合同审查与签署标准化操作指南

合同审查与签署标准化操作指南一、适用范围与业务场景本指南适用于企业各类业务合同（包括但不限于采购合同、服务合同、销售合同、保密协议、劳动合同等）的审查、审批及签署全流程管理，覆盖业务发起、法务审核、业务确认、财务审核、最终审批、签署执行及归档等环节。适用于法务部门、业务部门、财务部门及相关审批人员，旨在规范合同管理流程，防范法律风险，保障企业合法权益。二、合同审查与签署全流程操作（一）需求发起与合同草案准备业务部门发起需求业务部门根据业务需求（如采购物资、接受服务、销售产品等），明确合同主体（对方单位/个人基本信息）、合同标的（名称、规格、型号等）、核心条款（价款、履行期限、质量标准、交付方式等），填写《合同需求申请表》（见附件1），经部门负责人*审批后提交至法务部门。若涉及重大业务（如金额超50万元、合作方为新客户、项目涉及特殊资质等），需同步附上合作方背景调查报告（含工商信息、信用状况、过往合作记录等）。起草合同草案业务部门根据需求，参考企业标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》）起草合同草案，保证内容完整、条款清晰。草案需包含以下核心要素：合同编号（按“年份-部门-序号”规则编制，如2024-采-001）、合同主体信息（名称、地址、法定代表人/负责人、联系方式等）、合同标的、数量与质量要求、价款及支付方式、履行期限与地点、双方权利义务、违约责任、争议解决方式、保密条款、合同生效条件等。（二）法务部门审查形式审查检查合同文本是否完整（有无缺页、漏项），合同编号是否符合规范，主体信息是否准确（如名称与营业执照一致、法定代表人身份无误），附件是否齐全（如技术附件、验收标准等）。实质审查主体资格：核查合作方是否具备相应的民事行为能力（如企业需提供最新营业执照复印件，自然人需提供证件号码复印件），经营范围是否涵盖合同业务，是否存在被吊销营业执照、列入经营异常名录等风险。合法性：审查合同内容是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等行业法规），是否存在无效条款（如违反强制性规定、恶意串通损害他人利益等）。条款严谨性：检查条款表述是否清晰无歧义（如“合理期限”“约定时间”等模糊表述需明确具体时限），权利义务是否对等，违约责任是否明确且合理（如违约金不得超过实际损失的30%）。风险点识别：重点关注标的物权属（如设备采购需确认所有权转移条件）、支付安全（如预付款比例不超过30%，尾款需验收合格后支付）、知识产权归属（如服务合同需明确成果归属）、争议解决方式（优先约定企业所在地法院管辖或仲裁机构）。出具审查意见法务部门填写《合同审查意见表》（见附件2），对草案提出修改建议，明确“通过”“修改后通过”“不通过”等结论，并反馈至业务部门。若需修改，业务部门应在3个工作日内完成修订并重新提交。（三）业务部门与财务部门确认业务部门确认业务部门根据法务审查意见修改合同草案，保证业务条款（如标的、交付、验收）与实际需求一致，经部门负责人*签字确认后，将合同草案及相关材料提交财务部门。财务部门审核财务部门重点审核合同中的财务条款：价款是否预算内，支付方式是否符合企业财务制度（如大额支付需银行转账，禁止现金交易），税费承担是否明确，发票类型（如增值税专用发票）及开具时限是否符合要求。填写《财务审核意见表》（见附件3），确认无财务风险后，连同业务部门、法务部门意见一并提交至最终审批人。（四）最终审批审批权限划分根据合同金额及重要性划分审批权限：金额10万元以下：由业务部门负责人、法务专员、财务经理*联合审批；金额10万-50万元：增加分管副总*审批；金额50万元以上：需总经理*审批，重大战略合同（如合作期限超3年、涉及核心业务）需提交董事会审议。审批流程审批人根据各部门审核意见，对合同的必要性、合规性、经济性进行最终把关，在《合同签署审批表》（见附件4）中签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见。若“不同意”，需明确理由，退回业务部门重新协商或终止流程。