办公室文件归档管理规范

办公室文件归档管理规范一、适用范围与工作场景本规范适用于各类企业、事业单位及机关的日常办公文件管理，涵盖以下典型场景：常规文件处理：各部门形成的请示、报告、通知、会议纪要、工作计划等纸质及电子文件；项目文件管理：从项目立项、执行到验收全过程的技术方案、合同、进度报告、验收材料等；审计与检查准备：应对内外部审计、专项检查时，需系统梳理的历史文件及支撑材料；档案移交与备份：年度文件整理、部门间文件交接、重要档案长期保存等场景。二、标准化操作流程（一）文件分类：科学划分，便于检索一级分类按部门：根据文件形成来源划分为“行政部”“财务部”“人力资源部”“市场部”“项目组”等；二级分类按文件类型：各部门下再细分为“管理类”（如制度、流程）、“业务类”（如合同、报告）、“会议类”（如会议纪要、签到表）、“凭证类”（如审批单、报销单）等；特殊文件单独归类：涉密文件、审计专项文件、历史档案等设置独立分类，标注“密级”或“专项”标识。（二）文件编号：唯一标识，可追溯采用“部门代码-年份-流水号”规则，保证每份文件有唯一编号：部门代码：用2位字母或数字表示（如行政部“XA”、财务部“CW”）；年份：文件形成年份的后2位（如2024年记为“24”）；流水号：按文件形成顺序，3位阿拉伯数字（从“001”起编）。示例：行政部2024年第15份文件编号为“XA-24-015”。（三）归档整理：规范装订，信息完整纸质文件整理：检查文件完整性，去除订书钉、回形针等金属夹，用长尾夹或棉线左侧装订；每份文件附《文件封面》（含文件名称、编号、形成部门、责任人、日期等要素），多页文件添加页码；按编号顺序放入统一规格的档案盒（尺寸建议为A4或B5），盒外标注“部门-分类-年份-起止编号”（如“行政部-管理类-2024-XA-24-001至050”）。电子文件整理：按部门及分类建立文件夹层级（如“行政部/2024年/管理类”），文件名与编号一致（如“XA-24-015_关于规范办公设备使用的通知”）；电子文件需为PDF、Word等通用格式，避免使用加密或过期软件格式；重要电子文件同步刻录光盘或存储至指定服务器，标注编号及存储路径。（四）移交保管：明确责任，安全存放部门移交：每月25日前，各部门整理当月归档文件，填写《文件归档移交清单》（含序号、文件名称、编号、页数、移交人、接收人等），经部门负责人*审批后，交至档案室；档案室核对清单与文件一致性，双方签字确认，各执一份留存。档案保管：纸质档案存放于专用档案柜，库房保持干燥、通风（温度14-24℃，湿度45-60%），配备防火、防虫、防盗设施；电子档案定期（每季度）检查存储介质完整性，备份至异地服务器，防止数据丢失；涉密档案存放于保密柜，实行“双人双锁”管理，借阅需经分管领导*审批。（五）借阅与销毁：流程规范，风险可控文件借阅：填写《文件借阅申请表》，注明借阅人、部门、文件名称及编号、借阅事由、归还期限，经部门负责人*审批后，档案室办理借阅登记；借阅期限一般不超过5个工作日，到期需归还；确需续借的，提前1天办理续借手续；涉密文件借阅需经分管领导*审批，借阅时由档案室专人陪同，现场查阅，不得带出。文件销毁：超过保管期限的文件，由档案室编制《文件销毁清单》，会同行政部、法务部（或对应监管部门）共同鉴定，确认无保存价值后，报总经理*审批；销毁时需2人以上监销，纸质文件采用碎纸机处理，电子文件彻底删除并销毁存储介质，监销人在清单上签字确认；未经审批，任何部门或个人不得擅自销毁文件。三、配套工具表单表1：文件归档移交清单序号文件名称文件编号形成日期页数移交人接收人备注1年度工作计划XA-24-0012024-01-0512含附件3份2办公室会议纪要XA-24-0022024-01-108-……审批：部门负责人__________档案室接收人__________表2：文件借阅申请表借阅人部门借阅日期市场部2024-03-15文件名称及编号借阅事由归还期限市场部-业务类-24-008_季度销售报告项目复盘分析2024-03-20审批人档案室经办人____________________表3：文件分类目录表（示例：行政部-2024年）分类文件编号范围保管期限存放位置负责人管理类XA-24-001-02010年档案柜A-01会议类XA-24-021-0355年档案柜A-02凭证类XA-24-036-0503年档案柜A-03四、执行要点与风险提示（一）关键执行要点及时性：文件需在形成后3个工作日内完成分类整理，每月底前统一移交档案室，避免文件堆积或遗失；准确性：文件编号需唯一，分类清晰，名称与内容一致，避免因编号重复或分类错误导致检索困难；完整性：电子文件与纸质文件需同步归档，重要文件需留存原件，复印件需注明“复印件”及原件存放位置；责任到人：各部门指定专人负责文件归档工作，档案室定期（每季度）检查各部门归档情况，纳入部门绩效考核。（二）常见风险提示文件遗失：移交时务必核对清单与文件数量，借阅后及时催还，避免长期借阅不还；信息泄露：涉密文件严禁非授权借阅，电子文件设置访问权限，定期更新密码；销毁违规：超期文件需经严格鉴定并审批，严禁私自丢弃或撕