各类档案信息，均属于保密范围，需严格管理。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，涉密档案信息的范围应明确界定。保密范围通常包括但不限于：涉及国家安全、公司战略、客户信息、财务数据、技术资料等。根据《档案馆业务规范》（GB/T18894-2020），企业应明确保密信息的分类标准。保密范围的界定应依据档案内容的敏感性、重要性以及可能带来的风险程度，确保信息在合法合规的前提下被使用。企业应建立保密信息清单，明确各类信息的密级、密级期限及保密责任，确保信息分类管理到位。保密范围需根据企业业务发展和外部环境变化进行动态调整，确保保密制度的时效性和适用性。3.3保密措施与制度企业应建立多层次的保密措施，包括物理隔离、数字加密、访问控制、权限管理等，确保档案信息在存储、传输和使用过程中不被非法获取或篡改。保密制度应涵盖档案的保管、调阅、借出、归还、销毁等全过程，确保每一步操作均有记录、可追溯。根据《档案管理信息系统技术规范》（GB/T28827-2012），档案管理应实现信息化、标准化、规范化。保密制度应明确保密责任，要求相关人员在使用档案信息时，必须履行保密义务，不得擅自复制、泄露或转让。企业应定期对保密制度执行情况进行检查，发现问题及时整改，确保制度落实到位。保密措施应结合企业实际业务需求，制定针对性的保密策略，确保保密工作与业务发展相适应。3.4保密违规处理规定企业应建立保密违规处理机制，明确违规行为的界定标准及处理流程。根据《企业保密工作管理办法》（国办发〔2019〕31号），违规行为包括但不限于泄露、篡改、非法提供等。保密违规处理应依据情节轻重，采取警告、通报批评、暂停职务、调离岗位、追究法律责任等措施。企业应设立保密违规举报渠道，鼓励员工主动报告违规行为，确保问题及时发现、及时处理。保密违规处理应与绩效考核、岗位调整、职务升降等挂钩，形成制度化、常态化的管理机制。企业应定期开展保密违规案例分析，提升员工对保密违规行为的认知和防范能力，确保制度执行效果。第4章档案安全与防护4.1档案存储的安全要求档案存储应采用物理和电子双重防护措施，确保档案在实体和数字层面均不受非法访问或破坏。根据《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T22239-2019），档案存储环境需符合三级等保要求，确保物理安全、网络隔离和访问控制到位。档案库房应具备恒温恒湿控制，避免因温湿度变化导致档案受损。文献《档案管理学》指出，档案在温湿度波动超过±2℃时，可能影响纸张纤维结构，导致文字褪色或纸张脆化。档案存储设施应配备门禁系统、监控摄像头和报警装置，确保未经授权的人员无法进入档案库房。根据《档案馆建筑设计规范》（GB50187-2014），档案库房应设置独立的门禁系统，并与公安系统联网，实现实时监控与报警。档案存储应采用防火、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案在存储过程中不受环境因素影响。文献《档案保护与修复技术》提到，档案存储环境应保持相对封闭，避免灰尘、昆虫和微生物的侵入。档案存储应定期进行安全检查和维护，确保设备运行正常，防止因设备故障导致档案丢失或损坏。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2019），档案存储系统应具备自动巡检功能，及时发现并处理异常情况。4.2档案传输的安全措施档案传输过程中应采用加密技术，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改。根据《信息安全技术信息分类分级保护规范》（GB/T35273-2020），档案传输应使用国密算法（SM2、SM4）进行加密，确保数据在传输通道中不被截获。档案传输应通过安全协议（如、SFTP、FTPoverSSL）进行，避免使用不安全的HTTP协议。文献《信息安全管理体系要求》（ISO/IEC27001）指出，档案传输应采用加密隧道技术，确保数据在传输过程中不被中间人攻击破坏。档案传输应采用身份认证机制，确保传输双方身份真实有效。根据《密码法》规定，档案传输应使用数字证书进行身份验证，防止伪造或冒充。档案传输应通过专用网络或专线进行，避免通过公共网络传输，降低被攻击的风险。文献《档案管理信息系统建设规范》强调，档案传输应采用专用通信通道，确保数据传输的机密性和完整性。档案传输过程中应设置访问控制和日志记录，确保传输过程可追溯。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案传输应记录传输时间、内容、用户身份等信息，便于事后审计和追溯。4.3档案备份与恢复机制档案应建立完善的备份机制，包括定期备份和灾难恢复计划。根据《信息安全技术信息安全事件应急处理规范》（GB/T22239-2019），档案备份应采用异地多副本存储，确保在发生数据丢失时能快速恢复。档案备份应采用加密存储和去重技术，减少存储空间占用，提高备份效率。