供应商现场审核制度文件

第一章总则1.1目的与意义为确保供应商提供的产品或服务符合本公司的质量、交付、成本及社会责任等方面的要求，规范供应商现场审核行为，客观评估供应商的综合能力与管理水平，持续优化供应链，降低采购风险，特制定本制度。本制度旨在建立一套科学、系统、公正的供应商现场审核机制，以促进供需双方的长期稳定合作与共同发展。1.2适用范围本制度适用于本公司对所有为公司提供原材料、零部件、组件、设备、工装、服务及其他物资的供应商（包括潜在供应商和现有供应商）进行的现场审核活动。特殊类别供应商的审核，如单一来源供应商或经公司管理层批准的简易审核供应商，可参照本制度并结合具体情况进行适当调整，但需有书面说明并经相关权责部门批准。1.3基本原则供应商现场审核应遵循以下基本原则：1.客观性原则：审核过程和结果应以客观事实为依据，避免主观臆断和个人偏好。2.系统性原则：审核应覆盖供应商管理的关键过程和要素，确保评估的全面性。3.风险导向原则：审核重点应关注对产品质量、交付能力及公司运营有重大潜在风险的环节。4.持续改进原则：审核不仅是对供应商当前状态的评估，也应推动供应商识别改进机会，提升管理水平。5.公正性与保密性原则：审核员应保持公正立场，对审核过程中获取的供应商商业和技术信息予以保密。第二章组织与职责2.1采购部采购部作为供应商管理的归口部门，在供应商现场审核中的主要职责包括：1.组织制定和修订本供应商现场审核制度。2.统筹供应商现场审核的计划与实施。3.牵头组建审核组，协调审核资源。4.负责审核日程的安排与供应商的沟通联络。5.组织审核报告的汇总、分发与归档。6.跟踪供应商不符合项的整改情况。2.2质量管理部质量管理部在供应商现场审核中的主要职责包括：1.参与制定和修订审核制度及相关标准。2.提供质量管理体系及产品质量控制方面的专业支持。3.推荐或派遣具备资质的质量专业人员参与审核组。4.负责审核过程中质量相关技术问题的判断与指导。5.参与审核报告的评审，重点关注质量风险。2.3技术部门（如研发部、工程部）技术部门在供应商现场审核中的主要职责包括：1.参与对供应商技术能力、研发能力（如涉及）、工艺水平的评估。2.提供产品图纸、技术规范等相关文件支持。3.推荐或派遣具备技术背景的人员参与审核组。4.对审核中发现的技术问题提出专业意见。2.4审核组审核组是执行现场审核任务的临时团队，其职责包括：1.依据审核计划和准则开展现场审核工作。2.收集客观证据，识别供应商的优势与不足。3.与供应商进行充分沟通，明确审核发现。4.编制审核报告，提出不符合项及改进建议。5.跟踪验证供应商不符合项的整改效果（必要时）。2.5供应商供应商在现场审核过程中应履行以下职责：1.配合审核组的工作，提供必要的工作条件和资源。2.如实提供审核所需的文件、记录和信息。3.安排相关人员接受访谈，回答审核组提出的问题。4.对审核发现的不符合项，应制定并实施纠正与预防措施，并及时反馈整改情况。第三章审核流程3.1审核准备3.1.1审核时机与频次1.新供应商准入：对于首次合作或拟纳入合格供应商名录的潜在供应商，原则上应进行现场审核。2.现有供应商定期审核：根据供应商的重要程度、合作历史、绩效表现及产品特性，制定年度审核计划，确定审核频次。3.专项审核：当供应商提供的产品出现重大质量问题、发生重大变更（如生产地址迁移、关键工艺改变、主要管理人员变动等）或公司有特定需求时，可安排专项现场审核。4.供应商申诉或改进后验证：供应商对审核结果有异议并提出申诉，或对不符合项完成整改后，可根据需要安排现场验证审核。3.1.2审核对象的确定采购部根据供应商分类、绩效评估结果、风险评估以及年度审核计划，提出审核对象建议，报相关部门审批后确定。3.1.3审核方案的制定审核方案应明确审核目的、审核范围、审核准则、审核组成员、审核时间、审核日程安排等。审核范围通常包括供应商的质量管理体系、生产过程控制、设备能力、物料管理、人员素质、环境安全等与产品质量和交付能力相关的要素。3.1.4审核组的组建采购部根据审核任务的需要，从公司内部选拔具备相应专业知识、经验和审核技能的人员组成审核组，并指定审核组长。审核组成员应与被审核供应商无直接利益冲突。必要时，可聘请外部专业审核机构或专家参与。3.1.5审核通知审核组应至少在审核实施前[具体天数，例如：五个工作日]向供应商发出书面审核通知，明确审核目的、范围、日期、审核组成员及所需配合事项。供应商如有异议，应在收到通知后[具体天数，例如：两个工作日]内提出。3.1.6文件预审（必要时）在现场审核前，审核组可要求供应商提供相关文件（如质量手册、程序文件、作业指导书、认证证书等）进行预审，以便了解供应商的基本情况，提高现场审核的效率和针对性。3.2现场审核实施3.2.1首次会议审核组抵达后，应与供应商管理层及相关部门负责人召开首次会议。会议内容包括：确认审核目的、范围和日程，介绍审核方法和程序，澄清审核计划中的疑问，确定审核组与供应商之间的联络人。3.2.2现场查证审核员根据审核计划和检查表，通过查阅文件记录、现场观察、与相关人员访谈、抽取样本等方式，收集客观证据。审核过程中应注重证据的客观性、相关性和充分性。对发现的问题点，应详细记录，并尽可能取得供应商的确认。