费用报销申请单填写规范及流程表

费用报销申请单填写规范及流程表适用场景说明本规范适用于公司内部员工因公产生的各项费用报销场景，包括但不限于：异地差旅交通及住宿费用、本地公务交通及招待费用、办公采购支出、业务会议费用、培训费用等。所有因公产生的、需由公司承担的费用，均需通过填写《费用报销申请单》并按流程提交，保证费用支出的合规性、透明性和可追溯性。操作流程详解第一步：费用发生前准备事前申请：单笔费用超过5000元（含）或涉及大额采购（如设备、批量办公用品等），需提前通过OA系统提交《费用预申请表》，说明费用用途、预算金额、预计发生时间，经部门负责人审批同意后方可执行。凭证收集：费用发生时，务必取得合规原始凭证（如行程单、采购小票、消费清单等），凭证需清晰注明费用发生时间、地点、事由及金额，保证信息完整、无涂改。第二步：填写《费用报销申请单》基本信息填写：申请人姓名、所属部门、工号、联系方式（办公电话）；报销周期（如“2024年X月X日-2024年X月X日”）；费用归属项目（如“项目研发”“部门行政”等），需对应具体项目编号或部门预算。费用明细填报：按费用类别分项填写（如“交通费”“住宿费”“招待费”等），每项需注明具体事由（如“前往客户处洽谈业务”“会议场地租赁”）、发生日期、金额、对应的凭证张数及编号；多张凭证需连续编号（如“FP001-FP005”），合计金额需与凭证总金额一致；涉多人共同发生的费用（如团队招待），需注明参与人员及各自承担的金额（如“总、经理，人均150元”）。附件粘贴：将原始凭证按顺序粘贴在《费用报销申请单》背面，保证凭证平整、关键信息（如金额、公章）清晰可见，避免折叠或遮挡。第三步：部门审核申请人自查：填写完成后，申请人需核对所有信息无误，保证费用符合公司《费用管理办法》规定（如招待费需注明被招待单位及人员、交通费需符合标准等）。部门负责人审批：申请人将申请单提交至部门负责人，负责人需审核：费用是否属于部门预算范围内；费用事由是否真实、必要；报销金额及凭证是否合规。审核通过后，部门负责人在“部门审核”栏签字并注明日期；若不通过，需注明退回理由并退回申请人修改。第四步：财务部门复核合规性检查：财务部门收到申请单后，重点审核：原始凭证的真实性、合法性（如凭证是否有出具单位盖章、是否为正规税务凭证等）；费用标准是否符合公司规定（如差旅住宿标准、市内交通补贴标准等）；报销金额计算是否准确，附件是否齐全。问题处理：若审核发觉问题（如凭证缺失、超标准支出），财务部门需在2个工作日内联系申请人补充材料或说明情况，退回修改；若审核通过，财务人员在“财务复核”栏签字并注明日期。第五步：最终审批与报销入账分级审批：根据费用金额分级提交最终审批：金额≤5000元：由部门负责人审批即可；5000元＜金额≤20000元：需分管副总审批；金额＞20000元：需总经理审批。审批人在“审批意见”栏签字并注明日期。报销入账：审批完成后，财务部门于5个工作日内完成报销款项支付，通过银行转账至申请人工资卡，并同步在OA系统中更新报销状态。申请单模板示例费用报销申请单编号：BF-2024-X申请人信息姓名*工号联系方式报销周期费用明细费用类别事由交通费前往市出差高铁费住宿费酒店住宿2晚招待费招待客户午餐合计金额大写：贰仟元整附件清单原始凭证共4张（粘贴于背面）审批流程部门负责人意见签字：_____________日期：______财务复核意见签字：_____________日期：______最终审批意见签字：_____________日期：______填写与提交要点时效性要求：费用需在发生后15个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，需部门负责人出具书面说明并报财务部门备案，特殊情况最长不超过30天。信息一致性：申请单填写的申请人信息、费用事由、金额等需与原始凭证完全一致，严禁拆分报销、虚报冒领。凭证规范：原始凭证需为正式收据或发票，手写凭证需注明收款单位、联系方式并由经办人签字；电子凭证需打印并由申请人签字确认。特殊情况说明：如遇无法取得合规凭证的特殊情况（如小额现金支付），需提交《特殊情况说明表》，由部门负责人及财务部门负责人共同签字确认。流程跟踪：