企业文件归档与管理制度化手册

企业文件归档与管理制度化手册前言为规范企业文件的形成、收集、整理、归档、保管和利用工作，保证文件的真实性、完整性、安全性和可追溯性，提高管理效率，防范信息风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各分支机构及全体员工，涵盖各类应归档文件的日常管理流程，是企业制度化建设的重要组成部分。第一章文件归档管理概述一、管理目标建立统一、规范的文件归档管理体系，实现文件从形成到销毁全生命周期的标准化管理，保障企业核心信息资产的安全，为决策支持、业务追溯、合规审计等提供可靠依据。二、基本原则完整归档：凡是在企业经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式文件（纸质、电子、声像等），均应纳入归档范围。规范整理：按照统一的分类标准、整理规则和操作流程进行文件处理，保证文件有序、可查。安全保密：根据文件密级采取相应的保管措施，防止文件丢失、损坏、泄露，涉密文件严格执行保密规定。高效利用：建立便捷的检索和借阅机制，在保证安全的前提下，提高文件的利用率。第二章文件归档范围与分类标准一、文件归档范围企业文件归档范围涵盖但不限于以下类别：文件类别具体内容行政管理类企业章程、内部管理制度、会议纪要、工作计划、请示报告、通知公告、大事记等。业务管理类项目立项文件、可行性研究报告、招投标文件、合同协议、业务流程文件、客户资料等。财务管理类会计凭证、会计账簿、财务报表、税务文件、审计报告、成本核算资料等。人力资源管理类招聘录用文件、劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核、薪酬福利、离职手续等。科技研发类研发项目计划、技术方案、实验报告、专利申请、知识产权证书、技术成果鉴定等。基建工程类项目立项、用地审批、设计图纸、施工合同、竣工验收报告、工程审计资料等。声像电子类企业宣传片、活动照片、录音录像、电子数据库、系统备份文件等。其他具有保存价值的文件获奖证书、资质证明、外部单位来函、重要客户往来邮件等。二、文件分类标准文件采用“年度—类别—问题”三级分类法，保证层级清晰、检索便捷：一级分类（年度）：以文件形成的自然年度为划分依据，如“2023年”“2024年”。二级分类（类别）：依据上述“文件归档范围”设置大类，如“行政管理类”“业务管理类”。三级分类（问题）：在二级分类下，按文件反映的具体业务问题或项目名称细分，如“行政管理类—会议纪要—年度工作会议”“业务管理类—合同协议—项目”。第三章文件归档操作流程一、文件形成与收集责任人：各部门文件管理员*（由部门指定专人担任）为本部门文件收集的第一责任人，全体员工有配合文件收集的义务。收集要求：文件办理完毕后，经办人应在3个工作日内将原件（或具有同等效力的复印件、电子件）交至部门文件管理员*；收集的文件需内容完整、字迹清晰（纸质文件无涂改、褶皱，电子文件无病毒、格式兼容）；涉密文件需单独标注密级，并在收集时同步移交至行政部*（或保密办公室）专人保管。二、文件分类与整理分类：部门文件管理员*依据“年度—类别—问题”三级分类法，对收集的文件进行初步分类，保证文件归属准确。排序：按文件形成时间顺序或逻辑关系排列，如会议纪要按会议召开时间排序，合同按签订日期排序。编页：纸质文件超过2页需采用棉线装订，并在右上角编写页码（单页文件可不编页码）；电子文件需添加页码水印或通过系统自动页码。检查：核对文件是否齐全，如有缺失需及时联系经办人补充，保证无遗漏、无重复。三、文件价值鉴定与密级划分价值鉴定：部门负责人*组织对本部门文件进行价值鉴定，区分“永久保存”“长期保存（10年以上）”“短期保存（10年以下）”三个保管期限。永久保存：企业章程、年度工作报告、重大决策文件、核心合同、专利证书等；长期保存：项目文件、财务报表、重要制度等；短期保存：日常通知、临时性会议纪要等。密级划分：根据文件内容敏感程度，划分为“公开”“内部”“秘密”“机密”四个密级，标注在文件首页右上角：公开：可对外公开的文件（如企业宣传册）；内部：仅限企业内部员工知悉的文件；秘密：仅限相关部门及负责人知悉的文件（如未公开的合同）；机密：涉及企业核心利益的绝密文件（如核心技术资料）。四、文件编号与登记编号规则：文件采用“部门简称—年度—类别代码—流水号”格式编号，例如：“行政部—2024—XZ—001”（XZ为行政管理类代码，具体代码由行政部*统一制定）。登记造册：部门文件管理员*填写《文件归档清单》（详见附件1），一式两份，一份留部门存档，一份随文件移交至档案室。电子文件需同步录入档案管理系统，标注编号、名称、密级、保管期限等信息。五、文件装订与归档装订要求：纸质文件采用左侧装订，对齐页边，去除金属夹，使用牛皮纸档案盒封装；档案盒正面标注“年度—类别—问题”，侧面标注流水号及起止页码。