2026年共享办公空间运营公司活动合作方评估与管理制度

2026年共享办公空间运营公司活动合作方评估与管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）旗下各共享办公空间活动合作方的准入、评估、合作及退出全流程管理，建立标准化、动态化、风险可控的合作方管理体系，筛选优质合作资源，提升活动策划与执行质量，降低合作风险，保障公司及客户合法权益，结合共享办公行业“活动类型多元、合作方品类丰富、服务要求差异化”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及旗下所有共享办公空间（含直营、联营模式）各类客户活动合作方的全生命周期管理，覆盖合作方准入评估、合作过程管控、绩效定期评估、合作关系优化、合作终止清退等所有环节，涉及总部运营管理部、市场部、采购部、法务部、财务部、各空间运营团队等相关职能部门，以及为公司活动提供服务的所有合作方（含讲师/分享嘉宾、活动执行机构、物料供应商、场地服务商、技术支持方等）。第三条管理原则合规合法原则：合作方准入及合作全流程需符合国家法律法规及行业监管要求，严禁与无合法资质、存在违法违规记录的主体建立合作关系，确保合作行为合法合规。择优合作原则：以服务质量、专业能力、性价比为核心筛选合作方，优先选择行业口碑良好、服务案例丰富、适配公司活动定位的合作方，建立优质合作方资源库。动态评估原则：对合作方实行全周期动态评估，结合合作过程中的服务表现、客户反馈、履约情况及时调整合作等级，避免“一次准入、终身合作”的固化模式。风险可控原则：建立合作方风险预警机制，提前识别资质失效、服务降级、履约违约等风险点，制定应对措施，最大程度降低合作风险对活动效果及公司品牌的影响。互利共赢原则：在保障公司核心利益的前提下，兼顾合作方合理诉求，建立长期稳定的合作关系，通过资源互补、合作深化实现双方价值提升。第四条管理职责总部运营管理部：作为活动合作方管理的归口部门，负责制定合作方评估标准及管理细则；统筹建立公司级活动合作方资源库；监督各空间合作方使用及评估情况；汇总分析合作方绩效数据，形成年度合作方优化报告；协调解决跨空间的合作方纠纷与异常问题。市场部：负责提出活动合作方的需求标准，参与合作方准入评估；结合活动策划需求筛选适配的合作方；跟踪合作方服务效果，收集活动现场反馈；根据评估结果优化合作方选择策略。采购部：负责合作方准入的资质审核、报价比对及合作协议商务条款谈判；建立合作方采购台账，记录合作费用结算情况；协助各空间完成合作方费用核对与支付。法务部：审核合作方合作协议的法律条款，规避合同风险；核查合作方是否存在法律纠纷、行政处罚等不良记录；处理合作过程中的法律纠纷，维护公司合法权益。财务部：负责合作方费用的核算、支付与审计；监督合作费用使用的合规性；结合成本效益分析提出合作方优化建议。各空间运营团队：执行公司合作方管理标准；负责本空间活动合作方的现场对接、服务监督；收集并上报合作方服务表现及客户反馈；配合总部完成合作方绩效评估。第二章合作方准入评估规范第五条准入范围与类型准入范围：所有为公司各类客户活动提供服务支持的外部主体，包括但不限于：内容输出类合作方（行业讲师、分享嘉宾、课程研发机构）、执行服务类合作方（活动执行团队、场地布置服务商、设备租赁商）、物料供应类合作方（宣传物料制作商、礼品供应商、餐饮服务商）、技术支持类合作方（线上活动平台服务商、直播技术服务商）。合作方类型划分：根据合作深度与频次，分为临时合作方（单次/少量活动合作）、常规合作方（月度/季度稳定合作）、战略合作方（年度长期深度合作），不同类型合作方适用不同的准入评估流程。第六条准入条件要求基础资质条件：合作方需具备合法有效的营业执照、行业相关资质证书（如教育培训资质、食品经营资质等，依合作类型而定）；近3年内无重大行政处罚、法律纠纷、失信记录；具备固定的经营场所及专业的服务团队。专业能力条件：内容输出类合作方需提供不少于3个同类型活动的服务案例，具备与公司活动主题匹配的专业知识及表达能力；执行服务类合作方需具备完善的服务流程及应急处理能力；物料供应类合作方需保证物料质量符合国家相关标准，供货及时率不低于98%。合作适配条件：理解并认同公司品牌定位及活动服务标准；服务报价合理，符合公司活动成本预算；能够配合公司完成服务调整、客户反馈响应等后续工作。第七条准入评估流程申请提交：意向合作方需向公司采购部提交准入申请，包含营业执照、资质证书、服务案例、报价单、服务承诺书等材料；公司内部部门推荐的合作方，需由推荐部门出具推荐说明，附合作方基础信息。初审阶段：采购部联合法务部完成合作方资质审核、法律风险核查，市场部完成服务能力初步评估，形成初审意见，初审不合格的终止准入流程并告知原因。综合评审：对初审合格的合作方，由运营管理部组织市场部、采购部、法务部开展综合评审，通过面谈、现场考察、案例核验等方式评估其服务能力、履约意愿、适配程度，评审结果分为“准入”“暂缓准入”“不予准入”三类。准入公示与入库：评审结果为“准入”的合作方，在公司内部公示3个工作日，无异议后纳入公司活动合作方资源库，根据合作类型标注初始合作等级；“暂缓准入”的合作方需限期整改，整改完成后重新评审。协议签订：入库后首次合作前，采购部需与合作方签订标准化合作协议，明确服务标准、履约要求、费用结算、违约责任、保密条款等核心内容，无协议不启动合作。