2026年共享办公空间运营公司独立办公室租赁管理制度

2026年共享办公空间运营公司独立办公室租赁管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司旗下共享办公空间独立办公室的租赁运营管理工作，明确租赁全流程操作标准，保障公司与租赁客户的合法权益，提升租赁服务质量与空间运营效率，结合《中华人民共和国民法典》中租赁合同相关规定及共享办公行业运营特点，制定本管理制度。第二条适用范围本制度适用于公司所有共享办公空间（含直营站点、加盟站点）内独立办公室的房源管理、客户洽谈、合同签订、租金收取、入驻使用、退租续租、设施维护、投诉处理等全流程租赁运营管理；适用于公司运营部、招商部、客服部、保洁部、设施维护部等所有涉及独立办公室租赁管理的相关部门及人员；适用于租赁公司独立办公室的所有企业客户、个人客户及相关使用人员。第三条基本原则（一）合法合规原则：严格遵守民法典、房地产租赁相关法规、消防安全法规等，确保租赁流程、合同条款、费用收取等均符合法律法规要求，杜绝违规操作；（二）公平公正原则：租赁报价、合同条款、服务标准统一透明，对所有客户一视同仁，不设置差异化歧视性条款，保障客户平等的租赁权利；（三）高效服务原则：优化租赁洽谈、签约、入驻流程，明确各环节服务时限，提供便捷的咨询、报修、投诉渠道，提升客户租赁体验；（四）安全运营原则：强化独立办公室消防安全、用电安全、人员进出安全管控，定期检查设施设备，确保租赁期间空间使用安全；（五）收益最大化原则：合理制定租金价格体系，优化房源空置率，规范费用收取与核算，在保障服务质量的前提下提升空间租赁收益；（六）客户为本原则：兼顾不同客户的办公需求（如装修改造、办公设备配置、网络适配等），在合规范围内提供个性化服务，维护良好的客户关系。第四条归口管理公司运营部为独立办公室租赁管理的归口管理部门，负责制定租赁运营统一标准、房源价格体系、合同范本审核、租赁流程监督；招商部负责客户拓展、租赁洽谈、客户资质审核、合同初步签订；客服部负责客户入驻对接、日常服务响应、投诉处理、租金催缴；保洁部负责独立办公室日常清洁维护；设施维护部负责办公室内设施设备的维修与保养，各部门分工协作，确保租赁运营规范化。第二章租赁房源管理第五条房源配置标准独立办公室房源配置需遵循以下标准：（一）基础配置：每个独立办公室配备符合办公标准的门窗、墙面、地面装修，安装独立门锁，配置空调、照明、插座等基础用电设施，确保供电稳定；（二）功能配置：根据办公室面积适配办公桌椅、文件柜等基础办公家具，配备高速宽带网络接口，满足客户基础办公需求；（三）安全配置：每个办公室配备烟感报警器、灭火器等消防设施，张贴消防安全提示，疏散通道保持畅通，禁止占用；（四）差异化配置：针对不同面积、定位的办公室，可按需配置会议桌、白板、茶水柜等附加设施，配置标准需在房源信息中明确标注。第六条房源核验与公示独立办公室房源上线租赁前需完成以下核验与公示：（一）房源核验：运营部需核验房源产权证明、消防验收合格证明、装修验收记录等文件，确保房源具备合法租赁资质，无产权纠纷；（二）房源检查：设施维护部检查办公室内设施设备运行状态、水电线路安全性、消防设施有效性，存在问题的需整改完成后方可上线；（三）信息公示：招商部需在公司官网、线下展示区等渠道公示房源面积、户型、配置标准、租金价格、租赁期限、配套服务等信息，公示内容真实准确，无虚假宣传。第七条房源日常维护独立办公室房源日常维护按以下要求执行：（一）定期巡检：设施维护部每月对所有在租及空置独立办公室进行1次设施巡检，检查空调、电路、门锁、消防设施等，发现故障即时维修；（二）空置维护：空置办公室每周由保洁部清洁1次，保持室内整洁，运营部每周检查空置房源状态，及时处理房源内的水电、卫生问题；（三）专项维护：根据季节变化或客户反馈，对办公室空调、网络等设施进行专项维护，如夏季空调清洗、网络带宽优化等，确保设施持续正常使用。第三章租赁洽谈与签约管理第八条客户资质审核租赁洽谈前需完成客户资质审核：（一）企业客户：需审核营业执照、法定代表人身份证明、经办人授权委托书等文件，确认企业经营状态正常，无违法违规记录；（二）个人客户：需审核身份证、个人征信证明（如需）等文件，确认身份信息真实有效；（三）审核记录：招商部需留存客户资质文件复印件，建立客户资质档案，审核不合格的客户不得进入后续租赁流程。