合格供应商管理制度

合格供应商管理制度一、制度的核心目标与适用范围任何制度的建立，首先需明确其目标与边界。合格供应商管理制度的核心目标在于：确保所选择的供应商能够持续、稳定地提供符合企业质量标准、成本预期及交付要求的产品或服务；通过系统化的管理，提升供应商整体水平，优化采购成本，降低供应链风险；同时，构建公平、透明、长期的合作关系，促进供需双方的共同成长。本制度的适用范围应涵盖企业所有外购原材料、零部件、设备、工具、以及各类外包服务的供应商。值得注意的是，对于不同类型、不同重要性的采购品项，其供应商的选择标准、评审深度及管理力度应有所侧重，体现分类管理的原则。二、核心定义与基本原则在制度的开篇，明确关键术语的定义至关重要，以避免后续执行中的理解偏差。例如，“合格供应商”特指那些通过企业规定的评审流程，符合各项准入标准，并被纳入《合格供应商名录》的供应商。“供应商评审”则包括新供应商的准入评审、现有供应商的定期绩效评估以及专项审核等。制度的制定与执行应遵循以下基本原则：1.公平公正原则：评审过程与结果应基于客观事实与预设标准，避免主观臆断与个人偏好。2.公开透明原则：供应商管理的流程、标准及主要评审结果（在保密范围内）应向相关方公开。3.竞争择优原则：鼓励适度竞争，通过多维度评估选择综合实力最强的供应商。4.持续改进原则：不仅要求供应商持续改进，企业自身的供应商管理体系也应与时俱进。5.风险控制原则：将供应商的合规性、财务状况、履约能力等风险因素纳入重点考量。三、组织架构与职责分工供应商管理绝非单一部门的职责，而是需要跨部门协作的系统工程。因此，明确的组织架构与职责分工是制度有效落地的前提。通常，企业会成立跨部门的供应商管理小组或委员会，由采购部门牵头，技术、质量、生产、财务、法务等相关部门代表参与。其主要职责包括：审议供应商管理相关制度与策略、审批关键供应商的准入与淘汰、协调解决重大供应商管理问题等。具体到各部门：*采购部门：作为供应商管理的日常执行机构，负责供应商信息的收集与初步筛选、组织评审活动、《合格供应商名录》的维护、采购合同的洽谈与执行、以及与供应商的日常沟通协调。*技术部门：负责对供应商的技术能力、研发实力、工艺水平进行评估，参与样品确认与技术协议的签订。*质量部门：主导供应商的质量体系审核、来料检验标准的制定与执行、质量问题的处理与跟踪，以及供应商质量绩效的评估。*财务部门：负责对供应商的财务状况进行评估，参与价格谈判，审核付款条件，并进行成本分析。*法务部门：负责审核采购合同的法律合规性，提供法律支持，规避合同风险。*使用部门（如生产部）：从使用角度对供应商的产品或服务提出反馈意见，参与供应商绩效评估。四、供应商的选择与准入管理供应商的准入是源头控制的关键环节，其严谨性直接决定了后续合作的质量。信息收集与初步筛选：采购部门可通过行业展会、专业期刊、网络平台、同行推荐、供应商主动接洽等多种渠道获取潜在供应商信息。初步筛选阶段，主要依据企业对产品/服务的基本要求（如规格、产能、认证等）进行过滤，剔除明显不符合条件的候选者。供应商调研与评审：对于通过初步筛选的供应商，应进行更为深入的调研与评审。评审方式可包括文件评审（资质文件、质量体系证书、财务报表等）、现场审核（生产环境、设备状况、管理水平等）、样品测试与验证、以及对其过往业绩、客户口碑的背景调查。评审内容应至少覆盖以下方面：*基本资质：营业执照、相关行业许可证、必要的生产经营资质等。*生产与技术能力：生产设备、工艺水平、研发能力、生产规模与产能。*质量保证能力：质量体系认证情况、质量控制流程、检验检测设备与能力、历史质量记录。*成本与价格竞争力：报价的合理性、成本控制能力。*交付能力：生产周期、交货准时率、物流保障能力。*服务与响应能力：售前售后服务、技术支持、问题解决的及时性。*财务状况与商业信誉：偿债能力、盈利能力、有无不良经营记录。*社会责任与可持续发展：环保、安全、劳工权益等方面的表现。