第三章合作过程管理规范第八条合作协议管理协议签订要求：所有合作方合作前必须签订书面合作协议，临时小额合作可签订简易协议，但需明确核心权利义务；协议期限根据合作类型确定，临时合作方协议期限不超过单次活动周期，常规合作方不超过1年，战略合作方不超过3年。协议履行监督：各空间运营团队需跟踪合作方协议履行情况，重点核查服务内容、服务时间、服务质量是否符合协议约定，发现偏离协议的情况需立即沟通整改，同时记录整改过程及结果。协议变更与补充：合作过程中需调整服务内容、费用、期限等核心条款的，需由采购部牵头协商，签订补充协议，法务部审核后生效，严禁口头变更协议核心内容。第九条服务质量管控事前交底：活动开展前1个工作日，运营团队需与合作方完成服务交底，明确活动流程、服务标准、客户群体特点、应急联络方式等，确保合作方充分理解服务要求。过程监督：活动执行过程中，现场运营人员需实时监督合作方服务表现，如讲师授课质量、物料供应及时性、执行团队响应速度等，对不符合要求的行为当场提出整改要求，无法当场整改的记录在案并上报。客户反馈收集：活动结束后，运营团队需收集客户对合作方服务的反馈意见，重点关注服务专业性、态度、效果等维度，反馈结果纳入合作方绩效评估。第十条沟通与应急处理定期沟通机制：常规及战略合作方需每月与市场部开展一次沟通，反馈服务过程中的问题及优化建议；战略合作方每季度参与公司活动服务复盘会，共同优化服务方案。应急处理要求：合作方服务过程中出现突发问题（如讲师临时缺席、物料质量不合格、设备故障），需第一时间告知现场运营人员，并启动应急方案；运营团队需立即联系总部运营管理部，协调备用合作方或调整活动流程，最大程度降低对活动的影响。第三章合作方绩效评估规范第十一条评估周期与维度评估周期：临时合作方完成单次合作后1个工作日内完成单次评估；常规合作方实行月度评估、季度综合评级；战略合作方实行季度评估、年度综合评级。评估维度：一是服务质量维度，包含服务标准符合度、问题整改及时性、客户满意度等指标；二是履约能力维度，包含履约率、交付及时性、应急处理能力等指标；三是成本效益维度，包含服务报价合理性、成本控制效果等指标；四是合规性维度，包含资质有效性、协议遵守情况、无违规操作等指标。第十二条评估流程与等级划分评估流程：各空间运营团队收集合作方服务数据及客户反馈，填写《合作方绩效评估表》；总部运营管理部汇总数据并完成综合评分；将评估结果反馈至合作方，听取其异议说明（如有）；最终确定评估等级并记录存档。等级划分：评估结果分为三个等级，优秀（综合评分≥90分）、合格（70分≤综合评分＜90分）、不合格（综合评分＜70分），不同等级对应不同的合作政策。第十三条评估结果应用优秀合作方：纳入公司核心合作方资源库，优先获得新活动合作机会；常规合作方可升级为战略合作方；给予一定的合作费用优惠或合作范围扩大等激励。合格合作方：维持现有合作等级，针对评估中发现的短板提出改进要求，要求其在15个工作日内提交整改方案，运营管理部跟踪整改效果。不合格合作方：暂停新合作机会，限期30个工作日整改；整改后重新评估仍不合格的，移出合作方资源库，终止合作关系；存在严重违约行为的，追究其违约责任。第四章合作关系终止与风险管控第十四条合作终止情形主动终止：合作方服务能力下降、报价大幅上涨、存在违规行为等，导致不再适配公司需求的，经总部运营管理部审批后终止合作；合作协议到期，双方未达成续签意向的，自然终止合作。被动终止：合作方注销、资质失效、出现重大违法违规行为、单方面违约导致合作无法继续的，立即终止合作，并追究其相应责任。第十五条终止流程与善后终止通知：决定终止合作的，由采购部向合作方出具《合作终止通知书》，明确终止原因、终止时间及费用结算、资料返还等要求。善后处理：完成合作费用的最终结算，收回公司提供的各类资料、物料；删除合作方资源库中的相关信息，收回未使用的授权；对终止合作前的服务质量进行最终核查，确保无遗留问题。第十六条风险管控要求资质动态核查：采购部每季度对合作方资质进行一次核查，发现资质过期、失效的，立即要求整改，整改不通过的暂停合作。舆情监测：市场部定期关注合作方行业口碑及舆情信息，发现负面舆情可能影响公司品牌的，及时评估并调整合作策略。备用合作方储备：对核心活动类型的合作方，每种类型至少储备2家以上备用合作方，避免单一合作方依赖导致的活动风险。第五章监督考核与责任追究第十七条监督检查机制总部运营管理部每月对各空间合作方管理情况开展抽查，重点检查合作方准入合规性、服务监督记录、绩效评估完整性；每季度开展一次全面检查，形成《活动合作方管理检查报告》。建立合作方管理公示机制，每月公示各空间合作方评估结果、整改完成情况，督促各空间规范执行合作方管理要求。第十八条考核指标体系核心考核指标包括：合作方准入合规率（要求≥100%）、合作方履约率（要求≥98%）、优秀合作方占比（要求≥60%）、合作方服务投诉率（要求≤2%）、合作风险事件发生率（要求为0）。考核结果与各空间运营团队、采购部绩效奖金挂钩：月度考核综合得分低于85分的，扣减相关团队当月绩效奖金的5%-10%；连续2个月考核不达标的，责令负责人限期整改。第十九条责任追究情形对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关部门及责任人的责任：未按要求审核合作方资质、虚报评估数据、违规引入不合格合作方的，责令整改，扣减相关人员当月绩效分值，通报批评；合作过程中未履行监督职责，导致合作方服务严重不达标、引发客户投诉的，对责任人进行批评教育，多次违规的调离相关岗位；泄露合作方商业秘密、违规