第九条租赁报价规则独立办公室租赁报价遵循以下规则：（一）定价依据：租金价格根据房源面积、楼层、配置标准、所在区域市场行情、租赁期限等因素制定，运营部每季度更新租金价格体系并备案；（二）报价透明：招商部需向客户明确告知租金单价、总价、支付方式、优惠政策（如有）、其他费用（物业费、水电费、网络费等），所有报价需以公司统一价格体系为依据，禁止私自调价；（三）优惠政策：针对长期租赁（12个月及以上）、一次性支付租金等客户，可给予一定租金优惠，优惠幅度需符合公司规定，招商部需记录优惠申请及审批流程。第十条租赁合同签订租赁合同签订按以下规范执行：（一）合同范本：使用公司法务部审核通过的统一租赁合同范本，合同条款需明确租赁双方权利义务、租金金额及支付方式、租赁期限、违约责任、解约条件、设施维护责任等内容；（二）合同审核：招商部完成合同初稿填写后，需提交运营部审核，审核通过后方可与客户签订；（三）签约流程：合同需由双方授权代表签字并加盖公章（企业客户）或签字按手印（个人客户），公司留存合同原件，同时向客户提供合同复印件，签约完成后3个工作日内将合同归档至运营部；（四）补充协议：客户有个性化需求（如装修改造、额外设施配置）的，需签订补充协议，补充协议需经法务部审核，与主合同具有同等法律效力。第四章租金及费用管理第十一条租金收取规范租金收取按以下规范执行：（一）支付方式：租金可采用月付、季付、半年付、年付等方式，具体支付方式在合同中明确，招商部需引导客户优先选择长期支付方式；（二）收取时限：租金需在合同约定的付款日前收取，客服部需在付款日前7个工作日提醒客户支付租金；（三）收取渠道：客户需通过公司指定账户支付租金，禁止工作人员收取现金或私下收款，收取完成后财务部门需即时开具发票或收据；（四）欠费处理：客户逾期未支付租金的，客服部需即时提醒，逾期超过5个工作日的，按合同约定收取滞纳金，逾期超过15个工作日的，可按合同约定解除租赁合同并追究违约责任。第十二条押金管理规则独立办公室租赁押金管理遵循以下规则：（一）押金标准：押金金额为1-2个月租金，具体金额在合同中明确，押金不得用于抵扣正常租金；（二）押金收取：押金需在签约当日一次性收取，财务部门开具押金收据，留存押金收取记录；（三）押金保管：押金由公司财务部门专户保管，不得挪作他用，保管期间不计付利息；（四）押金退还：客户完成退租流程且无违约、无设施损坏、无费用拖欠的，客服部需在退租验收完成后10个工作日内退还押金，存在扣款情形的，需向客户出具扣款明细，客户确认后退还剩余押金。第十三条其他费用管理独立办公室租赁相关其他费用按以下要求管理：（一）费用明细：物业费、水电费、网络费、保洁费等费用需在合同中明确收费标准及支付方式，物业费按每月每平方米固定金额收取，水电费按实际使用量收取；（二）费用核算：客服部每月核算客户水电费使用量，生成费用账单，及时通知客户支付；（三）费用收取：其他费用需与租金同步收取，或按合同约定的时限收取，客户拖欠其他费用的，按合同约定处理。第五章入驻与使用管理第十四条入驻流程规范客户入驻独立办公室按以下流程执行：（一）入驻准备：客户支付首期租金及押金后，客服部协调保洁部完成办公室清洁、设施维护部完成设施调试，确保办公室满足入驻条件；（二）入驻交接：客服部与客户共同完成办公室设施设备清点、水电表读数记录，签订《入驻交接单》，向客户交付办公室钥匙、门禁卡等物品，告知水电使用、消防安全、物业服务等注意事项；（三）入驻登记：客服部记录客户入驻时间、使用人数、联系方式等信息，建立客户入驻档案，同步告知保洁部、设施维护部等相关部门客户入驻信息。第十五条办公室使用规范客户使用独立办公室需遵守以下规范：（一）用途规范：办公室仅可用于合法办公用途，禁止用于住宿、仓储易燃易爆物品、违法经营等违规用途；（二）设施使用：按操作规范使用办公室内设施设备，禁止私自改装电路、拆卸设施设备、损坏装修，违规使用造成损坏的需按实际成本赔偿；（三）人员管理：客户需向公司报备办公室常驻使用人员信息，外来访客需遵守公司访客登记制度，禁止在办公室内喧哗、吸烟、酗酒，维护办公秩序；（四）安全管理：遵守消防安全规定，禁止占用疏散通道、损坏消防设施，离开办公室需关闭水电、门窗，确保使用安全。