XX市第一零三中学XX市第七十二中学2025年秋季学期学校档案管理工作总结报告

XX市第一零三中学XX市第七十二中学2025年秋季学期学校档案管理工作总结报告2025年秋季学期，XX市第一零三中学与XX市第七十二中学深入贯彻落实《中华人民共和国档案法》《学校档案管理办法》相关要求，坚持“为党管档、为国守史、为民服务”的根本遵循，以“规范管理、提质增效、资源共享、安全可控”为核心目标，结合两校教育教学工作实际，协同推进档案管理各项工作，扎实完成了本学期档案收集、整理、归档、保管、利用、数字化建设等各项任务，有效发挥了档案在学校教育教学、管理服务、文化传承中的重要作用。为总结经验、查找不足、明确方向，现将两校2025年秋季学期档案管理工作开展情况联合总结如下。一、工作开展概况2025年秋季学期，两校高度重视档案管理工作，将其纳入学校年度重点工作统筹推进，成立两校联合档案管理工作小组，明确职责分工、细化工作流程、健全管理制度，形成了“校长牵头、分管领导负责、档案管理员具体落实、各部门协同配合”的工作格局。本学期，两校档案管理工作围绕教育教学、德育活动、人事管理、后勤保障、安全工作、校园文化建设等核心领域，重点推进档案规范化整理、安全化保管、便捷化利用和数字化升级，累计处理各类档案材料XX份（册），其中文书档案XX份、教学档案XX册、人事档案XX册、声像档案XX份、实物档案XX件，档案归档率、整理规范率均达到98%以上，未发生档案丢失、损毁、泄密等安全事故，切实保障了学校档案资源的完整性、安全性和实用性，为两校教育教学工作的有序推进提供了坚实的档案支撑。二、主要工作及成效（一）健全组织架构，明确职责分工1.成立联合工作小组：为推动两校档案管理工作协同发展、同步提升，两校联合成立档案管理工作领导小组，由两校校长共同担任组长，分管副校长担任副组长，两校办公室、教务处、德育处、人事处、后勤处、安全处等部门负责人及专职档案管理员为成员，统筹规划两校档案管理工作，协调解决工作中存在的重大问题，督促检查各项工作落实情况。2.细化岗位职责：明确两校专职档案管理员的核心职责，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用、数字化处理及档案库房的日常管理；明确各部门兼职档案联络员，负责本部门各类档案材料的初步收集、分类、整理和移交工作，形成“专职牵头、兼职配合、全员参与”的工作网络，确保档案工作责任到人、层层落实，有效避免了档案遗漏、推诿扯皮等问题。3.完善工作机制：结合两校档案管理工作实际，联合修订《档案收集归档管理制度》《档案保管安全制度》《档案利用审批制度》《电子档案管理制度》等多项规章制度，进一步明确档案归档范围、整理标准、保管要求、利用流程和责任追究办法，使档案管理工作有章可循、有规可依，推动档案管理工作规范化、制度化发展。同时，建立两校档案管理工作定期沟通机制，每月召开一次工作交流会，分享工作经验、排查工作隐患、协调解决协同推进中的难点问题，提升两校档案管理工作合力。（二）强化档案收集，夯实管理基础本学期，两校坚持“应收尽收、应归尽归、规范整理”的原则，全面强化各类档案材料的收集工作，确保档案资源的完整性。1.明确收集范围：结合秋季学期学校工作重点，明确档案收集范围涵盖文书类（学校工作计划、总结、通知、请示、批复、会议纪要、规章制度等）、教学类（课程计划、教案、课件、试卷、成绩单、教研活动记录、课题研究材料、教学评估材料等）、人事类（教职工招聘、调动、考核、培训、职称评定、工资调整等材料）、德育类（主题班会记录、德育活动方案、学生评优评先材料、家校共育材料等）、安全类（安全管理制度、安全检查记录、隐患排查整改材料、应急演练方案及记录、安全教育材料等）、声像类（校园活动照片、视频、录音等）、实物类（荣誉证书、奖牌、锦旗、纪念品等）及其他各类有保存价值的档案材料，做到全覆盖、无遗漏。2.优化收集流程：采取“部门移交、专人催收、定期排查”相结合的方式，优化档案收集流程。各部门兼职档案联络员每月月底将本部门形成的档案材料初步整理后，移交至两校专职档案管理员；专职档案管理员定期对各部门档案移交情况进行排查，对未按时移交、移交材料不规范的部门进行提醒、催收，确保档案材料及时收集。同时，建立“预归档—过程指导—集中验收”三级动态管理机制，月初根据各部门工作计划下发归档提醒清单，明确重点归档节点；月中深入各部门现场指导档案整理，解决收集过程中的共性问题；月末组织集中验收，确保收集的档案材料规范、完整。3.规范整理归档：对收集到的各类档案材料，专职档案管理员严格按照档案整理标准，进行分类、编号、装订、编目、归档，做到分类科学、编号规范、装订整齐、目录清晰。