商场物业仓库管理制度,物品申购、入库、存放、领用规定

商场物业仓库管理制度,物品申购、入库、存放、领用规定一、总则为加强商场物业仓库管理，规范物品的申购、入库、存放、领用流程，确保物品的合理使用和安全保管，提高商场物业的运营效率和服务质量，特制定本制度。本制度适用于商场物业所有仓库及相关物品的管理工作，涉及部门包括但不限于物业维修部、保洁部、安保部等。二、物品申购管理规定（一）申购原则1.必要性原则：申购物品必须是商场物业日常运营、维修、安保、保洁等工作所必需的，严禁申购不必要或重复的物品。2.合理性原则：申购物品的数量、规格、型号等应根据实际工作需求和使用频率合理确定，避免过度库存或浪费。3.预算控制原则：申购物品应严格按照商场物业年度预算进行，如因特殊情况需超出预算申购，需按规定程序进行审批。（二）申购流程1.需求提出各部门根据工作实际需求，填写《物品申购单》。申购单应详细注明物品名称、规格、型号、数量、预计单价、需求日期、用途等信息。对于专业性较强的物品，如维修设备、保安器材等，需由相关专业人员进行审核确认。例如，物业维修部在发现小区某栋楼电梯的某个零部件出现磨损，预计需要更换时，维修人员需详细记录该零部件的品牌、型号、规格等信息，填写在《物品申购单》上，并由维修部门负责人签字确认。2.部门审核部门负责人对本部门提交的《物品申购单》进行审核。审核内容包括物品需求的必要性、数量的合理性、预算的合规性等。如发现申购单填写不完整或不符合要求，应及时退回并要求申购人补充或修改。以保洁部申购清洁用品为例，部门负责人需根据商场的清洁面积、清洁频率以及现有库存情况，审核申购的清洁用品数量是否合理。若发现申购的清洁剂数量远超实际需求，应与申购人沟通，调整申购数量。3.物业经理审批经过部门审核后的《物品申购单》应提交给物业经理进行审批。物业经理综合考虑商场物业的整体运营情况、预算执行情况等因素，对申购申请进行最终审批。对于重大申购项目或超出一定金额的申购，物业经理应组织相关人员进行论证。例如，申购一套价值较高的监控设备，物业经理需组织安保部、技术部等相关人员开会讨论，评估设备的性能、适用性以及对商场安全管理的提升作用，然后再决定是否批准申购。4.采购执行经物业经理审批通过的《物品申购单》，由采购人员负责执行采购。采购人员应根据申购单的要求，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应遵循“货比三家”的原则，确保所采购物品的质量和价格合理。比如，采购人员在采购办公用品时，需对至少三家供应商的产品质量、价格、售后服务等进行比较，选择性价比最高的供应商进行采购。（三）申购时间规定1.日常物品申购应提前[X]个工作日提交申购申请，以便采购人员有足够的时间进行采购。2.对于紧急需求的物品，申购部门应填写《紧急物品申购单》，经物业经理特批后，采购人员应立即进行采购。三、物品入库管理规定（一）入库验收1.数量验收采购回来的物品到货后，仓库管理人员应首先对物品的数量进行验收。对照《物品申购单》和供应商提供的送货单，逐一核对物品的名称、规格、型号、数量等信息。如发现数量不符，应及时与供应商联系核实，并做好记录。例如，采购的一批灯泡，送货单上显示数量为100个，但实际到货95个，仓库管理人员应立即与供应商沟通，查明原因，并要求供应商补足缺少的数量。2.质量验收对于一些有质量要求的物品，如电器设备、建筑材料等，仓库管理人员应会同相关专业人员进行质量验收。检查物品的外观是否完好、有无损坏、是否符合相关质量标准和技术要求等。如发现质量问题，应及时与供应商协商退换货事宜。比如，采购的一批消防器材，仓库管理人员应邀请安保部专业人员一起进行验收，检查消防器材的性能、有效期等是否符合规定。若发现部分灭火器压力不足，应立即与供应商联系，要求更换合格的产品。3.票据验收仓库管理人员应认真核对供应商提供的发票、送货单等票据信息，确保票据上的物品名称、规格、型号、数量、单价、金额等与实际采购情况一致。如票据信息有误，应及时与供应商沟通更正。（二）入库手续办理1.验收合格的物品，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《物品入库单》。入库单应注明物品名称、规格、型号、数量、单价、金额、供应商名称、入库日期等信息，并由仓库管理人员、采购人员签字确认。2.