软件正版化管理制度软件正版化管理规定

[软件正版化管理制度]软件正版化管理规定一、总则（一）目的为加强公司软件正版化管理工作，规范软件使用行为，维护软件著作权人的合法权益，避免因使用盗版软件带来的法律风险，结合公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及其员工在工作中使用的所有软件，包括但不限于操作系统、办公软件、设计软件、数据库管理软件等。（三）相关法律法规依据公司软件正版化管理工作严格遵守《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》《信息网络传播权保护条例》等相关法律法规的规定。二、管理机构与职责（一）软件正版化管理领导小组公司成立软件正版化管理领导小组，由公司总经理任组长，各部门负责人为成员。领导小组主要职责如下：1.全面领导公司软件正版化管理工作，制定软件正版化管理工作目标和政策。2.审议和批准软件正版化管理的相关制度、计划和预算。3.协调解决软件正版化管理工作中的重大问题，监督和检查软件正版化管理工作的执行情况。（二）软件正版化管理工作小组软件正版化管理工作小组设在公司信息技术部门，由信息技术部门负责人任组长，成员包括各部门的信息管理员。工作小组的主要职责如下：1.负责制定公司软件正版化管理的具体实施方案和操作流程。2.组织开展公司软件使用情况的调查和统计工作，建立软件资产台账。3.负责正版软件的采购、安装、配置和维护工作，确保软件的正常使用。4.对公司员工进行软件正版化知识的培训和宣传，提高员工的法律意识和正版化意识。5.定期向软件正版化管理领导小组汇报软件正版化管理工作的进展情况和存在的问题，并提出改进建议。（三）各部门职责1.各部门负责人是本部门软件正版化管理的第一责任人，负责本部门软件正版化管理工作的组织和实施。2.各部门信息管理员负责本部门软件的使用管理，配合软件正版化管理工作小组开展软件的调查、统计、安装和维护等工作。3.公司全体员工应严格遵守软件正版化管理规定，自觉使用正版软件，不得擅自安装、复制、传播盗版软件。三、软件采购管理（一）采购原则1.合法性原则：采购的软件必须是具有合法版权的正版软件，确保软件来源合法合规。2.适用性原则：根据公司的业务需求和实际工作需要，选择功能适用、性能稳定的软件产品。3.经济性原则：在满足公司业务需求的前提下，对不同软件产品的价格、功能、服务等进行综合比较，选择性价比高的软件产品。（二）采购流程1.需求提出：各部门根据工作需要，提出软件采购需求，填写《软件采购申请表》，详细说明软件的名称、用途、功能要求、预算等信息，经部门负责人审核签字后，报软件正版化管理工作小组。2.需求审核：软件正版化管理工作小组对各部门提交的软件采购需求进行审核，根据公司的软件使用情况和业务发展需要，确定是否批准采购申请。对于涉及重大项目或高额预算的软件采购需求，需报软件正版化管理领导小组审议批准。3.选型评估：经批准的软件采购需求，由软件正版化管理工作小组组织相关技术人员和业务人员对市场上符合需求的软件产品进行选型评估。评估内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性、售后服务等方面，并形成《软件选型评估报告》。4.采购实施：根据《软件选型评估报告》，由公司采购部门按照公司的采购管理制度和流程，与软件供应商签订采购合同，并完成软件的采购和付款工作。5.验收交付：软件采购完成后，由软件正版化管理工作小组组织相关人员对软件进行验收。验收内容包括软件的安装、配置、功能测试、文档资料等方面。验收合格后，软件供应商应提供软件的授权证书、使用说明书、安装光盘等相关资料，软件正版化管理工作小组将软件正式交付使用部门。四、软件使用管理（一）授权使用公司所有软件必须获得合法的授权许可后方可使用。软件正版化管理工作小组应根据软件的授权方式和使用范围，对软件进行合理分配和授权管理，确保软件的使用符合授权协议的规定。（二）安装限制1.公司员工不得擅自安装未经授权的软件。如需安装新的软件，必须填写《软件安装申请表》，经部门负责人审核、软件正版化管理工作小组批准后，由信息技术部门的专业人员负责安装。2.严禁在公司办公设备上安装盗版软件、恶意软件和与工作无关的软件。（三）使用规范1.公司员工应严格按照软件的使用说明书和操作规范使用软件，不得进行任何违反软件使用许可协议的行为。2.不得将公司购买的正版软件擅自复制、传播给其他单位或个人使用。3.对于有使用期限限制的软件，软件正版化管理工作小组应提前做好续期或更换软件的准备工作，确保软件的正常使用。（四）软件升级1.软件正版化管理工作小组应定期关注软件供应商发布的软件升级信息，根据软件的使用情况和公司的业务需求，决定是否进行软件升级。