企业资料档案管理制度与表单

企业资料档案管理制度与表单一、制度目的与适用范围本制度旨在规范企业各类资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁全流程管理，保证档案的完整性、安全性和可用性，为企业决策、运营合规、历史追溯提供可靠依据。适用于企业总部及各分支机构的各类纸质、电子档案管理，涵盖行政、人事、财务、业务、项目等各领域资料。二、管理机构与职责分工（一）档案管理委员会由企业分管领导任主任，各部门负责人为成员，负责审定档案管理制度、审批档案处置方案、监督制度执行情况，每季度召开一次档案管理工作会议。（二）档案管理部门设专职档案管理员1-2名（、），具体职责包括：制定档案管理实施细则及表单模板；负责档案的接收、分类、编目、保管、鉴定及销毁工作；建立档案检索系统，提供档案查询服务；对各部门档案管理进行业务指导和监督检查；负责档案库房的日常管理及安全保障。（三）各部门设兼职档案员1名（由部门指定人员*担任），职责包括：按要求收集、整理本部门形成的档案资料；定期向档案管理部门移交应归档档案；负责本部门档案的临时保管及借阅申请初审。三、档案分类与归档范围（一）档案分类行政管理类：企业章程、营业执照、各类证照、会议纪要、工作计划、请示报告、内部管理制度等；人力资源管理类：员工名册、劳动合同、入职登记表、培训记录、绩效考核、薪酬档案、离职手续等；财务管理类：财务报表、审计报告、税务资料、预算方案、成本分析、固定资产台账等；业务管理类：客户资料、合同协议、招投标文件、销售报表、市场调研报告等；项目管理类：项目建议书、可行性研究报告、立项批复、项目计划、验收报告、成果总结等；声像电子类：照片、录音、录像、电子文档、数据库等（需同步备份纸质载体或按规范存储）。（二）归档范围凡反映企业各项经营活动、具有查考利用价值的各种形式文件材料，均属归档范围。具体包括：上级单位发来的与企业有关的决定、批复、通知等；企业形成的各类正式文件（含定稿及修改稿）、会议记录、统计报表；合同、协议、招投标文件等业务凭证；员工招聘、培训、考核等人事材料；项目立项、实施、验收全流程资料；具有保存价值的声像、电子材料等。四、档案全生命周期管理操作规范（一）档案收集收集责任：各部门兼职档案员于每月5日前收集上月应归档资料，保证材料齐全、字迹清晰（电子档案需为最终版本）。收集要求：纸质档案需使用A4纸打印，手写材料用黑色签字笔填写，不得使用铅笔、圆珠笔；电子档案需按“部门-年份-类别”命名（如“行政部-2023-会议纪要”），格式为PDF、Word、Excel等常用格式；涉密档案需单独标注“密级”，按保密管理规定管理。（二）档案整理分类排序：按档案分类标准对收集材料进行排序，同一类档案按时间顺序或重要程度排列。编目编号：档案编号规则：“部门代码-年份-分类代码-流水号”（部门代码：行政部01、人事部02、财务部03，分类代码见附件1）；填写《档案目录表》（附件2），注明档案名称、编号、形成日期、页数、密级、存放位置等信息。装订成册：纸质档案使用不锈钢夹或装订机装订，厚度不超过3cm，加装档案封面（附件3），注明档案名称、编号、部门、归档日期。（三）档案归档移交时间：各部门于每年6月30日前完成上一年度档案归档，跨年度档案于次年3月底前完成归档。移交流程：兼职档案员填写《档案移交清单》（附件4），与档案管理员共同清点核对；双方确认无误后，在移交清单上签字盖章，各执一份留存；档案管理员将档案录入档案管理系统，更新检索信息。（四）档案保管库房管理：档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光等设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；定期检查库房环境（每周一次），记录《档案库房温湿度记录表》（附件5）；档案柜排列整齐，标识清晰，按编号顺序存放，预留10%的空余空间。保管期限：永久保存：企业章程、重要合同、审计报告、历史沿革等；长期保存（10-30年）：财务报表、人事档案、项目资料等；短期保存（5-10年）：日常通知、会议纪要、临时性文件等。（五）档案利用查询权限：内部员工因工作需要查询档案，需经所在部门负责人*审批；查涉密档案需经档案管理部门负责人及分管领导审批；外部单位查询档案需持单位介绍信及有效证件号码件，经分管领导*批准。借阅流程：填写《档案借阅申请表》（附件6），注明借阅人、部门、用途、借阅期限、档案名称及编号；审批通过后，档案管理员办理借阅登记，借阅期限一般不超过7天（特殊情况可续借，续借期限不超过3天）；借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损坏或复制（经批准可复印，复印件需加盖档案管理部门公章）。归还登记：借阅期满后，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。（六）档案鉴定与销毁鉴定组织：档案管理部门每三年组织一次档案鉴定，由档案管理委员会成员、档案管理员、相关部门负责人*组成鉴定小组。鉴定流程：鉴定小组对到期档案进行价值评估，区分“继续保存”和“销毁”两类；对拟销毁档案编制《档案销毁清单》（附件7），注明档案名称、编号、数量、鉴定意见、销毁日期，经分管领导*审批。销毁执行：档案管理部门至少2人监销，销毁过程全程记录，监销人及经办人在销毁清单上签字；涉密档案需使用碎纸机销毁，纸质残渣统一回收处理，保证信息无法恢复。五、常用档案管理表单模板附件1：档案分类代码表分类类别分类代码行政管理类01人力资源管理类02财务管理类03业务管理类04项目管理类05声像电子类06附件2：档案目录表档案编号档案名称形成部门形成日期页数密级存放位置（柜-层）备注01-2023-0012023年度工作计划行政部2023-01-0512普通A-01-02附件3：档案封面企业档案档案名称：____________________档案编号：____________________归档部门：____________________归档日期：______年_月_日保管期限：____________________附件4：档案移交清单序号档案编号档案名称页数密级移交人接收人移交日期备注102-2023-005员工劳动合同台账45普通张*李*2023-06-10附件5：档案库房温湿度记录表日期时间温度（℃）湿度（%）检查人异常情况处理2023-07-0109:002255王*无附件6：档案借阅申请表借阅人部门用途借阅期限刘*销售部客户投诉处理2023-07-10至2023-07-15档案名称及编号：04-2023-012-XX客户合同部门负责人审批：______________日期：______年_月_日档案管理部门审批：______________日期：______年_月_日附件7：档案销毁清单序号档案编号档案名称数量鉴定意见销毁日期监销人经办人101-2018-0032018年会议纪要30销毁2023-07-20赵*钱*六、执行保障与风险防控（一）培训宣贯档案管理部门每年组织1-2次档案管理培训，内容包括制度解读、操作规范、保密要求等，保证各部门人员掌握档案管理基础知识。（二）监督检查档案管理委员会每半年开展一次档案管理专项检查，重点检查档案收集完整性、整理规范性、保管安全性及借阅记录，对发觉的问题下达整改通知书，限期整改。（三）责任追究对违反本制度的行为，根据情节轻重给予处理：未按时归档或档案收集不完整的，对部门负责人及兼职档案员进行通报批评；涂改、损坏、丢失档案的，视情节轻