3.2.3信息交流与沟通审核组内部应定期进行沟通，汇总审核发现，讨论疑难问题。同时，应与供应商保持开放的沟通，及时反馈审核进展和初步发现，听取供应商的解释和说明。3.2.4末次会议现场审核结束后，审核组应召开末次会议，向供应商通报审核的总体情况、主要发现（包括优点和不符合项）、初步的审核结论及改进建议。供应商可对审核发现和结论发表意见。会议应形成会议纪要。3.3审核报告与后续管理3.3.1审核报告的编制审核组应在现场审核结束后[具体天数，例如：五个工作日]内完成审核报告的编制。审核报告应包括审核目的、范围、日期、审核组成员、审核准则、审核概况、主要审核发现（包括符合项和不符合项）、审核结论、整改要求及建议等内容。不符合项应明确描述事实、违反的准则条款，并附相关证据。3.3.2审核报告的分发与审批审核报告经审核组长审核后，提交采购部及相关部门负责人审批。审批通过后的审核报告应及时分发给供应商及公司内部相关部门。3.3.3不符合项的整改供应商收到审核报告后，对其中提出的不符合项，应在规定期限内（通常为[具体天数，例如：十五至三十个工作日]）制定并提交书面的纠正与预防措施计划，明确整改责任人、整改措施、完成时限。3.3.4整改验证供应商完成整改后，应向采购部提交整改完成报告及相关证据。审核组（或其授权人员）对供应商的整改情况进行验证，可采取文件验证或现场验证的方式。验证通过后，该不符合项方可关闭。3.3.5审核结果的应用审核结果将作为供应商准入、产品定价、订单分配、合作方式调整及合格供应商名录更新的重要依据。对于审核结论为不合格的供应商，公司将根据情节严重程度，采取暂停合作、限制订单、要求限期整改直至取消合格供应商资格等措施。第四章审核内容与标准4.1审核内容框架现场审核内容通常包括但不限于以下方面：1.质量管理体系：质量管理体系的建立、运行与有效性（如ISO9001等体系认证情况及实际执行状况）。2.设计与开发能力（如适用）：产品设计、工艺开发、技术创新能力及相关流程。3.生产过程控制：生产计划、工艺流程、作业指导书的执行、过程参数的监控、过程能力分析等。4.设备与设施管理：生产设备、检测设备的维护保养、校准、完好率及适用性。5.物料管理：供应商的选择与管理、采购物料的检验与验证、仓储管理、先进先出（FIFO）的执行等。6.人员管理：人员资质、培训、技能水平、岗位职责的明确性。7.环境、健康与安全：生产现场的环境管理、职业健康安全管理体系的建立与运行情况。8.测量、分析与改进：质量目标的达成情况、内部审核与管理评审的实施、数据分析、纠正与预防措施的有效性。9.产品检验与测试：检验规程、检验设备、检验记录、不合格品控制等。10.交付与服务：交付能力、交付准时率、售后服务体系及客户投诉处理机制。11.财务状况与商业信誉（可结合其他途径评估）。4.2审核标准与检查表公司应根据行业特点、产品特性及管理要求，制定统一的《供应商现场审核检查表》，作为审核的具体依据。检查表应列出各审核项目的具体检查内容、评分标准或判定准则。审核员在使用检查表的同时，也应保持灵活性，关注实际过程中的有效性。第五章审核发现与不符合项管理5.1审核发现的分类审核发现分为符合项和不符合项。符合项是指供应商满足审核准则要求的方面；不符合项是指供应商不满足审核准则要求的方面。5.2不符合项的分级根据不符合项的性质和严重程度，可将其分为：1.严重不符合项：可能导致产品质量严重不合格、影响生产安全或造成重大环境影响，或质量管理体系存在系统性失效的缺陷。2.一般不符合项：个别或孤立的、不影响体系整体有效性的缺陷，或对产品质量有潜在轻微影响的问题。5.3不符合项报告对每一项不符合项，均应形成书面的不符合项报告，内容包括：不符合项描述、涉及的审核准则条款、审核证据、不符合项性质（严重/一般）。5.4纠正与预防措施供应商应针对不符合项，分析根本原因，并制定和实施有效的纠正措施，以消除不符合项；同时，应识别潜在的类似问题，采取预防措施，防止其发生。第六章审核员管理6.1审核员资质要求审核员应具备以下基本条件：1.熟悉公司的供应商管理政策、产品特性及相关的法律法规要求。2.具备相关的专业技术知识和一定的现场工作经验。3.接受过供应商审核技巧、质量管理体系标准等方面的培训。4.具有良好的沟通表达能力、观察分析能力、判断能力和团队协作精神。5.为人正直，客观公正，廉洁自律。6.2审核员的培训与考核公司应定期组织审核员进行培训，内容包括审核知识、专业技能、标准更新等。对审核员的能力和表现进行定期考核，考核结果作为其能否继续承担审核任务的依据。6.3审核员行为规范审核员在执行审核任务时，应遵守公司的各项规章制度，尊重供应商的文化和管理模式，保持客观公正的态度，不得滥用职权，谋取私利，不得泄露公司和供应商的商业秘密。第七章审核记录管理审核过程中的所有记录，包括审核计划、检查表、会议纪要、审核发现、不符合项报告、审核报告、供应商整改计划及验证记录等，均应按照公司文件管理规定进行整理、归档和保存，保存期限不少于[具体年限，例如：三年]或与该供应商合作终止后[具体年限，例如：一年]。第八章制度的评审与改进本制度应根据公司发展、外部环境变化及实际执行情况，由采购部牵头，定期（至少每年一次）组织相关部门进行评审，并根据评审结果进行修订和完善，以确保制度的适宜性、充分性和有