仓库管理人员应将《物品入库单》的一联交财务部门作为记账凭证，一联留仓库作为库存管理的依据，一联交采购部门留存。3.物品入库后，仓库管理人员应及时将物品分类存放，并在相应的货位上做好标识，标明物品名称、规格、型号、数量等信息。四、物品存放管理规定（一）仓库分区管理1.根据物品的性质、用途、规格等因素，对仓库进行分区管理。一般可分为办公用品区、维修材料区、清洁用品区、保安器材区等。每个区域应设置明显的标识牌，标明区域名称。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的储存区域，并严格按照相关安全规定进行存放和管理。（二）物品存放要求1.物品应分类、分规格存放，摆放整齐、有序，便于查找和管理。同类物品应集中存放，并按照先进先出的原则进行存放和使用。2.对于体积较大、较重的物品，应存放在仓库较低、靠近通道的位置，便于搬运和装卸。对于易碎、易损物品，应采取防震、防摔等保护措施，单独存放。3.仓库内物品的存放应保持一定的间距，不得堵塞消防通道和安全出口。货物堆码高度应符合仓库的承载要求，不得超高、超量堆放。例如，在存放货架时，货物堆码高度不得超过货架的最大承载高度，以免发生坍塌事故。（三）仓库环境管理1.仓库应保持通风良好、干燥、清洁，定期进行清扫和消毒。仓库内不得堆放杂物，保持通道畅通。2.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消防栓、烟雾报警器等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.仓库应设置温湿度监测设备，对仓库内的温湿度进行实时监测和控制。对于一些对温湿度有特殊要求的物品，应采取相应的温湿度调节措施。比如，存放纸张类办公用品的仓库，应保持相对湿度在40%60%之间，温度在18℃25℃之间，以防止纸张受潮发霉。（四）库存盘点1.仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，一般每月进行一次小盘点，每季度进行一次中盘点，每年进行一次大盘点。2.盘点时应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。盘点人员应认真核对库存物品的实际数量、规格、型号等信息，并与库存账册进行对比。3.盘点结束后，应编制《库存盘点报告》，对盘点中发现的盘盈、盘亏、损坏等情况进行详细记录，并分析原因，提出处理意见。对于盘盈、盘亏情况，应按照相关规定进行账务处理。五、物品领用管理规定（一）领用原则1.按需领用原则：领用物品应根据工作实际需求进行，严禁超量领用或私自挪用物品。2.以旧换新原则：对于一些可以回收再利用的物品，如工具、电池等，应实行以旧换新制度。领用人在领用新物品时，需将旧物品交回仓库。3.审批控制原则：领用物品应按照规定的审批程序进行，未经批准不得领用。（二）领用流程1.领用申请领用人填写《物品领用单》，注明物品名称、规格、型号、数量、用途等信息，并由领用人所在部门负责人签字批准。例如，安保部员工需要领用一副对讲机电池，应先填写《物品领用单》，注明电池的规格、数量以及领用原因，然后经安保部负责人审核签字。2.仓库审核仓库管理人员对《物品领用单》进行审核，主要审核领用物品的库存情况、审批手续是否齐全等。如发现库存不足或审批手续不完整，应及时与领用人或相关部门沟通。比如，仓库管理人员在审核领用申请时，发现所申请的某种清洁用品库存不足，应告知保洁部负责人，并协商解决方案，如是否调整领用数量或等待补货。3.物品发放经审核通过后，仓库管理人员按照《物品领用单》的要求发放物品。发放时应与领用人当面核对物品的名称、规格、型号、数量等信息，确保准确无误。领用人在领取物品后，应在《物品领用单》上签字确认。（三）领用时间规定1.各部门一般应在工作日的工作时间内办理物品领用手续，仓库管理人员应在规定的时间内为领用人提供服务。2.对于紧急领用情况，领用人应提前与仓库管理人员沟通，经同意后可在非工作时间领用物品，但事后应及时补办相关手续。六、监督与考核（一）监督机制1.物业经理定期对仓库管理工作进行检查，检查内容包括物品申购、入库、存放、领用等各个环节的执行情况。2.财务部门对物品采购和库存管理进行监督，检查采购成本的控制情况和库存账目的准确性。3.各部门之间应相互监督，如发现违规行为，应及时向物业经理或