文献《数据存储与管理》指出，采用增量备份和版本控制技术，可有效降低备份数据量，提升备份效率。档案恢复应具备快速响应能力，确保在发生数据丢失或损坏时，能在规定时间内恢复数据。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2019），档案恢复应制定详细的恢复流程和应急预案，确保数据恢复的准确性和完整性。档案备份应定期进行测试和验证，确保备份数据的可用性和完整性。文献《数据备份与恢复技术》强调，备份数据应定期进行完整性校验，确保备份数据在恢复时能够准确还原。档案备份应与业务系统同步，确保数据一致性。根据《档案管理信息系统建设规范》（GB/T22240-2019），档案备份应与业务系统采用同步机制，确保在业务操作过程中数据不被破坏或丢失。4.4档案网络安全管理档案网络安全应建立独立的网络环境，避免与业务系统混用，降低被攻击的风险。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案网络应采用隔离策略，确保档案数据不被业务系统访问。档案网络应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）和入侵防御系统（IPS），防止非法访问和攻击。文献《网络安全管理技术》指出，档案网络应配置基于策略的访问控制，防止未授权访问。档案网络应定期进行安全评估和漏洞扫描，确保系统安全。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案网络应定期进行安全审计，发现并修复系统漏洞。档案网络应设置访问权限控制，确保只有授权人员才能访问档案数据。文献《网络安全管理技术》强调，档案网络应采用最小权限原则，限制用户权限，防止越权访问。档案网络应建立安全事件响应机制，确保在发生安全事件时能够快速响应和处理。根据《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019），档案网络应制定详细的应急响应预案，确保事件处理的及时性和有效性。第5章档案销毁与处置5.1档案销毁的条件与程序档案销毁需遵循“依法依规、分类管理、确保安全”的原则，依据《档案法》及《机关档案管理规定》执行，确保销毁过程符合国家保密和档案管理要求。档案销毁前应进行严格鉴定，确认其已无使用价值且符合销毁条件，包括但不限于文件已过期、内容涉密、无法归档等情形。档案销毁应由档案管理部门或指定的第三方机构进行，确保销毁过程符合国家保密标准，避免因销毁不当导致信息泄露或数据丢失。据《国家档案局关于加强档案销毁管理的通知》（档发〔2019〕12号），销毁档案需填写《档案销毁清册》，明确销毁时间、人员、方式及责任人。档案销毁应采用物理销毁方式，如粉碎、烧毁、丢弃等，确保档案彻底消除，防止其被非法复原或利用。5.2档案销毁的审批与监督档案销毁需经单位负责人批准，并报上级主管部门备案，确保销毁行为符合制度规定。监督机制应由档案管理部门牵头，定期检查销毁流程是否合规，确保销毁过程透明、可追溯。对于涉及国家秘密或企业商业秘密的档案，销毁前需经保密部门审批，确保销毁过程符合保密要求。档案销毁审批应建立电子化管理机制，确保审批流程可追溯、可查询，防止滥用或违规操作。档案销毁后，应由专人负责监督销毁全过程，确保销毁行为符合法律法规和单位制度要求。5.3档案销毁后的处理要求档案销毁后，应立即进行清点、登记，并在销毁清册中记录销毁时间、地点、人员及方式，确保信息完整可查。档案销毁后，应按规定进行销毁后档案的归档管理，确保销毁后的档案信息不被误用或遗漏。对于涉及敏感信息的档案，销毁后应进行信息清除处理，确保其内容无法被恢复或识别。档案销毁后，应建立销毁档案的电子档案，作为档案管理的重要记录，便于后续查阅与审计。档案销毁后，应定期对销毁档案进行复查，确保销毁过程无误，防止因管理疏漏导致档案遗失或泄密。5.4档案销毁的记录与归档档案销毁过程应建立完整的档案销毁记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员、审批流程等，确保可追溯。档案销毁记录应保存在档案管理系统中，确保其可查阅、可审计，符合国家档案管理规范。档案销毁记录应按年度归档，便于后续查阅和审计，确保管理流程的规范性和可追溯性。档案销毁记录应由专人负责保管，确保其安全性，防止因保管不当导致记录丢失或损毁。档案销毁记录应与销毁档案一同归档，作为企业档案管理的重要组成部分，确保档案管理的完整性与合规性。第6章档案信息化管理6.1档案数字化管理要求档案数字化管理应遵循国家档案局《档案数字化规范》（GB/T18894-2016），确保档案在数字化过程中保持完整性、准确性与可追溯性。档案数字化应采用OCR（光学字符识别）技术进行图像采集，确保扫描图像清晰度符合《档案数字化技术规范》（GB/T18894-2016）中规定的分辨率要求。档案数字化需建立统一的元数据标准，如《档案元数据规范》（GB/T18896-2016），确保档案信息在不同系统间可互操作与共享。