采购管理控制程序

采购管理控制程序一、总则（一）目的与意义为规范公司采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资及服务的质量，防范采购过程中的各类风险，保障公司生产经营活动的有序进行，特制定本程序。本程序旨在通过建立标准化、规范化的采购管理流程，明确各部门职责，促进资源的优化配置，提升公司整体运营效益。（二）适用范围本程序适用于公司所有生产性物资、非生产性物资、设备、工程及服务的采购活动。公司各部门（以下统称“需求部门”）的采购行为均须遵循本程序规定。对于特殊采购项目，若有专项规定，应在遵循本程序基本原则的前提下，参照专项规定执行。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保程序合法、内容合规。2.经济性原则：在满足质量、时效要求的前提下，力求以最合理的成本获取所需物资或服务，追求性价比最优。3.透明性原则：采购过程应保持公开、公平、公正，关键环节需有记录可追溯，接受内部监督。4.责权对等原则：明确各参与部门及人员在采购活动中的职责与权限，确保权责清晰，奖惩分明。5.效益优先原则：综合考虑价格、质量、交付周期、售后服务及供应商信誉等因素，实现采购综合效益最大化。二、采购需求管理（一）需求提出与审批1.需求提报：需求部门根据实际业务需要，填写《采购申请单》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预估单价、预估总价、期望交付日期、用途及其他特殊要求。提报时应确保需求的真实性、准确性和必要性。2.部门审核：需求部门负责人对《采购申请单》的合理性、必要性进行审核，确认无误后签字提交。3.采购审批：《采购申请单》按照公司规定的审批权限逐级报批。审批过程中，相关审批人员应对需求的合理性、预算的符合性进行审查。对于超出预算或无预算的采购需求，需按公司预算管理相关规定办理追加预算手续后方可审批。（二）需求的确认与调整经审批通过的《采购申请单》是采购部门开展采购活动的依据。需求部门如需变更或取消已审批的采购需求，应及时提交书面变更申请，按原审批流程报批后，通知采购部门。三、供应商管理（一）供应商的寻源与开发采购部门应根据采购需求，通过多种渠道（如行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐等）积极寻找潜在供应商。对于重要物资或长期合作的服务，应确保有足够数量的备选供应商，以形成有效竞争。（二）供应商的评估与准入1.初步筛选：采购部门会同相关技术部门、质量部门（如需）对潜在供应商的基本资质（如营业执照、生产许可证、相关认证证书等）、生产能力、供货能力、质量体系、商业信誉等进行初步审查。2.实地考察与评审：对于关键或大额采购的供应商，采购部门可组织相关部门进行实地考察。考察内容包括生产环境、设备状况、工艺流程、质量控制、管理水平等。结合考察结果及供应商提交的资料，进行综合评审，形成《供应商评估报告》。3.准入审批：通过评审的供应商，纳入公司《合格供应商名录》进行管理。《合格供应商名录》应定期更新。（三）供应商的日常管理与绩效评估1.动态管理：采购部门负责对合格供应商进行日常动态管理，包括供货及时性、产品质量稳定性、价格竞争力、售后服务水平等方面的跟踪。2.绩效评估：定期（如每半年或一年）对合格供应商进行绩效评估，评估结果作为后续合作、订单分配及供应商优化的重要依据。对于评估不合格的供应商，应及时暂停或取消其合格供应商资格。四、采购方式的确定根据采购物资或服务的金额、特性、市场竞争状况及公司相关规定，采购部门会同需求部门确定适宜的采购方式，主要包括但不限于：1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的物资或服务。应严格遵守国家及公司关于招投标的相关规定，确保过程公开、公平、公正。2.邀请招标：对于符合招标条件但不宜公开招标的项目，可向3家及以上合格供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判/询价：适用于采购金额较小、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。应向不少于3家合格供应商发出询价单或谈判邀请，获取报价及方案后进行比较择优。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况（如专利产品、专有技术等），需提供充分的理由并按规定审批。采购方式的选择与审批应形成书面记录。五、询比价、招投标与合同签订（一）询比价管理对于采用询价方式的采购，采购部门应向符合条件的供应商发出询价文件（包括采购需求、技术规格、报价要求、交货期等）。供应商报价应书面回复。采购部门对收到的报价进行汇总、比较分析（不仅比较价格，还需考虑质量、服务等因素），形成《询比价记录》，作为选择供应商的依据。