通讯与会议组织平台

内部通讯与会议组织平台应用指南一、平台适用工作场景本平台适用于企业内部各类需要高效沟通与协作的场景，主要包括：跨部门项目协同：如产品研发、市场推广等涉及多团队配合的项目，通过平台同步进度、协调资源，避免信息滞后。紧急事务通知：如突发系统故障、临时任务调整等，可快速定向推送通知，保证相关人员及时响应。例行会议管理：如周例会、月度总结会、部门复盘会等，统一安排时间、收集议程、记录决议，提升会议规范性。远程团队沟通：异地办公或分布式团队通过平台进行视频会议、文件共享，打破地域限制，保障协作效率。二、会议组织全流程操作指南（一）创建会议登录平台后，进入“会议管理”模块，“新建会议”。填写会议基础信息：会议主题：简洁明确，如“Q3产品规划评审会”；会议时间：选择日期、具体起止时间（精确到分钟），支持设置“重复会议”（如每周三下午）；会议形式：线上（含视频会议、密码）、线下（填写会议室名称）或混合模式；会议类型：勾选“项目例会”“决策会议”等分类，便于后续统计。设置会议权限：选择“全员可见”“指定部门可见”或“仅邀请人员可见”，避免无关人员参与。（二）邀请参会人员“添加参会人”，可通过搜索框输入姓名或部门，选择内部成员（支持批量添加）。对参会人设置角色：主持人：掌控会议流程、发言顺序，可随时邀请他人发言；记录人：负责实时记录讨论要点、决议事项及行动项；参会人：默认角色，可发言、查看会议资料。填写参会备注：如“请提前准备项目进度表”，并勾选“发送会议提醒”（支持提前1天、1小时提醒）。（三）制定会议议程在“议程设置”模块，“添加议题”，按顺序输入议题名称（如“Q3市场需求分析”“产品功能优先级排序”）。为每个议题分配：负责人：主导该议题的讲解或讨论（如产品经理*负责）；预计时长：合理分配时间，避免会议超时（如“30分钟”）；相关材料：提前PPT、数据报表等文件，保证参会人提前查阅。设置“议题截止时间”：若某议题需提前讨论，可标注“请参会人于X月X日前反馈意见”。（四）召开会议会前准备：主持人提前10分钟进入会议室，测试音视频设备；记录人打开会议纪要模板，准备记录。开场流程：主持人宣布会议开始，重申会议主题、目标及议程时长；确认参会人员到齐情况（如“研发部*经理因临时出差，已提交书面意见，由同事代为传达”）。议题讨论：按议程顺序，由负责人主导讲解，主持人引导发言，避免偏离主题；关键节点可使用“投票功能”（如“是否同意优先开发A功能”），实时收集意见。临时议题处理：若新增紧急议题，主持人可现场投票决定“是否加入本次会议”或“纳入下次会议”。（五）会后跟进整理会议纪要：记录人会后2小时内整理纪要，包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）；各议题讨论要点；决议事项（明确结论）；行动项（任务描述、负责人、截止日期）。发送纪要与任务：纪要通过平台“会议记录”模块发送至所有参会人，并设置“确认阅读”提醒；行动项自动同步至“任务管理”模块，负责人可更新进度，其他人可查看。资料归档：会议相关材料（PPT、录音、投票结果）统一归档至“会议云盘”，按“年份-月份-会议主题”分类存储，便于查阅。三、标准化会议信息模板（一）会议基本信息表项目内容示例会议主题Q3产品规划评审会会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议形式线上（腾讯会议，会议号：X）主持人产品部*总监记录人产品部*助理参会人员产品部、研发部、市场部负责人会议类型项目决策会议会议目标确定Q3产品功能优先级及排期（二）会议议程表议题序号议题内容负责人预计时长实际时长1Q3市场需求分析报告市场部*经理30分钟-2产品功能优先级排序提案产品部*经理40分钟-3研发资源评估与排期确认研发部*总监30分钟-4会议总结与下一步行动主持人20分钟-（三）会议纪要与行动项表会议时间2023年X月X日14:00-16:00会议地点/方式线上（腾讯会议）主持人产品部*总监记录人产品部*助理参会人员产品部总监、经理；研发部总监、经理；市场部*经理缺席人员及原因研发部*经理（临时出差，已提交书面意见）主要讨论内容：市场部*经理汇报Q3用户调研数据，重点指出“功能A需求占比达40%”，建议优先开发。产品部经理展示功能优先级排序方案（A>B>C），研发部总监提出“功能B技术难度较高，需延长开发周期”。决议事项：优先开发功能A，预计8月底上线；功能B排期至9月中旬，需进一步评估技术可行性。行动项：任务描述负责人截止日期状态完成功能A详细需求文档产品部*经理2023年X月X日进行中评估功能B技术实现方案研发部*工程师2023年X月X日未开始整理会议纪要并发送全员确认产品部*助理2023年X月X日已完成四、平台使用建议与提醒时间规划：避免在周一上午或周五下午安排非紧急会议，优先选择工作日上午9:00-11:00或下午2:00-4:00；单次会议时长建议不超过90分钟，超长会议需设置中间休息。参会准备：主持人需提前1天发送会议通知及议程，提醒参会人熟悉资料；参会人员若有特殊情况无法出席，需至少提前4小时在平台请假并提交代参会人。会议纪律：线上会议需开启摄像头（特殊情况例外），关闭麦克风避免杂音；线下会议提前5分钟入场，手机调至静音；禁止与会议无关的聊天或操作。资料管理：敏感资料需设置“访问权限”（仅参会人可见），禁止通过外部