第十六条装修改造管理客户申请办公室装修改造按以下要求执行：（一）申请流程：客户需提交装修改造方案、施工图纸、安全承诺书等文件，经运营部、设施维护部审核通过后方可施工，审核重点包括装修安全性、是否破坏房屋结构、是否符合消防要求等；（二）施工管理：装修施工需在公司指定时间段内进行，避免影响其他客户办公，设施维护部监督施工过程，禁止违规施工；（三）验收备案：装修完成后，运营部、设施维护部共同验收，验收合格的签订《装修验收单》，验收不合格的需责令整改，装修改造相关费用由客户承担，且客户需承诺租赁期满后按要求恢复房屋原貌（如有约定）。第六章退租与续租管理第十七条退租流程规范客户退租按以下流程执行：（一）退租申请：客户需在租赁期满前30天向客服部提交书面退租申请，提前退租的需按合同约定承担违约责任；（二）退租验收：客服部、设施维护部、保洁部共同对办公室进行退租验收，检查设施设备损坏情况、房屋清洁状况、费用结清情况，填写《退租验收单》；（三）费用结算：财务部门核算客户未结清的租金、水电费、物业费等费用，从押金中抵扣（如有），多退少补；（四）物品交接：客户交还办公室钥匙、门禁卡等物品，客服部注销客户入驻信息，完成退租流程。第十八条续租管理规则客户续租按以下规则执行：（一）续租申请：客户需在租赁期满前45天向客服部提交书面续租申请，逾期未申请的，视为不续租，公司可对外发布房源租赁信息；（二）续租报价：运营部按当前租金价格体系向客户提供续租报价，对长期合作、无违约记录的客户可给予适当优惠；（三）续租签约：双方确认续租条件后，签订续租合同，续租合同需明确续租期限、租金金额、支付方式等内容，签约流程与首次签约一致；（四）续租备案：运营部将续租合同归档，更新客户租赁信息，确保续租流程合规。第七章客户服务与投诉处理第十九条日常客户服务日常客户服务按以下要求执行：（一）服务响应：客服部设立24小时服务热线，接收客户的报修、咨询、需求反馈，简单问题需在2小时内响应，复杂问题需在8小时内给出解决方案；（二）报修处理：客户报修设施故障的，客服部需即时通知设施维护部，一般故障需在24小时内修复，重大故障需在48小时内修复，无法及时修复的需向客户说明情况并提供临时解决方案；（三）增值服务：根据客户需求，可提供会议室预约、快递代收、打印复印、茶水供应等增值服务，增值服务收费标准需提前公示。第二十条投诉处理规范客户投诉处理按以下规范执行：（一）投诉接收：客服部接收客户投诉（包括租金、服务、设施、安全等方面），需记录投诉内容、投诉时间、客户联系方式，建立投诉台账；（二）投诉处理：简单投诉需在1个工作日内处理完毕并回复客户，复杂投诉需在3个工作日内制定处理方案，告知客户处理进度，7个工作日内处理完毕；（三）投诉回访：投诉处理完成后，客服部需在1个工作日内回访客户，确认投诉解决效果，未解决的需重新处理；（四）投诉整改：运营部每月汇总投诉情况，分析投诉原因，制定整改措施，避免同类投诉重复发生。第八章检查监督与违规处理第二十一条检查监督机制独立办公室租赁管理检查监督按以下机制执行：（一）日常自查：各部门每日自查本部门租赁管理相关工作，如招商部自查客户资质审核、客服部自查租金催缴、设施维护部自查设施巡检等；（二）专项检查：运营部每月组织1次租赁管理专项检查，覆盖房源管理、合同签订、租金收取、客户服务等全流程，检查结果纳入部门绩效考核；（三）年度审计：公司财务部、法务部每年对独立办公室租赁业务进行1次审计，核查租金收取、合同合规性、押金管理等，确保租赁运营合法合规。第二十二条违规处理标准针对不同主体的违规行为，按以下标准处理：（一）公司人员违规：招商部人员虚假宣传、私自调价、违规签订合同的，给予通报批评，扣减月度绩效，情节严重的解除劳动合同；客服部人员服务响应不及时、投诉处理不当的，首次给予口头警告，多次违规的扣减绩效；设施维护部人员未按要求巡检、维修不及时的，按情节轻重扣减绩效；（二）客户违规：擅自改变办公室用途、损坏设施设备、拖欠租金费用、违反消防安全规定的，按合同约定收取违约金或要求赔偿损失，多次违规或情节严重的，公司有权解除租赁合同，收回办公室；（三）违规记录：所有违规行为需记录在案，作为人员考核、客户合作评估的依据。第九章附则第二十三条补充规则本制度未尽事宜，参照《中华人民共和国民法典》《商品房屋租赁管理办法》《消防法》等相关法律法规执行；各站点可结合本地市场