2026年共享办公空间运营公司空调设备运行与维护管理制度

2026年共享办公空间运营公司空调设备运行与维护管理制度第一章总则第一条为规范公司空调设备全流程运行与维护管理，保障共享办公空间空调系统安全、高效、节能运行，提升入驻客户办公体验，降低设备运行能耗与维护成本，结合公司“标准化运营、节能降耗、安全合规”的管理目标，依据《中华人民共和国节约能源法》《特种设备安全法》《公共场所集中空调通风系统卫生规范》等相关法律法规及公司《设备运营管理制度》《能耗管控总则》，制定本办法。第二条本办法所称空调设备，是指公司各共享办公站点投入使用的所有空调系统及附属设施，涵盖中央空调系统（冷水机组、风机盘管、新风系统）、分体式空调（壁挂式、柜式）、多联机空调三大类；空调设备运行与维护包含运行参数设定、日常启停管控、滤网清洗、冷媒补充、故障维修、能耗监测、报废处置等全环节管理行为。第三条本办法适用于公司运营部、工程部、财务部、各共享办公站点所有参与空调设备运行管控、维护保养、监督考核的人员；外部空调维保服务商需按本办法要求完成设备检修、故障维修等工作，入驻客户需配合公司遵守空调运行规范。第四条空调设备运行与维护遵循“安全优先、节能高效、按需运行、定期维护、成本可控”核心原则：设备运行全流程符合安全操作规范，杜绝漏电、冷媒泄漏等安全事故；优先采用节能运行模式，降低能耗成本；根据办公时段、入驻率、环境温度调整运行状态，不盲目全时段运行；建立“日常保养+季度检修+年度大修”维护体系，延长设备使用寿命；运行能耗与维护费用控制在公司年度成本预算范围内。第五条公司建立“运营部牵头运行管控、工程部负责维护保养、财务部核算成本、各站点落地执行”的管理体系：运营部制定运行标准、监督执行情况、统计能耗数据；工程部负责设备日常维护、故障维修、保养计划制定；财务部审核维护费用、核算能耗成本；各站点指定空调管理员，负责日常启停管控、运行状态巡检、故障初步排查。第六条空调设备运行与维护效果纳入运营部、工程部及各站点绩效考核体系，设备完好率、运行合规率、能耗达标率、维护及时率等指标与相关负责人绩效挂钩，作为评优、调岗、奖惩的重要依据；对管理成效突出的人员给予专项奖励，对运行违规、维护失职造成损失的人员进行问责。第二章空调设备运行管理第七条运行参数与时段标准：温度参数：夏季制冷温度设置不低于26℃，冬季制热温度设置不高于20℃；环境温度低于25℃（夏季）或高于18℃（冬季）时，原则上不开启空调；运行时段：公共区域空调运行时段为工作日早8:00至晚22:00，周末及法定节假日仅开启核心区域（前台、公共休息区）空调，运行时段为早9:00至晚18:00；独立办公区空调由入驻客户自主管控，但需遵守温度参数要求，站点管理员每日抽查监督；风速与模式：非极端天气（室外温度超35℃或低于5℃）时，公共区域空调默认设置中低风速、节能模式，禁止长时间开启高风速、强力模式。第八条不同场景运行规范：中央空调系统：工作日早7:30启动冷水机组预热/预冷，确保早8:00达到设定温度；晚22:00关闭冷水机组，风机盘管延迟30分钟关闭，排出室内余热/余冷；新风系统与空调同步运行，新风量按人均30m³/h标准调节；分体式/多联机空调：无人办公区域（空置独立办公室、闲置会议室）立即关闭空调；会议室空调仅在使用前30分钟开启，使用结束后15分钟内关闭；特殊场景：入驻客户举办大型活动需延长空调运行时段或调整参数的，需提前1个工作日向站点管理员提交申请，运营部审核批准后方可执行，额外产生的能耗成本按实际情况核算。