2026年共享办公空间运营公司合规检查管理制度

2026年共享办公空间运营公司合规检查管理制度第一章总则第一条为规范公司合规检查工作全流程管理，及时识别、防范并化解共享办公空间运营过程中的合规风险，保障公司经营活动符合《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国消防法》《个人信息保护法》《档案法》等法律法规及行业监管要求，结合共享办公空间“多业态运营、高频合规场景、强隐私保护需求”的行业特性，以及公司日常运营实际，制定本制度。第二条本制度所称合规检查，是指公司对各部门运营活动、管理制度执行、文件资料管理等事项开展的合规性核查工作，涵盖自查、内部专项检查、年度全面检查及配合外部监管检查等类型，核心目标是确保公司经营行为合法合规、风险可控。第三条本制度适用于公司全体部门及所有员工，包括但不限于运营部、招商部、行政部、法务部、财务部等，所有涉及合规检查组织实施、配合执行、问题整改的人员均需严格遵守本制度规定。第四条合规检查工作遵循“全面覆盖、重点突出、客观公正、闭环管理、持续改进”的核心原则：检查范围覆盖公司运营全环节，聚焦高风险领域（如消防合规、隐私保护、合同管理）；检查过程以事实为依据，不偏袒、不隐瞒；检查发现的问题需形成“发现-整改-验收-复查”的闭环；通过检查结果优化管理制度，提升整体合规管理水平。第五条合规管理部（法务部归口）为公司合规检查工作的牵头部门，负责制定合规检查计划、组织实施各类检查、汇总检查结果、跟踪整改落实、建立检查档案；各业务部门指定1名合规专员，负责本部门日常合规自查、配合公司级检查、组织本部门问题整改；财务部、行政部等职能部门按职责配合合规检查工作，提供相关资料及场地支持。第六条公司将合规检查整改完成率、合规达标率纳入部门年度绩效考核体系，合规检查结果与部门绩效、员工个人绩效直接挂钩，倒逼各部门重视合规管理，降低运营合规风险。第二章合规检查范围与分类第七条结合共享办公空间运营核心环节，合规检查覆盖以下核心范围，确保无遗漏、无盲区：招商运营合规：核查入驻企业资质审核流程（营业执照、经营许可等）、招商宣传内容（无虚假宣传、夸大承诺）、租金定价及收取合规性、入驻协议签订规范度等；场地运营合规：核查消防设施维护及巡检记录、消防通道畅通性、公共场所卫生达标情况、特种设备（电梯、空调、消防设备）使用登记及年检情况、垃圾分类执行情况、用电用水安全规范等；合同管理合规：核查租赁合同、物业服务协议、外包服务合同等文件的条款合规性、签约流程规范性、档案保管完整性、履约跟踪记录等；隐私与数据保护合规：核查入驻企业及人员信息收集授权流程、信息存储加密措施、信息使用范围管控、信息销毁规范度、无违规泄露隐私信息行为等；财税合规：核查发票开具及管理规范、租金收入申报准确性、成本费用列支合规性、税务申报及缴纳及时性、财务档案保管规范等；知识产权合规：核查公司商标、域名使用规范、入驻企业知识产权侵权风险排查、品牌授权使用管理、无违规使用他人知识产权行为等；档案管理合规：核查法律档案、运营档案、财务档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等流程是否符合公司制度及《档案法》要求；劳动用工合规：核查员工劳动合同签订、社保公积金缴纳、考勤及薪酬发放、竞业限制及保密协议执行、劳务派遣用工规范等；应急管理合规：核查突发事件应急预案（火灾、停电、人员纠纷等）、应急演练记录、应急物资储备、事故处理及上报流程等。第八条合规检查按以下维度分类实施，兼顾常规管控与专项治理：按检查周期划分：日常自查（各部门每月开展1次）、季度专项检查（合规管理部每季度末开展）、年度全面检查（每年12月开展）；按检查主体划分：内部检查（公司合规管理部组织）、外部检查（配合市场监管、消防、税务等部门检查，或委托第三方合规机构检查）；按检查性质划分：常规检查（覆盖全部核心范围的周期性检查）、专项检查（针对高风险环节或投诉/违规线索开展的定向检查，如消防专项、隐私保护专项）。第三章合规检查组织与职责第九条合规管理部职责：每年12月底制定下一年度合规检查计划，明确检查范围、检查时间、检查方式、责任人员，报总经理审批后下发各部门；根据年度计划组织季度专项检查、年度全面检查，针对运营中发现的风险点启动临时专项检查；收集整理检查资料，形成检查工作底稿，客观记录发现的合规问题；编制合规检查报告，提出整改建议及整改期限，跟踪整改进度，组织整改验收；建立合规检查档案，汇总检查全流程资料，定期复盘检查结果，优化合规管理制度。第十条各业务部门职责：按要求开展日常合规自查，填写《日常合规自查表》，每月5日前向合规管理部提交自查报告；配合合规管理部开展的各类检查，及时提供相关文件、记录、场地等，如实反馈运营情况，不隐瞒、不推诿；针对检查发现的本部门问题，制定整改方案，明确整改责任人、整改措施、整改期限，按要求完成整改并提交整改报告；组织本部门员工开展合规培训，提升员工合规意识，避免同类问题重复发生。