（五）签署与归档签署准备审批通过后，业务部门负责打印合同文本（一式三份，甲乙双方各执一份，企业存档一份），核对无误后加盖企业合同专用章（禁止使用公章或财务章，特殊情况需总经理*书面审批）。正式签署双方法定代表人/授权代表人签字（授权需附《授权委托书》，明确授权范围、期限），签署日期需填写实际签署日。若为异地签署，可采用电子签署（需符合《电子签名法》要求，使用第三方认证平台），保证签署过程可追溯。合同归档合同签署后3个工作日内，业务部门将原件移交至档案管理部门，填写《合同归档登记表》（见附件5），归档信息包括合同编号、签署日期、对方单位、金额、存放位置等。档案管理部门按“一案一档”原则整理，保存期限不少于合同履行期满后5年。三、标准化附件工具包附件1：《合同需求申请表》项目内容说明合同名称如“办公设备采购合同”需求部门如“行政部”业务背景简述合同目的（如“因办公设备老化，需采购电脑20台”）合作方信息单位名称、地址、联系人、电话（用号代替，如“联系人：，电话：”）合同标的名称、规格、数量、质量要求（如“联想ThinkPad笔记本，i5处理器，16G内存，10台”）价款及支付方式总金额、分阶段支付比例、账户信息（如“总价10万元，签约付30%，验收付70%）”履行期限与地点如“2024年12月31日前交付至公司总部”部门负责人意见签字：___________________日期：___________________附件2：《合同审查意见表》审查项目审查内容问题描述修改建议审查人日期主体资格合作方营业执照、经营范围、信用状况乙方经营范围未包含“计算机硬件销售”需补充乙方《增值电信业务经营许可证》或调整合同标的为“办公设备销售及服务”法务专员*2024–合法性是否违反法律法规、无效条款第5条“争议解决由乙方所在地法院管辖”存在不公平修改为“由甲方所在地人民法院管辖”法务专员*2024–条款严谨性权利义务对等、违约责任明确第8条“违约方承担赔偿责任”未明确赔偿范围补充“赔偿范围包括直接损失及合理维权费用”法务专员*2024–结论□通过□修改后通过□不通过附件3：《财务审核意见表》审核项目审核内容意见审核人日期价款合理性是否超出预算、市场价格是否合理符合年度采购预算，市场价格调研无异常财务经理*2024–支付方式是否符合财务制度、资金安全预付款比例30%合规，尾款验收后支付，无风险财务经理*2024–税费条款税率、发票类型是否明确增值税专用发票13%，开票时间与付款节点一致财务经理*2024–结论□同意□需修改（修改意见：___________________）附件4：《合同签署审批表》合同编号2024-采-001合同名称办公设备采购合同金额10万元签署日期2024–业务部门意见已确认业务条款，符合需求，同意签署签字：业务经理*2024–法务部门意见修改争议解决条款后，无法律风险，同意签署签字：法务专员*2024–财务部门意见财务条款合规，同意签署签字：财务经理*2024–分管副总意见金额在授权范围内，同意签署签字：副总*2024–总经理意见同意签署签字：总经理*2024–附件5：《合同归档登记表》合同编号合同名称签署日期对方单位金额（万元）存放位置归档人归档日期2024-采-001办公设备采购合同2024–YY商贸有限公司10档案室-2024-采购-001*2024–四、关键风险控制与合规要求（一）主体风险防控严格审查合作方资质，对新合作方需通过“国家企业信用信息公示系统”核查工商信息，必要时委托第三方机构进行信用调查；禁止与无民事行为能力或限制民事行为能力的主体签订合同，自然人签约需核实证件号码原件并留存复印件。（二）条款合规性把控合同条款不得违反法律强制性规定（如“合同签订后无论何种情况均不可解除”无效）；涉及行政许可的业务（如食品生产、医疗器械销售），需确认合作方具备相应资质，并在合同中作为生效条件。（三）签署流程规范合同专用章由行政部门专人保管，用印需填写《用印申请表》，经部门负责人及法务专员双签审批；禁止在空白合同、空白纸张上盖章，电子签署需使用经国家认证的第三方电子签名平台（如e签宝、法大大），保证签署人身份真实。（四）履约跟踪与争议处理业务部门负责合同履约跟踪，定期（如每月）向法务部门反馈履行情况（如交付进度、付款节点）；若发生争议，优先协商解决，协商