第九条运行状态巡检与记录：巡检频次：站点空调管理员每日上、下午各开展1次运行状态巡检，重点检查出风口温度、设备运行噪音、冷媒管道是否泄漏、冷凝水排放是否正常；记录要求：填写《空调设备运行巡检台账》，记录巡检时间、设备编号、运行参数、异常情况等信息，发现温度偏差超±2℃、设备异响等问题立即上报工程部；能耗统计：运营部每周汇总各站点空调能耗数据，对比同期能耗及预算值，能耗异常上涨超10%的站点需出具专项分析报告。第十条节能运行管控要求：自然通风优先：室外温度适宜（22℃-26℃）时，各站点开启窗户采用自然通风，关闭空调系统；分区管控：根据各楼层、各区域入驻率调整空调运行范围，入驻率低于30%的区域仅开启必要空调设备；设备优化：工程部每季度优化中央空调水系统、风系统运行参数，清理管道积垢，提升换热效率，降低运行能耗。第三章空调设备维护管理第十一条日常保养细则：滤网清洗：分体式空调滤网每15天清洗1次，中央空调风机盘管滤网每月清洗1次，新风系统滤网每20天清洗1次，清洗后晾干再安装，避免滋生细菌；表面清洁：每周擦拭空调出风口、回风口、外机表面，清除灰尘、杂物，保证通风顺畅；冷凝水盘清理：每月清理中央空调冷凝水盘，疏通排水管，防止积水渗漏、滋生霉菌；外机维护：每季度检查空调外机散热片，清除灰尘、落叶等遮挡物，确保散热效果，外机周边保持1米以上无障碍物。第十二条定期检修规范：季度检修：工程部每季度对所有空调设备开展一次全面检修，重点检查冷媒压力、电气线路、风机电机运行状态，补充少量冷媒，紧固松动接线端子，记录检修结果；换季检修：夏季制冷季、冬季制热季来临前15天，完成所有空调设备换季检修，清洗中央空调冷却塔、检查热泵机组运行状态，确保换季使用正常；年度大修：每年12月工程部组织空调设备年度大修，拆解检查核心部件（压缩机、换热器），评估设备老化程度，更换老化密封圈、轴承等易损件，制定下一年度维护计划。第十三条维护档案管理：工程部建立《空调设备维护档案》，实行“一台一档”管理，记录每台设备的采购时间、日常保养记录、检修记录、冷媒补充记录、配件更换记录；档案更新：每月5日前完成上月维护记录更新，确保维护全流程可追溯；档案查阅：各站点管理员可查阅本站点空调设备维护档案，提前预判设备故障风险，合理安排运行计划。第十四条维保服务商管理：服务商筛选：采购部筛选空调维保服务商时，优先选择具备制冷设备维修资质、5年以上行业经验、售后响应时效≤4小时的服务商，签订正式维保合同；服务监督：工程部监督服务商维保工作质量，核对检修记录、配件更换清单，对服务不达标、虚报费用的服务商提出整改要求，整改无效的终止合作；费用管控：维保费用按“单次检修+年度包干”结合的方式结算，年度维保费用不超空调设备原值的8%。第四章空调设备故障处理第十五条故障分级与报修：故障分级：一般故障（滤网堵塞、遥控器失灵、局部出风口无风）、紧急故障（压缩机损坏、冷媒泄漏、设备漏电、中央空调系统停机）；报修流程：一般故障由站点管理员填写《设备故障报修单》提交工程部，工程部24小时内完成维修；紧急故障需立即上报工程部负责人，工程部1小时内到达现场排查，无法现场解决的立即联系维保服务商；客户告知：故障影响入驻客户办公的，站点管理员需及时告知受影响客户，说明故障原因、预计修复时间，做好解释沟通工作。第十六条故障维修管控：配件管理：维修优先使用原厂配件，确需更换非原厂配件的，需经工程部负责人审批，确保配件质量符合设备要求；维修验收：维修完成后，工程部现场测试设备运行状态，出风口温度、运行噪音等指标达标后方可验收，填写《设备维修记录表》；质保期管理：质保期内的设备故障，由供应商免费维修，工程部跟踪维修进度，确保按时完成；质保期外的故障维修，费用需经财务部审核后方可结算。