评审结果与准入决策：根据评审小组的综合评分，结合企业的战略需求与风险承受能力，对供应商进行分级（如战略供应商、优先供应商、合格供应商等），并就是否准入、准入的产品范围、合作条件等做出决策。通过评审的供应商，将被纳入《合格供应商名录》。五、供应商的日常管理与绩效评估将供应商纳入名录并非管理的终点，而是新的开始。对供应商的日常管理与持续绩效评估，是确保供应链稳定高效的核心。合同管理：所有与合格供应商的合作均应签订正式的采购合同，明确产品/服务规格、质量标准、价格、交付期、付款条件、违约责任、知识产权、保密条款等关键内容。合同的签订需经过法务部门审核。订单管理：依据生产计划或需求，向合格供应商下达采购订单，订单应清晰、准确，并得到供应商的确认。交期与库存管理：密切跟踪供应商的生产进度与交付情况，确保按时到货，同时优化库存水平，避免积压或缺货。质量控制：严格执行来料检验（IQC）流程，对关键物料可考虑实施驻厂监造或定期飞行检查。对于发生的质量问题，应及时与供应商沟通，要求其分析原因、采取纠正与预防措施，并验证效果。沟通与关系维护：建立常态化的沟通机制，定期召开供应商会议，通报合作情况，听取供应商意见，共同解决问题。对于重要供应商，应致力于建立战略合作伙伴关系。绩效评估：这是供应商日常管理中最具挑战性也最具价值的一环。企业应建立科学、量化的供应商绩效评估体系，设定明确的评估指标（KPI）。常见的评估指标包括：*质量指标：来料合格率、批次合格率、质量问题重复发生次数等。*成本与价格指标：价格竞争力、成本下降率、报价及时性等。*交付指标：准时交付率、交付灵活性、订单响应速度等。*服务指标：问题处理及时性与有效性、技术支持能力、配合度等。*创新与发展指标：新产品/技术开发能力、持续改进意愿与成果等。评估周期可根据物料重要性及合作稳定性设定为月度、季度或年度。评估结果应及时反馈给供应商，并作为供应商分级调整、订单分配、激励与淘汰的重要依据。六、供应商的动态调整与淘汰机制合格供应商名录并非一成不变，必须建立动态调整与淘汰机制，以保持名录的活力与质量。对于绩效表现优异的供应商，可给予更多的订单份额、更优惠的付款条件、优先参与新产品开发等激励。对于绩效不达标或出现重大问题的供应商，应发出整改通知，要求其在规定期限内采取纠正措施。若整改不力或问题严重（如严重质量事故、恶意违约、违法违规等），则应暂停其合格供应商资格，直至从名录中剔除。被淘汰的供应商，原则上在一定期限内不得重新进入名录。此外，还应建立供应商退出流程，确保退出过程的平稳过渡，避免对生产经营造成冲击。七、供应商的开发与持续改进为适应市场变化与企业发展需求，应持续进行新供应商的开发，特别是针对关键物料或存在单一供应风险的物料，培养备选供应商，以增强供应链的韧性。同时，应鼓励并协助现有供应商进行持续改进。可通过技术交流、质量辅导、联合攻关等方式，提升供应商的综合能力，实现共同成长。八、风险管控与应急处理供应链风险无处不在，如地缘政治、自然灾害、疫情、供应商财务危机、质量突变等。制度中应包含风险识别、评估、预警与应对机制。定期对主要供应商进行风险评估，制定应急预案。对于关键物料，应寻求多源供应，避免过度依赖单一供应商。当发生供应链中断风险或实际中断时，能迅速启动应急预案，采取替代采购、调整生产计划等措施，将损失降至最低。九、保密与合规管理在与供应商合作过程中，不可避免地会涉及企业的商业秘密或技术信息。因此，必须与供应商签订保密协议，明确保密责任与义务。同时，企业也应尊重供应商的知识产权。供应商必须遵守所在国及企业运营地的法律法规，包括但不限于劳动法、环保法、反垄断法等。企业在选择供应商时，应关注其合规经营情况。十、制度的培训、监督与持续优化制度制定完成后，需对相关部门及人员进行培训，确保其理解并掌握制度要求。企业应定期对制度的执行情况进行内部审计与监督检查，发现问题及时纠正。同时，根据内外部环境的变化（如市场竞争格局、法律法规更新、企业战略调整等），定期对本制度进行评审与修订，确保其持续适用与有效。十一、附则附则部分通常包括制度的解释权归属（如归采购部或公司管理层）、制度的生效日