合同管理与文档审批标准化工具

合同管理与文档审批标准化工具指南一、适用工作场景与对象本工具适用于企业内部各类合同及重要文档的标准化管理，覆盖新业务合作、供应商协议、员工劳动合同、服务外包合同、采购合同等多类场景。具体使用对象包括：业务部门发起人（如销售、采购、HR等）、部门负责人、法务专员、财务专员、分管领导及档案管理员，通过统一流程实现合同起草、审批、签署、归档的全生命周期管控，保证合规性、提升协作效率。二、标准化操作流程详解（一）合同发起与信息填写发起申请：业务部门根据合作需求，登录企业管理系统（如OA、ERP），选择“合同审批”模块，“新建申请”，填写申请基本信息（如合同名称、申请部门、申请人*某、合作方名称、合同类型等）。填写核心内容：合同主体信息：明确甲方（本企业全称、统一社会信用代码）、乙方（合作方全称、统一社会信用代码、法定代表人）；合同关键条款：标的物/服务内容、金额（含大写）、履行期限、付款方式、违约责任、争议解决方式等；附件：需同步合同草案、合作方资质文件（如营业执照、授权委托书）、前期沟通纪要、需求说明书等支撑材料。（二）多级审批流转部门初审：申请提交后，自动流转至申请人所在部门负责人（如销售部负责人*某），重点审核合同内容与业务目标一致性、金额合理性、附件完整性，审批时限为1个工作日。法务合规审核：部门通过后，流转至法务专员（*某），审核合同条款合法性、合规性（如是否违反法律法规、是否存在法律风险）、权利义务对等性，审批时限为2个工作日，需填写《法务审核意见表》（见模板三）。财务资金审核：法务通过后，流转至财务专员（*某），审核合同金额与预算匹配性、付款方式与财务制度一致性、税费承担合理性，审批时限为1个工作日，需填写《财务审核意见表》（见模板四）。领导最终审批：财务通过后，根据合同金额或重要性，流转至分管领导（如副总经理某）或总经理（某），最终审批合同立项及签署权限，审批时限为1-3个工作日（重大合同需提交总经理办公会审议）。（三）合同签署与用印管理签署确认：审批通过后，系统《合同审批通过通知书》，发送至申请人及相关部门，由申请人对接合作方确定签署方式（电子签署或纸质签署）。用印申请：纸质合同需提交《合同用印申请表》（见模板五），注明合同编号、份数、用印页码，经办公室（或行政部）审核后，由授权人（如办公室主任*某）安排用印，电子签署通过系统自动嵌入企业电子签章。（四）归档与跟踪管理合同归档：签署完成后，申请人将纸质合同正本（至少2份，本企业与合作方各执1份）提交至档案管理员（*某），电子合同同步至企业档案管理系统，归档信息需包含合同编号、名称、签署日期、履行期限、归档人等。履行跟踪：业务部门负责合同履行进度跟踪，关键节点（如付款、交付、验收）需在系统中更新《合同履行记录表》（见模板六），定期（如每月）向部门负责人及法务、财务部门反馈履行情况。三、核心表格模板参考模板一：合同审批申请表申请编号合同名称合作方名称合同类型申请部门申请人*某联系方式合同金额（大写）￥______元履行期限自_年_月_日至_年__月__日付款方式□分期□一次性□其他______标的物/服务内容_________________________________________________________________________主要条款摘要（简述核心权利义务、违约责任等）____________________________________________________________________附件清单□合同草案□合作方资质□需求说明书□其他______（共__页）申请人签字____________日期____年__月__日模板二：合同信息登记表合同编号合同名称签署日期生效日期履行期限甲方乙方金额（元）归档日期归档人*某合同状态□待签署□履行中□已完成□终止履行进度□正常□延迟□异常（说明：________________）负责部门____________负责人*某模板三：法务审核意见表合同编号审核人*某审核日期审核意见□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）修改建议（具体条款修改意见，如：违约责任需明确具体赔偿金额；争议解决方式建议约定由本企业所在地法院管辖等）____________________________________________________________________模板四：财务审核意见表合同编号审核人*某审核日期审核意见□同意□修改后同意□不同意（需说明理由）审核要点（预算匹配性：□是□否；付款方式：符合财务制度□需调整；税费承担：合理□不合理）____________________________________________________________________模板五：合同用印申请表合同编号合同名称用印份数用印类型□合同正本□副本□其他______申请部门申请人*某用印页码第__页至第__页用印事由_______________________________________________________________________部门负责人签字____________办公室审核□同意□不同意（签字：*某）日期____年__月__日模板六：合同履行记录表合同编号履行节点计划日期实际日期履行内容负责人*某完成情况备注□付款□交付□验收□其他______□正常□延迟四、使用关键要点提示信息准确性：合同主体、金额、期限等核心信息需与附件材料一致，避免因信息错误导致法律风险；合作方名称需与营业执照全称一致，不得使用简称。附件完整性：合同审批必须附上合作方最新资质文件（如营业执照副本复印件需加盖公章），涉及特殊行业（如食品、医疗）需提供行业许可证，保证合作方主体资格合法。审批时限管理：各级审批人需在规定时限内完成审批，因特殊情况需延迟的，需在系统中注明原因并同步告知申请人，避免审批流程卡顿。保密要求：合同文本及审批信息涉及企业商业秘密，仅相关人员可查阅，严禁泄露给无关方；电子合同需存储在加密服务器，纸质合同归档后存放于带锁档案柜。变更与终止管理：合同履行过程中如需变更或终止，需重新发起“合同变更/终