（二）招投标管理对于采用招标方式的采购，应成立招标小组（可包括采购、技术、财务、法务等部门人员）。招标小组负责编制招标文件、发布招标公告或邀请、组织开标、评标、定标等工作。评标过程应坚持客观、公正原则，评标结果需按规定审批。（三）合同谈判与签订1.合同谈判：确定中标供应商或成交供应商后，采购部门负责组织与供应商进行合同谈判。谈判内容应包括产品/服务规格、数量、价格、质量标准、交付时间与地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、售后服务等主要条款。2.合同起草与评审：根据谈判结果，由采购部门或法务部门起草采购合同。合同文本应符合公司合同管理规定，重要或复杂合同需经过法务部门审核。涉及技术条款的，需经技术部门审核；涉及价格及付款条款的，需经财务部门审核。3.合同审批与签订：审核通过的合同，按公司规定的审批权限逐级报批。经授权代表签字并加盖公司合同专用章后生效。合同签订后，应及时将合同副本送达相关部门。六、采购执行与订单管理（一）采购订单下达合同签订后，采购部门根据审批通过的《采购申请单》和采购合同，向供应商下达《采购订单》。《采购订单》应明确订单编号、物资/服务信息、数量、价格、交货日期、交货地点等，并作为合同的补充或执行依据。（二）订单跟踪与协调采购部门负责对采购订单的执行情况进行跟踪，及时与供应商沟通，了解生产进度、备货情况，确保按期供货。对于可能出现的延迟交货风险，应及时预警并与供应商协商解决方案，同时通知需求部门。七、验收入库与付款结算（一）到货验收1.到货通知：供应商发货后应及时通知采购部门，采购部门通知需求部门及仓库（如为物资采购）做好接收准备。2.外观与数量检验：物资到达后，仓库管理员（或需求部门指定人员）会同采购人员（必要时包括质检人员）对物资的外包装、数量、型号规格等进行初步核对。3.质量检验：对于需要进行质量检验的物资，由质量检验部门按规定标准和方法进行检验，并出具《检验报告》。合格后方可入库；不合格品应按合同约定或公司规定进行处理（如退货、索赔等）。4.验收记录：验收合格后，各方在《物资验收单》上签字确认。《物资验收单》是入库和付款的重要依据。（二）入库管理验收合格的物资，由仓库管理员办理入库手续，登记库存台账，妥善保管。（三）付款结算1.发票审核：供应商按合同约定提供合法有效的发票及相关单据（如《物资验收单》、入库单等），经采购部门审核无误后，提交财务部门。2.付款申请：采购部门根据合同约定、发票及验收合格证明，填写《付款申请单》，按公司审批流程报批。3.货款支付：财务部门根据审批通过的《付款申请单》及相关凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。八、采购后评估与持续改进（一）采购项目后评估对于重大或重要的采购项目，在完成后可组织相关部门进行后评估。评估内容包括采购过程的合规性、供应商履约情况、采购物资/服务的质量、采购成本控制效果、采购效率等，总结经验教训，提出改进建议。（二）供应商绩效反馈与激励定期的供应商绩效评估结果应及时反馈给供应商。对于表现优秀的供应商，可在订单分配、合作优先级等方面给予激励；对于存在问题的供应商，应要求其限期整改，整改不力的，可暂停合作或从《合格供应商名录》中剔除。（三）流程优化采购部门应定期对采购管理控制程序的执行情况进行回顾和分析，收集各部门的反馈意见，识别流程中存在的问题和不足，持续优化采购流程和管理制度，提高采购管理水平。九、采购文件与记录管理采购活动全过程中的相关文件和记录，如《采购申请单》、《供应商评估报告》、《合格供应商名录》、询价单、报价单、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、《采购订单》、《物资验收单》、入库单、发票、《付款申请单》、《采购项目后评估报告》等，均应按照公司档案管理规定进行整理、归档和保存。保存期限应符合相关法规及公司规定。十、责任与监督（一）部门职责1.采购部门：是采购管理的归口管理部门，负责本程序的组织实施、监督检查，以及采购需求的汇总、供应商的寻源与管理、采购方式的确定、合同的签订与执行、采购订单的下达与跟踪、采购文件的管理等。2.需求部门：负责提出真实、准确的采购需求，参与供应商的评估（如技术方面），配合进行物资/服务的验收，并对需求的合理性负责。3.财务部门：负责采购预算的审核、采购资金的安排与支付、发票的审核，参与合同中付款条款的评审。4.法务部门：负责采购合同的法律审核，提供法律支持，协助处理采购过程中的法律纠纷。5.技术/质量部门：参与相关采购物资的技术规格确认、供应商技术能力评估、招投标过程中的技术评审、物资验收的技术把关等。6.仓库管理部门：负责采购物资的入库验收（数量、外观）、仓储管理。7.审计/监察部门：负责对采购活动的合规性、合法性进行监督检查，对采购过程中的违规行为进行调查处理。（二）监督检查公司各级管理人员及相关部门有权对采购管理控制程序的执行情况进行监督。