归档时限：年度归档：各部门应在次年3月31日前完成上一年度文件的整理、编号和归档；专项归档：重大项目文件应在项目结束后1个月内完成归档。移交手续：部门文件管理员*将档案盒及《文件归档清单》一并移交至档案室，双方核对无误后签字确认，档案室留存一份清单作为交接凭证。六、归档审核与入库档案管理员*对接收的文件进行审核，重点检查：文件是否齐全、完整；分类、编号是否准确；密级、保管期限划分是否合规。审核无误后，档案室对档案进行入库登记，纳入统一管理；对审核不合格的文件，退回原部门重新整理。第四章档案保管与利用规范一、档案保管要求保管环境：档案室需配备专用铁皮柜，保持室内通风、干燥、避光，温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%，定期检查防火、防潮、防虫、防盗设备（如灭火器、除湿机、监控摄像头等）。存放管理：档案按编号顺序排列，不同密级档案分区存放，涉密档案专柜专锁管理，电子档案定期备份（本地备份+云端备份），防止数据丢失。定期检查：档案管理员*每季度对库存档案进行一次清点，检查是否有损坏、变质、丢失等情况，发觉问题及时上报并处理。二、档案利用流程借阅申请：因工作需要借阅档案的员工，需填写《档案借阅申请表》（详见附件2），注明借阅理由、档案名称、借阅期限，经部门负责人*审批后，提交档案室。涉密档案借阅需经分管领导审批，机密档案需经总经理审批；外部单位借阅档案需持单位介绍信，经法务部及分管领导批准。借阅管理：档案管理员*核对审批手续后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过7个工作日，到期需续借的应重新申请；借阅人需妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、损坏，严禁转借、复制（经批准除外）；涉密档案原则上不得带出档案室，确需带出的须经总经理*批准，并由专人全程陪同。归还与核销：借阅期满后，借阅人应按时归还档案，档案管理员*检查档案完好情况后，办理归还登记；对到期档案，由档案室依据保管期限鉴定后，按规定程序销毁。三、档案销毁管理销毁范围：保管期限届满、无保存价值的档案，或经鉴定确无保存价值的档案。销毁流程：档案室编制《档案销毁清册》（详见附件3），列出销毁档案的名称、数量、编号、保管期限等信息，由档案管理员、行政部负责人签字确认；销毁前需报分管领导审批，涉密档案销毁需经总经理审批；销毁时由两人以上监销，监销人需在《档案销毁清册》上签字，保证档案彻底销毁（纸质档案碎纸处理，电子档案数据彻底删除），并留存销毁记录。第五章责任分工与考核机制一、责任分工行政部/档案室：制定和完善文件归档管理制度，组织档案管理培训；负责档案的接收、整理、保管、鉴定、销毁和利用工作；监督指导各部门文件归档工作，定期检查考核。各部门负责人：对本部门文件归档工作的真实性、完整性、及时性负领导责任；审批本部门文件价值鉴定、密级划分及借阅申请。各部门文件管理员*：负责本部门文件的收集、分类、整理、编号和移交；配合档案室开展档案管理相关工作，及时反馈问题。全体员工：按规定及时提交应归档文件，保证文件质量；遵守档案借阅、保密规定，妥善保管所借档案。二、考核与奖惩考核指标：将文件归档工作纳入部门年度绩效考核，重点考核以下指标：归档及时率（按时归档文件数量/应归档文件数量×100%，目标≥95%）；归档完整率（完整归档文件数量/应归档文件数量×100%，目标≥98%）；档案合规率（分类、编号、密级划分准确文件数量/总归档文件数量×100%，目标≥99%）。奖惩措施：对档案管理工作表现突出的部门和个人，给予通报表扬和物质奖励；对未按规定归档、导致文件丢失、损坏或泄密的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚直至纪律处分。第六章附则本手册由行政部*负责解释和修订，自发布之日起施行。本手册未尽事宜，参照国家相关法律法规及企业其他管理制度执行。各部门可根据本手册要求，结合实际情况制定本部门文件归档实施细则。附件：常用模板表格附件1：文件归档清单序号文件编号文件名称形成部门形成日期页数密级保管期限存放位置备注1XZ-2024-001年度工作计划行政部2024-01-0510内部长期A1-012YW-2024-015项目合同市场部2024-03-1225秘密永久B2-03…………填表人：__________审核人：__________日期：____年__月__日附件2：档案借阅申请表借阅人所在部门联系方式借阅日期档案信息文件编号文件名称密级保管期限借阅理由审批意见部门负责人*：__________日期：____年__月__日分管领导*（涉密/机密档案）：__________日期：____年_月日档案室意见：_______经办人：__________日期：____年__月__日附件3：档