2026年共享办公空间运营公司应付账款管理制度

2026年共享办公空间运营公司应付账款管理制度第一章总则第一条制定目的为规范共享办公空间运营公司（以下简称“公司”）应付账款管理行为，保障公司资金安全与使用效率，维护与供应商的良好合作关系，防范账款管理风险，结合共享办公行业“供应商类型多、付款场景分散、账款周期差异大”的特性及公司实际经营情况，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构所有应付账款的确认、核算、申请、审批、支付、对账、清理等全流程管理活动。本制度所称应付账款，是指公司因采购商品、接受服务等经营活动应支付给供应商的款项，主要包括但不限于：固定资产采购款（办公家具、办公设备、空间设施等）、日常运营服务费（物业保洁、设备维保、网络通信、水电燃气等）、空间改造装修款（隔断搭建、区域翻新、设施升级等）、服务外包款（客户服务、安保、绿植养护等）、物料采购款（办公耗材、清洁用品、客户配套物资等）。第三条管理原则合规性原则：应付账款管理全流程严格遵守《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《支付结算办法》等国家相关法律法规及公司内部财务管理制度。准确性原则：确保应付账款的确认、核算、支付等环节数据真实、准确、完整，做到账证相符、账账相符、账实相符。及时性原则：按合同约定期限足额支付合规账款，维护公司商业信誉；对逾期账款及时跟进处理，避免产生违约金、滞纳金或合作纠纷。风险可控原则：建立账款审批、审核、复核多级管控机制，防范虚假付款、超额付款、重复付款等风险，保障公司资金安全。第四条管理职责财务部：作为应付账款管理的归口部门，负责应付账款的会计核算、凭证审核、付款审批复核、资金支付、对账管理；建立应付账款台账并动态更新；定期分析应付账款账龄及资金占用情况；配合相关部门处理异常账款。采购部：负责对接供应商确认账款金额、付款期限、发票开具等事宜；收集整理采购类应付账款的相关凭证（合同、验收单、对账单等）；提交付款申请并对申请资料的真实性、完整性负责；配合财务部与供应商对账，处理采购类账款纠纷。行政部：负责对接运营服务类供应商（保洁、维保、物业等），确认服务完成情况及账款金额；收集整理服务类应付账款凭证；提交付款申请并跟进账款支付进度。各业务部门：作为应付账款的需求发起部门，负责确认本部门相关采购、服务的完成情况；核对账款相关信息（数量、金额、服务标准等）；配合财务部、采购部完成账款审核及对账工作。管理层：按审批权限对不同金额的应付账款付款申请进行审批，监督应付账款管理制度的执行情况。第二章应付账款确认与核算第五条确认条件应付账款的确认需同时满足以下条件：一是公司已实际接收商品或完成服务验收（共享办公空间定制类资产需完成安装调试、运营服务需完成约定服务周期）；二是供应商已按合同约定开具合法、合规、有效的增值税发票（或其他合法票据）；三是商品/服务的数量、规格、金额等与合同约定一致，无争议或纠纷。对于共享办公空间大额定制类资产采购（如整体隔断装修、中央空调系统采购），需完成最终验收并签署《验收确认单》后，方可确认应付账款；对于按月结算的运营服务费（如物业费、保洁费），需完成月度服务确认并签署《服务确认单》后确认账款。第六条核算规范财务部需按照企业会计准则设置“应付账款”总账及明细账，明细账按供应商名称、账款类型（固定资产采购、运营服务、装修改造等）进行明细核算，确保每笔应付账款可追溯。应付账款入账时间以商品验收合格或服务完成并取得合法票据的日期为准，入账金额以合同约定金额（扣除折扣、返利后）或双方确认的实际结算金额为准；对于存在预付款的采购业务，财务部需单独核算预付款项，待商品验收后冲抵预付款并确认应付账款余额。每月月末，财务部需对“应付账款”科目进行结账核对，确保明细账与总账金额一致，未入账的已验收商品/服务需暂估入账，次月取得票据后调整核算。第七条凭证管理应付账款核算需附完整的原始凭证，包括但不限于：采购/服务合同、商品验收单/服务确认单、合法有效发票、供应商对账单（如有）、价格确认单（如有调价）等。所有凭证需由相关责任人签字确认：采购类凭证需经采购部负责人、使用部门负责人签字；服务类凭证需经行政部负责人、服务对接人签字；凭证复印件需注明“与原件一致”并由经办人签字，财务部对凭证的真实性、合规性进行审核，不符合要求的凭证不得作为入账依据。第三章付款申请与审批第八条申请条件付款申请需在应付账款到期前3个工作日提交，申请条件包括：一是应付账款已满足确认条件且账款到期；二是相关凭证（合同、验收单/服务确认单、发票）齐全且审核通过；三是公司月度资金计划已包含该笔付款。对于共享办公空间大额账款（如单次付款金额超10万元），需提前5个工作日提交付款申请，以便财务部统筹安排资金。第九条申请资料申请人需填写《应付账款付款申请表》，详细注明供应商名称、开户行及账号、付款金额、账款类型、合同编号、发票号码、付款事由、付款方式等信息，并附以下资料：一是合同复印件（首次付款需附完整合同，后续付款附关键条款页）；二是验收单/服务确认单原件；三是发票原件（财务部核验后留存复印件，退还原件）；四是供应商对账单（如有）。《付款申请表》需按要求填写，不得涂改、遗漏关键信息，金额需同时填写大写和小写，确保一致；共享办公空间跨分支机构的付款申请，需注明所属分支机构，便于财务部核算。