第十一条管理层职责：总经理审批年度合规检查计划、重大合规问题整改方案；分管副总监督分管部门合规检查及整改工作，协调整改过程中的资源支持；合规管理委员会（如有）定期审议合规检查结果及整改情况，提出合规管理优化建议。第四章合规检查实施流程第十二条计划制定：合规管理部每年12月结合上一年度检查结果、行业监管政策变化、公司运营重点，制定下一年度合规检查计划，明确检查类型、时间安排、覆盖范围、人员配置，报总经理审批后执行；临时专项检查需由合规管理部提出申请，报分管副总审批后启动。第十三条检查准备：合规管理部在检查实施前3个工作日向被检查部门下发《合规检查通知书》，明确检查时间、内容、需提供的资料清单；被检查部门提前整理相关资料，指定专人对接检查工作；检查人员提前学习相关法律法规及公司制度，制定检查工作底稿。第十四条检查实施：资料核查：检查人员查阅被检查部门的合同、台账、记录、凭证等资料，核实是否符合合规要求，对发现的问题详细记录在工作底稿中；现场核查：针对场地运营、消防设施、隐私保护等环节，检查人员到现场实地核查，拍摄现场照片（如需），确认实际运营与制度要求的一致性；人员访谈：针对重点问题，与被检查部门负责人、经办人进行访谈，了解问题成因，核实相关情况，访谈内容需形成书面记录并由被访谈人签字确认；问题确认：检查人员将初步发现的问题与被检查部门沟通确认，确保问题描述准确、无歧义，被检查部门有异议的，可提供相关证据申诉。第十五条报告编制：检查结束后5个工作日内，合规管理部汇总检查工作底稿，编制《合规检查报告》，内容包括检查概况、发现的合规问题、问题成因分析、整改建议、整改期限等，报总经理及分管副总审批后下发各相关部门。第五章检查结果处理与整改第十六条问题分级：根据合规问题的风险程度，分为一般问题（轻微违规，无风险隐患）、重要问题（中度违规，存在一定风险隐患）、重大问题（严重违规，可能引发行政处罚或经济损失），不同级别问题设定不同整改期限：一般问题10个工作日内整改，重要问题20个工作日内整改，重大问题需立即整改，最长不超过30个工作日。第十七条整改实施：被检查部门收到《合规检查报告》后，3个工作日内制定《合规问题整改方案》，明确整改责任人、整改措施、时间节点，报合规管理部审核；整改过程中，整改责任人需定期向合规管理部反馈整改进度，合规管理部可提供合规指导。第十八条整改验收：整改期限届满后，合规管理部在5个工作日内对整改情况进行验收，验收方式包括资料核查、现场复核、人员访谈等；验收合格的，在《合规检查整改验收表》中签字确认；验收不合格的，责令被检查部门重新整改，重新整改期限不超过15个工作日。第十九条复查机制：针对重要问题、重大问题，合规管理部在整改验收合格后1个月内开展复查，确认问题无反弹；针对反复出现的同类合规问题，合规管理部需分析根源，优化相关管理制度，避免问题再次发生。第二十条结果运用：合规检查整改完成率低于90%的部门，扣减季度绩效分数；重大合规问题未按要求整改的，取消部门年度评优资格；因合规问题引发行政处罚或经济损失的，追究相关责任人责任。第六章合规检查档案管理第二十一条合规检查档案涵盖《合规检查计划》《合规检查通知书》《检查工作底稿》《合规检查报告》《整改方案》《整改验收表》《复查记录》等全流程资料，由合规管理部统一收集、整理、保管。第二十二条纸质档案按“年份-检查类型-部门”编制档案编号，示例：“2026-季度检查-运营部”，采用无酸纸档案袋封装，存储于公司档案库房，保管期限为5年；电子档案扫描为PDF格式，命名规则与纸质档案一致，存储于公司加密服务器，定期备份。第二十三条合规检查档案借阅需遵守公司档案管理规定，内部员工借阅需填写《档案借阅申请表》，经合规管理部负责人审批；外部单位（如监管部门）借阅需出具正式公函，报总经理审批后仅提供复印件，借阅记录需全程留存。第二十四条合规检查档案达到保管期限后，由合规管理部提出销毁申请，经档案销毁鉴定小组审核、总经理审批后，按公司档案销毁流程处置，销毁记录永久留存。第七章监督与责任追究第二十五条监督机制：总经理每半年抽查1次合规检查及整改情况，重点核查重大合规问题的整改落实；合规管理部设立合规举报渠道（邮箱、电话），接受员工对违规运营、虚假整改、隐瞒合规问题等行为的举报，3个工作日内核实，核实属实的及时处理；合规管理部每季度向管理层汇报合规检查及整改情况，确保管理层掌握公司合规管理现状。第二十六条考核管理：合规检查相关考核指标包括：日常自查完成率（≥100%）、检查配合度（≥95%）、整改完成率（≥98%）、同类问题重复发生率（≤5%）；对合规检查工作表现优秀的部门及个人（如全年无重大合规问题、整改及时率100%），给予绩效加分或现金奖励；对未按要求开展自查、拒不配合检查的，扣减绩效分数。第二十七条责任追究：未按要求开展日常合规自查，或自查弄虚作假的，给予部门负责人及合规专员警告处分，扣减月度绩效；配合检查时隐瞒事实、拒绝提供资料，或整改不力、敷衍整改的，给予记过处分，经济处罚500-2000元；因合规问题引发行政处罚、诉讼纠纷或经济损失的，追究相关责任人的赔偿责任，情节严重的调整岗位或解除劳动