档案管理规定

档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强档案管理，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本规定。第二条适用范围本规定适用于本单位及下属各部门、分支机构的档案管理工作。所称档案是指本单位在各项工作和活动中直接形成的对国家、社会和本单位具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第三条管理原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。第二章档案管理机构与职责第四条档案管理机构设置本单位设立综合档案室，负责集中统一管理本单位的各类档案。设立以单位主要领导为组长，各部门负责人为成员的档案管理工作领导小组，负责对档案管理工作的重大事项进行决策和协调。第五条综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理的规章制度，并组织实施。2.负责接收（征集）、整理、保管、鉴定、统计和提供利用本单位的各类档案。3.指导和监督本单位各部门的文件材料收集、整理和归档工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.开展档案编研工作，编辑档案参考资料，为单位领导决策和各项工作提供服务。6.组织档案人员的业务培训和学习交流活动。7.按照规定向上级档案管理部门和有关单位报送档案工作情况统计报表。第六条各部门职责1.各部门应指定一名兼职档案员，负责本部门文件材料的收集、整理、保管和定期向综合档案室移交工作。2.严格按照本规定要求，做好本部门文件材料的形成、积累和保管工作，确保文件材料的完整、准确和系统。3.配合综合档案室做好档案管理的相关工作，接受综合档案室的业务指导和监督检查。第三章档案的收集与整理第七条文件材料收集范围1.上级机关颁发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的文件材料，包括法规、规章、决定、命令、指示等。2.本单位形成的各类文件材料，包括请示、报告、批复、通知、会议纪要、工作计划、总结等。3.本单位在开展业务工作中形成的档案材料，如科研项目档案、工程建设档案、市场营销档案等。4.本单位的财务档案，包括会计凭证、会计账簿、财务报表等。5.本单位的人事档案，包括干部职工的履历表、考核材料、任免文件等。6.本单位的声像档案，包括照片、录音、录像等。7.与本单位有关的其他具有保存价值的文件材料。第八条收集要求1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确收集责任，确保文件材料的齐全完整。2.兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集和整理，防止文件材料的散失。3.对于重要的文件材料，应在办理完毕后及时归档，不得拖延。4.对于声像档案，应在活动结束后及时整理归档，并注明时间、地点、人物、事件等信息。第九条整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.文书档案一般按照年度组织机构保管期限进行整理；业务档案可根据其特点和业务流程进行分类整理。3.档案应进行分类编号，编制归档文件目录和卷内文件目录。4.对于破损、褪色的档案文件，应及时进行修复和抢救。第四章档案的保管与保护第十条档案库房建设1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应符合国家有关档案保管的要求，具有防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、密集架、温湿度记录仪、灭火器等。第十一条档案上架保管1.档案应按照分类编号顺序上架保管，排列整齐，便于查找。2.对于不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，防止相互混淆。3.档案架上应标明档案的类别、年度、保管期限等信息，便于管理。第十二条档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.加强对档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。3.对档案进行数字化处理，建立电子档案备份，防止档案因自然灾害、意外事故等原因遭到损坏。4.对珍贵、重要的档案应采取特殊的保护措施，如采用加密存储、异地备份等方式。第五章档案的鉴定与销毁第十三条鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位领导、综合档案室人员和相关业务部门人员组成，负责对档案的保存价值进行鉴定。第十四条鉴定原则1.档案鉴定应根据国家有关档案保管期限的规定和本单位的实际情况，准确判定档案的保存价值。2.鉴定工作应坚持全面、历史、科学的原则，客观公正地评价档案的价值。第十五条鉴定程序1.综合档案室定期对保管期满的档案进行初步鉴定，提出存毁意见。2.档案鉴定工作小组对综合档案室提出的存毁意见进行审核，作出鉴定结论。3.对经鉴定确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。第十六条销毁程序1.档案销毁清册应经单位领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定两人以上监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，销毁清册应永久保存。第六章档案的利用与服务第十七条利用制度1.本单位人员因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅手续。2.外单位人员查阅本单位档案，应持有单位介绍信，并经本单位相关领导批准后，方可查阅。3.查阅档案时，应遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、圈划、抽取、拆散等。4.借阅档案应办理借阅手续，明确借阅期限，按时归还。第十八条利用方式1.综合档案室应积极开展档案利用服务工作，通过提供档案原件、复印件、电子档案等方式，满足利用者的需求。2.开展档案编研工作，编辑出版档案参考资料，为利用者提供系统、全面的档案信息。3.利用现代信息技术，建立档案信息网站，提供网上档案查询服务，方便利用者查阅档案。第十九条保密要求1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，保守档案机密。2.对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用，未经批准不得擅自提供给他人。第七章档案信息化建设第二十条建设目标以提高档案管理效率和服务水平为目标，建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。第二十一条基础设施建设1.配备必要的计算机、服务器、存储设备等硬件设施，满足档案信息化建设的需要。2.建立安全可靠的网络环境，保障档案信息的传输和存储安全。第二十二条档案数字化1.制定档案数字化工作计划，有步骤地对馆藏档案进行数字化处理。2.档案数字化应按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全性。3.建立数字化档案数据库，对数字化档案进行分类存储和管理。第二十三条信息系统建设1.开发或选用适合本单位的档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务的信息化管理。2.档案信息化管理系统应具备档案检索、统计分析、权限管理等功能，方便档案管理人员和利用者使用。第八章档案工作的监督与考核第二十四条监督检查1.综合档案室应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.上级档案管理部门有权对本单位的档案管理工作进行监督检查，本单位应积极配合。第二十五条考核办法1.将档案管理工作纳入单位年度目标考核体系，对各部门和档案管理人员的档案工作进行考核。2.考核内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面的工作情况，考核结果与部门和个人的绩效挂钩。第