第十七条应急处理措施：停电应急：突发停电导致空调停机的，站点管理员立即检查应急电源，保障中央空调控制系统供电，恢复供电后按规范逐步启动设备，避免瞬间电压过高损坏压缩机；冷媒泄漏应急：发现冷媒泄漏时，立即关闭设备电源，疏散周边人员，打开门窗通风，工程部佩戴防护装备排查泄漏点，禁止明火靠近泄漏区域；高温/低温应急：极端天气下空调系统故障无法及时修复的，运营部协调临时降温/取暖设备（风扇、取暖器），最小化对客户办公的影响。第五章空调设备盘点与报废管理第十八条设备盘点：盘点周期：工程部每季度牵头对各站点空调设备进行一次全面盘点，核对设备数量、型号、使用状态、维保情况；盘点内容：重点核查设备是否丢失、是否存在未报修故障、是否超期使用，对比设备台账与实际情况，形成《空调设备盘点表》；差异处理：盘点发现设备丢失的，立即追查责任，由责任人按设备残值赔偿；发现台账与实际不符的，及时修正台账并说明原因。第十九条设备报废：报废条件：符合以下任一条件可申请报废：设备使用年限超8年（中央空调超15年），核心部件老化无法维修；单次维修费用超设备原值的50%，维修性价比低；设备能耗超标（能效等级低于3级），无节能改造价值；设备存在重大安全隐患，维修后仍无法满足安全运行要求；报废流程：站点提报《设备报废申请表》，附故障检测报告、维修评估报告，工程部审核报废合理性，财务部核算残值，按审批权限提交管理层审批；审批通过后，工程部负责设备拆解、回收处置，财务部核销资产；处置要求：报废设备处置需登记处置方式、回收金额，回收资金上缴公司财务部，严禁私自处置或变卖报废设备配件。第六章监督与考核管理第二十条监督机制：日常监督：运营部每周抽查各站点空调运行参数、启停时段、保养记录，拍摄现场照片，对违规运行行为（如温度设置低于26℃、无人区域空调常开）进行记录；专项监督：财务部每季度核查空调维护费用支出、能耗成本执行情况，排查超预算、虚列费用等问题；客户监督：设立空调运行投诉渠道，入驻客户可反馈空调温度不适、运行噪音大、维修不及时等问题，运营部需在3个工作日内响应处理。第二十一条考核指标与标准：设备完好率：核心空调设备（中央空调主机、核心区域分体式空调）完好率需≥98%，辅助设备完好率需≥95%，完好率每低1个百分点扣减相关责任人绩效1分；运行合规率：空调运行参数、时段合规率需达100%，违规一次扣减站点管理员绩效2分；能耗达标率：年度空调能耗不超预算值，每超1个百分点扣减运营部相关责任人绩效1分；维护及时率：故障报修后24小时内修复率≥95%，紧急故障12小时内修复率≥100%，未达标的扣减工程部责任人绩效3-5分。第二十二条奖惩措施：奖励：年度空调管理考核排名前3的站点，给予专项节能奖金奖励；提出空调运行优化建议并落地，年节约能耗成本超一定金额的员工，给予现金奖励；维保服务商服务质量达标率100%的，次年续签时优先合作；处罚：因违规运行导致能耗超标的，扣减站点负责人绩效3-5分；维护不及时导致客户投诉的，扣减工程部责任人绩效5-8分；虚报维保费用、采购不合格配件的，给予警告处理，情节严重的追究经济责任。第七章培训管理第二十三条内部操作培训：运营部每半年组织一次空调运行规范培训，覆盖各站点管理员、一线运营人员，内容包括运行参数设定、故障初步排查、节能操作技巧，培训后进行实操考核，考核不合格的不得上岗；新入职站点管理员上岗前，需完成空调运行与基础维护培训，由工程部技术人员一对一指导，掌握核心操作技能后，方可独立负责站点空调管控。第二十四条维保专项培训：工程部每季度组织一次空调维护专项培训，内容包括滤网清洗、冷媒压力检测、常见故障维修技巧，提升技术人员自主维护能力；维保服务商需按合同约定