采购收货验收全流程管理规范

采购收货验收全流程管理规范一、总则1.1目的为确保公司采购物资的质量、数量及规格符合采购合同及相关标准要求，规范收货验收作业流程，明确各相关部门职责，保障生产经营活动的顺利进行，控制采购成本，防范供应链风险，特制定本规范。1.2适用范围本规范适用于公司所有对外采购的原材料、零部件、设备、工具、办公用品及其他物资的收货验收管理活动。特殊定制化物资或有特殊验收要求的，可在此基础上制定补充规定。1.3基本原则收货验收工作应遵循“客观公正、标准明确、流程规范、权责清晰、及时准确”的原则，确保验收结果的真实性和有效性。二、收货验收流程2.1事前准备1.信息传递与确认：采购部门在下达采购订单后，应及时将订单信息（包括物料名称、规格型号、数量、质量标准、交货日期、供应商信息等）传递至仓库、质量检验及相关需求部门。仓库部门据此做好存储空间和装卸设备的准备。2.验收标准准备：质量检验部门（或相关技术部门）应根据采购订单、图纸、样品、行业标准或双方约定的质量协议，明确具体的验收项目、标准和方法。对于关键或复杂物料，应提前准备检验指导书或作业指导书。3.人员与工具准备：根据待验收物资的特性，安排具备相应资质和经验的检验人员，并准备好必要的计量器具、检测设备、工具及记录表格。确保所用计量器具在检定有效期内。2.2到货接收与初步核验1.到货通知：供应商送货到指定地点后，应及时通知采购部门或仓库部门。仓库保管员（或收货员）会同采购专员（必要时）核对供应商信息、送货单与采购订单的一致性。2.外包装检查：检查物资外包装是否完好无损，有无受潮、破损、污染、水渍、挤压变形等情况。如有明显异常，应立即拍照记录，并在送货单上注明，同时通知采购部门及供应商。3.数量清点：对照采购订单、送货单，对到货数量进行清点。可采用全数清点或抽样清点方式（抽样比例应根据物资特性和重要性确定）。对于有明确包装规格的，可先核对包装数量，再抽查包装内实物数量。4.标识核对：检查物资本体或包装上的标识是否清晰、完整，包括品名、规格型号、批号、生产日期、保质期（如有）、生产厂家等信息，是否与订单要求一致。5.初步核验记录：对上述初步核验情况进行记录，填写《到货接收记录表》。如发现外包装严重破损、数量短少或标识不清等问题，可暂不接收或在记录中明确标注，并立即通知采购部门处理。2.3检验与试验1.待检区存放：初步核验通过的物资，应放置于指定的“待检区”，并加以标识，防止与已合格物资混淆。2.检验申请：仓库部门或采购部门根据物资类别和检验要求，向质量检验部门（或相关负责检验的部门）提交检验申请，并附上采购订单、送货单、《到货接收记录表》及相关技术资料。3.抽样：检验人员应按照既定的抽样方案（如GB/T2828等标准或双方约定）进行抽样。抽样过程应具有代表性，并记录抽样情况。4.检验实施：*外观检验：检查物资表面有无裂纹、锈蚀、变形、划痕、毛刺、色差等缺陷。*尺寸检验：使用合适的计量器具对关键尺寸进行测量，确保符合图纸或标准要求。*性能检验：根据物资特性和检验标准，进行必要的物理、化学性能试验，或功能性测试。*文件核查：对于需要提供质量证明文件（如合格证、检验报告、材质单、3C认证等）的物资，应核查文件的真实性、有效性和完整性。*特殊检验：对于需要进行破坏性试验、委托外部实验室检验或长时间试验的物资，应明确检验周期和处理方式。5.检验记录：检验人员应详细记录检验过程和结果，填写《物资检验记录表》，并对检验数据的准确性负责。2.4检验结果处理1.合格判定：所有检验项目均符合要求的，判定为合格。检验人员在《物资检验记录表》上签署合格意见，并通知仓库部门。2.不合格判定与处理：*轻微不合格：不影响主要性能和使用的轻微缺陷，经相关授权人员批准后，可作让步接收处理，并记录让步接收的条件和范围。*严重不合格：影响产品性能、质量、安全或不符合关键指标要求的，判定为严重不合格。检验人员应立即通知采购部门和仓库部门，并在《物资检验记录表》上注明不合格项及处理意见（如返工、返修、退货、报废等）。*隔离与标识：不合格物资应立即移至“不合格品区”，进行明确标识，防止误用。*通知与沟通：采购部门接到不合格通知后，应及时与供应商沟通，协商处理方案（如退货、换货、索赔等），并跟踪处理结果。3.检验报告：对于重要物资或有要求的，质量检验部门应出具正式的《物资检验报告》。2.5入库与资料归档1.合格入库：经检验合格或让步接收批准的物资，仓库部门凭合格的《物资检验记录表》或《物资检验报告》办理入库手续，将物资从“待检区”移入“合格区”或相应的货位，并更新库存记录。2.资料收集与归档：采购部门负责收集完整的采购合同、送货单、检验合格证明、《物资检验记录表》/《物资检验报告》等相关资料，与仓库部门的入库单一起，整理后交档案室或指定部门归档保存，保存期限应符合公司规定。三、管理职责3.1采购部门*负责下达清晰、准确的采购订单，并传递相关技术资料。*负责与供应商沟通到货事宜，协调处理到货过程中的异常情况。*负责组织或协调不合格品的处理（如退货、索赔等）。*负责收集和传递供应商提供的质量证明文件。3.2仓库部门（或收货部门）*负责到货物资的接收、外包装检查、数量清点、标识核对等初步核验工作。*负责待检物资的存放、标识和管理。*负责向检验部门提交检验申请。*负责合格物资的入库、存储和管理。*负责不合格物资的隔离、标识和保管。*负责相关收货记录的填写与保管。3.3质量检验部门（或相关检验责任部门）*负责制定或确认物资的检验标准和抽样方案。*负责组织实施物资的检验与试验工作。*负责出具检验报告，判定检验结果。*负责对不合格品的处理提供技术意见。*负责检验记录和报告的填写、审核与归档。*负责检验设备、器具的管理和维护。3.4使用部门（必要时）*参与关键或特殊物资的检验与确认工作。*对物资在使用过程中发现的质量问题及时反馈给采购和质量部门。四、异常情况处理4.1紧急放行因生产急需，来不及完成全部检验流程的物资，需由使用部门提出紧急放行申请，经采购、质量、生产等相关部门负责人批准后方可放行。紧急放行物资必须有明确标识和记录，以便追溯。若后续检验发现不合格，应立即追回并采取补救措施。4.2错发、漏发发现供应商错发、漏发物资，采购部门应立即与供应商联系，要求其