第十条分级审批应付账款付款申请实行分级审批制度，审批权限如下：单次付款金额在1万元以下（含）的，由财务部负责人审批；单次付款金额在1万元至10万元（含）的，由公司分管财务领导审批；单次付款金额在10万元以上的，由公司总经理审批；单次付款金额在50万元以上或涉及重大合作项目（如整体空间装修改造）的应付账款，需提交公司管理层会议审议通过后审批。审批流程需逐级进行，不得越级审批；审批人需对付款申请的真实性、合规性、合理性进行审核，对不符合要求的申请有权驳回并要求补充完善资料。第四章付款执行与管控第十一条付款方式公司应付账款付款方式原则上采用银行对公转账，禁止以现金、个人银行卡转账等方式支付；对于小额零星供应商（如金额低于1000元的办公耗材供应商），确需现金支付的，需经财务部负责人审批并留存收款方收据。付款时需严格按照供应商提供的对公账户信息支付，不得将款项支付至个人账户；如供应商需变更收款账户，需提供加盖公章的账户变更说明，财务部核实后方可调整付款账户。第十二条付款审核与执行财务部收到审批通过的付款申请后，需进行最终审核，审核内容包括：审批流程是否完整、付款信息是否准确、发票是否认证抵扣（增值税专用发票）、是否存在重复付款风险等，审核通过后在账款到期日完成支付。付款完成后，出纳需在《付款申请表》上注明付款日期、付款金额、银行回单编号等信息，财务部会计需及时进行账务处理，冲减应付账款，并将银行回单作为凭证附件留存。如因银行系统故障、资金计划调整等原因无法按时付款，财务部需提前1个工作日告知申请部门及供应商，说明原因并协商付款时间，避免产生逾期纠纷。第十三条付款记录与台账财务部建立应付账款付款台账，详细记录每笔付款的申请日期、审批人、付款日期、付款金额、付款方式、银行回单号、对应应付账款明细等信息，台账需实时更新，每月底与“应付账款”明细账核对一致。付款凭证（银行回单、付款申请表、审批记录等）需按年度整理归档，保存期限不少于10年，便于后续核查及审计。第五章应付账款对账与清理第十四条对账周期财务部需定期与供应商进行对账：对于长期合作的核心供应商（如固定资产采购、运营服务类），每月对账一次；对于零星供应商，每季度对账一次；每年年底进行全面对账，确保双方账款余额一致。共享办公空间大额装修改造、定制资产采购的供应商，需在项目验收完成后15个工作日内完成专项对账，确认最终结算金额。第十五条对账流程对账前，财务部需整理应付账款明细账、付款记录、合同等资料，向供应商发送对账单（加盖财务章）；供应商核对后需在对账单上签字盖章并返回，对存在差异的账款，需列明差异明细及原因。财务部需协同采购部、行政部等相关部门核实差异原因：属于发票未入账的，需督促供应商开具发票；属于验收未完成的，需加快验收流程；属于计算错误的，需双方确认后调整账务；对账差异需在10个工作日内处理完毕，确保账款余额准确。核对一致的对账单需由财务部负责人、供应商授权代表签字确认，作为应付账款核算的备查资料留存。第十六条账款清理财务部需定期清理应付账款，对超过合同付款期限仍未支付的逾期账款，需分析原因（如资料不全、存在纠纷、资金不足等），并向管理层汇报，制定付款计划；对无争议的逾期账款，需尽快安排支付并向供应商说明逾期原因。对于长期挂账（超过1年）且无法联系供应商、供应商注销或已完成支付但账务未冲销的应付账款，财务部需核实后按公司审批流程进行账务处理，确认为营业外收入的，需经总经理审批。每年年末，财务部需编制《应付账款清理报告》，列明账龄分析、逾期账款明细、清理进度等，上报管理层，作为次年资金计划及供应商管理的依据。第六章异常账款处理第十七条逾期账款处理对于逾期未付的应付账款，财务部需在逾期后1个工作日内告知申请部门，由申请部门对接供应商说明情况；因公司资金紧张导致逾期的，需与供应商协商延期付款方案，签订补充协议并经管理层审批；因商品/服务质量争议导致逾期的，需由采购部/行政部与供应商协商解决，争议解决后按协议支付账款。逾期账款产生的违约金、滞纳金，需经财务部审核、总经理审批后方可支付，且需在支付后分析逾期原因，追究相关责任人责任（如因资料提交延迟导致逾期的，追究申请部门责任）。第十八条坏账与纠纷处理因供应商注销、破产等原因无法支付的应付账款，财务部需收集相关证明材料（如工商注销证明、法院破产公告等），经管理层审批后确认为坏账，冲减应付账款并计入营业外收入。因商品/服务质量、价格等产生的账款纠纷，由采购部/行政部牵头处理，必要时公司法务部门介入；纠纷解决前暂停支付相关账款，纠纷解决后按双方达成的协议处理账款，需扣减款项的，需取得供应商书面确认。第七章监督与责任追究第十九条监督检查公司审计部门（或指定专人）每季度对应付账款管理制度执行情况进行监督检查，重点检查账款确认的准确性、付款审批的合规性、对账的及时性、异常账款的处理情况等，检查结果向管理层汇报。财务部每月自查应付账款核算及支付情况，发现问题及时整改；管理层可根据需要不定期抽查应付账款管理情况，确保制度落地执行。第二十条责任追究对违反本制度规定的行为，视情节轻重追究相关部门及人员的责任：未按规定确认应付账款、虚增/虚减账款金额的，责令整改，追究财务部相关人员责任；付款申请资料虚假、遗漏，导致付款错误的，追究申请部门负责人及经办人责任；未按审批流程付款、擅自变更付款金额或账户的，