档案数字化应定期进行质量检查，采用自动化工具进行图像质量评估与数据完整性验证，确保数字化档案的长期保存与使用。档案数字化应建立版本控制机制，确保档案在不同版本间的历史记录可追溯，避免因数据丢失或修改导致的信息失真。6.2档案信息系统的安全规范档案信息系统应符合《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007）中的安全等级保护要求，确保系统运行环境符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）。档案信息系统应实施访问控制机制，遵循最小权限原则，采用RBAC（基于角色的访问控制）模型，确保只有授权人员才能访问敏感档案信息。档案信息系统应部署防火墙、入侵检测系统（IDS）和数据加密技术，确保数据在传输与存储过程中的安全性，符合《信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南》（GB/T22239-2019）的要求。档案信息系统应定期进行安全审计与漏洞扫描，确保系统符合《信息安全技术信息系统安全等级保护测评规范》（GB/T20984-2014）中的测评标准。档案信息系统应建立应急预案，确保在发生安全事件时能够快速响应，符合《信息安全技术信息安全事件分类分级指南》（GB/Z20988-2017）的相关规定。6.3档案信息的存储与访问控制档案信息应存储于符合《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239-2019）的服务器或存储设备中，确保数据在物理和逻辑层面的安全性。档案信息的存储应采用分级存储策略，区分冷热数据，确保高频访问数据及时读取，低频数据长期保存，符合《档案信息存储与管理规范》（GB/T18898-2016）的要求。档案信息的访问控制应基于用户身份与权限，采用多因素认证（MFA）技术，确保只有授权人员才能访问敏感档案信息，符合《信息安全技术个人信息安全规范》（GB/T35273-2020）的相关要求。档案信息的访问应通过统一的权限管理系统进行管理，确保权限分配与撤销的可追溯性，符合《信息安全技术信息系统权限管理规范》（GB/T35114-2019）的要求。档案信息的存储应定期进行备份与恢复测试，确保在发生数据丢失或系统故障时，能够快速恢复业务连续性，符合《信息安全技术数据备份与恢复规范》（GB/T35114-2019）的要求。6.4档案信息的备份与恢复档案信息的备份应遵循《信息安全技术数据备份与恢复规范》（GB/T35114-2019），采用异地备份、增量备份和全量备份相结合的方式，确保数据的高可用性。备份数据应存储于安全、隔离的存储介质中，如磁带库、云存储或加密硬盘，确保备份数据在物理和逻辑层面的安全性，符合《信息安全技术信息安全风险评估规范》（GB/T20984-2007）的要求。备份数据应定期进行恢复演练，确保在发生灾难时能够快速恢复业务，符合《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20984-2014）的相关要求。档案信息的恢复应遵循“先恢复数据，再恢复系统”的原则，确保数据完整性与业务连续性，符合《信息安全技术信息系统灾备规范》（GB/T20984-2014）的要求。档案信息的备份与恢复应建立完善的管理制度，包括备份策略、恢复流程、责任人与监督机制，确保备份与恢复工作的规范性和有效性。第7章保密检查与监督7.1保密检查的组织与实施保密检查应由公司内部保密工作领导小组牵头，结合年度工作计划，定期组织专项检查，确保制度落实到位。检查通常分为常规检查与专项检查，常规检查每月一次，专项检查针对重点岗位或敏感信息进行。检查人员需具备相关专业知识，持证上岗，确保检查的权威性和专业性。检查过程中应遵循“全面覆盖、重点突出、客观公正”的原则，避免主观臆断，确保数据真实可靠。检查结果需形成书面报告，明确问题清单，并在公司内部通报，作为后续整改的依据。7.2保密检查的内容与方法保密检查内容涵盖档案管理流程、保密制度执行、涉密人员管理、信息分类与存储等方面。检查方法包括查阅档案资料、访谈相关人员、现场核查、系统审计等，确保检查的全面性与准确性。对于电子档案，应采用数据加密、权限控制、访问日志等技术手段进行安全评估。检查中需重点关注涉密文件的归档、传递、复制、销毁等环节，防止信息泄露风险。建议引入第三方专业机构进行独立评估，提升检查的公信力与科学性。7.3保密检查的结果与整改检查结果分为“合格”“不合格”“需整改”三类，不合格项需限期整改，整改后需重新验收。整改应明确责任人、整改期限、整改措施及验收标准，确保问题闭环管理。对于重复性问题或严重隐患，应启动问责机制，追究相关责任人的责任。整改后需形成整改报告，纳入年度保密工作评估体系，作为绩效考核的重要参考。建议建立整改台账，定期跟踪整改进度，确保问题彻底解决。7.4保密检查的考核与奖惩保密检