2.软件升级应遵循软件供应商的升级指导和要求，确保升级过程的安全和稳定。在升级前，应对软件的重要数据进行备份，以防数据丢失。五、软件资产管理（一）软件资产台账建立软件正版化管理工作小组应建立公司软件资产台账，详细记录软件的名称、版本、购买时间、购买价格、授权方式、使用部门、使用人员等信息。软件资产台账应定期进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。（二）软件资产盘点1.软件正版化管理工作小组应定期组织开展软件资产盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。盘点内容包括软件的安装情况、使用情况、授权情况等。2.各部门信息管理员应配合软件正版化管理工作小组进行软件资产盘点工作，如实提供本部门软件的使用情况和相关信息。3.对于盘点中发现的问题，如软件丢失、损坏、未授权使用等，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（三）软件资产处置1.当软件达到使用期限、不再满足公司业务需求或出现损坏无法修复等情况时，应进行软件资产处置。2.软件资产处置应填写《软件资产处置申请表》，经部门负责人审核、软件正版化管理工作小组批准后，由信息技术部门的专业人员负责对软件进行卸载和清除相关数据操作。3.对于已处置的软件资产，应及时在软件资产台账中进行记录和更新。六、监督检查与考核（一）监督检查机制1.软件正版化管理工作小组应定期对公司各部门的软件使用情况进行监督检查，检查内容包括软件的安装、使用、授权、升级等方面。2.监督检查可以采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查一般每季度进行一次，不定期抽查根据工作需要随时进行。3.在监督检查过程中，发现违反软件正版化管理规定的行为，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（二）违规处理1.对于违反软件正版化管理规定，擅自安装、使用盗版软件或进行其他违反软件使用许可协议行为的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对于初次违规且情节较轻的，给予批评教育，责令限期整改；对于多次违规或情节严重的，将给予警告、记过、降职等处分，并追究相关部门负责人的管理责任。3.因使用盗版软件给公司造成经济损失或法律纠纷的，由违规部门和个人承担相应的赔偿责任。（三）考核评价1.软件正版化管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，作为部门和个人绩效考核的重要内容之一。2.考核内容包括软件正版化管理工作的组织实施情况、软件采购和使用的合规性、软件资产台账的建立和维护情况等方面。3.根据考核结果，对软件正版化管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励；对考核不达标的部门和个人进行督促整改。七、培训与宣传（一）培训计划软件正版化管理工作小组应制定年度软件正版化培训计划，组织开展软件正版化知识培训活动。培训对象包括公司全体员工，特别是涉及软件使用和管理的人员。（二）培训内容1.法律法规知识：宣传讲解《中华人民共和国著作权法》《计算机软件保护条例》等相关法律法规，使员工了解使用盗版软件的法律风险和后果。2.软件正版化管理制度：详细介绍公司软件正版化管理的制度、流程和要求，使员工掌握软件采购、使用、管理等方面的操作规范。3.软件使用技巧：根据公司常用软件的特点，开展软件使用技巧培训，提高员工的软件操作水平和工作效率。（三）宣传活动1.利用公司内部网站、宣传栏、电子邮件等渠道，定期发布软件正版化管理的相关信息和宣传资料，普及软件正版化知识。2.在公司内部开展软件正版化宣传周、宣传月等活动，通过举办知识竞赛、讲座、案例分析等形式，增强员工的软件正版化意识。八、应急处理预案（一）突发事件定义本预案所指的突发事件是指因软件版权纠纷、软件故障、数据丢失等原因，可能对公司的正常生产经营活动造成严重影响的事件。（二）应急处理流程1.事件报告：一旦发现软件正版化相关突发事件，相关部门和人员应立即向软件正版化管理工作小组报告。报告内容应包括事件的发生时间、地点、性质、影响范围等情况。2.应急响应：软件正版化管理工作小组接到报告后，应立即启动应急响应机制，组织相关人员对事件进行评估和分析，确定应对措施。3.事件处理：根据事件的性质和严重程度，采取相应的处理措施。对于软件版权纠纷，应及时与软件供应商或版权所有者进行沟通协商，积极解决问题；对于软件故障和数据丢失