其中，文书档案按照年度—保管期限—问题分类整理，教学档案按照年级—学科—学期分类整理，人事档案按照个人—类别分类整理，声像档案、实物档案单独整理、专柜保管，并同步完善电子档案目录，实现纸质档案与电子档案一一对应，方便后续查阅利用。本学期，两校累计完成各类档案整理归档XX份（册），整理规范率达到98%以上，较上一学期有明显提升。（三）加强安全管理，保障档案安全档案安全是档案管理工作的底线，本学期，两校高度重视档案安全管理工作，多措并举筑牢档案安全防线，确保档案资源的安全完整。1.强化库房管理：两校均配备专用档案库房，库房内安装防盗门窗、监控设备、温湿度调控设备、防火、防潮、防虫、防鼠设施，定期对库房温湿度进行监测、调控，保持库房温湿度控制在标准范围（温度20±2℃，湿度45±5%）；定期对库房进行清扫、消毒，排查防火、防潮、防虫、防鼠等安全隐患，及时清理库房内杂物，确保库房整洁、安全。同时，建立库房管理制度，严禁无关人员进入库房，库房钥匙由专职档案管理员专人保管，做好库房出入登记记录。2.强化档案保管：对纸质档案实行专柜、上锁保管，分类存放、标识清晰；对声像档案、电子档案进行备份保管，电子档案采用“本地备份+异地备份”双重备份方式，定期对备份文件进行检查、更新，防止电子档案丢失、损坏；对珍贵、重要的档案材料，单独存放、重点保管，并采取防破损、防霉变、防老化措施，延长档案保存期限。此外，开展档案安全专项检查，重点检查档案库房安全设施运行情况、档案保管情况，及时发现并整改安全隐患，本学期累计开展安全检查XX次，整改隐患XX处，确保档案安全。3.强化保密管理：加强档案保密宣传教育，组织两校档案管理人员、各部门兼职档案联络员学习档案保密相关法律法规和规章制度，提高保密意识；严格执行档案利用审批制度，查阅、借阅档案必须履行审批手续，做好登记记录，严禁擅自查阅、借阅、复制、传播涉密档案材料；对涉密档案实行单独保管、严格管控，明确查阅权限和流程，杜绝档案泄密事件发生。（四）推进数字化建设，提升利用效能为适应新时代档案管理工作要求，提升档案利用效率和管理水平，本学期，两校协同推进档案数字化建设，逐步实现档案管理从“纸质化”向“数字化、智能化”转型。1.完善电子档案数据库：安排专职档案管理员对已整理归档的纸质档案进行数字化扫描、录入，建立电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案同步管理。本学期，两校累计完成XX份（册）纸质档案的数字化扫描、录入工作，完善电子档案目录XX条，电子档案数据库覆盖率达到85%以上，方便档案的快速查阅、检索和利用。2.规范电子档案管理：严格执行电子档案管理制度，明确电子档案的收集、整理、归档、保管、利用、备份等要求，确保电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性；定期对电子档案数据库进行维护、更新，排查电子档案丢失、损坏、篡改等安全隐患，做好电子档案的备份工作，防止电子档案数据丢失。同时，制定电子档案元数据规范和扫描质量控制标准，确保数字化档案质量达标。3.提升档案利用效能：优化档案查阅、借阅流程，推行“线上预约+线下查阅”相结合的方式，师生、教职工可通过校园内网预约查阅档案，专职档案管理员及时响应、协助查阅，减少查阅等待时间；对于常用档案，整理形成档案查阅手册，方便快速检索，提升档案利用效率。本学期，两校累计提供档案查阅、借阅服务XX人次，查阅档案XX份（册），及时为教育教学、教研科研、人事管理、评优评先、校园文化建设等工作提供了有力的档案支撑，获得了师生、教职工的一致认可。（五）加强业务培训，提升队伍素质档案管理人员的业务素质是提升档案管理工作水平的关键，本学期，两校注重加强档案管理人员队伍建设，通过多种方式提升管理人员的业务能力和专业水平。1.开展专项培训：联合组织两校专职档案管理员、各部门兼职档案联络员开展档案管理业务培训XX次，邀请档案管理专家围绕档案收集、整理、归档、保管、利用、数字化建设、保密管理等内容进行专题讲解，结合秋季学期档案管理工作重点和常见问题，进行现场指导、答疑解惑，帮助管理人员掌握档案管理相关知识和技能，规范档案管理操作流程。2.加强交流学习：组织两校档案管理人员开展内部交流学习活动XX次，相互参观档案库房、查阅档案整理样本，分享档案管理工作经验和做法，探讨工作中遇到的难点问题，相互借鉴、相互提升；同时，鼓励档案管理人员主动学习档案管理相关法律法规、规章制度和专业知识，关注档案管理工作新动态、新方法，不断提升自身业务素质和工作能力。3.强化考核管理：将档案管理工作纳入各部门及兼职档案联络员的年度考核内容，明确考核指标，对档案收集及时、整理规范、移交到位的部门和个人予以表彰鼓励，对工作不力、未按时完成任务的予以通报批评、督促整改，充分调动档案管理人员的工作积极性和主动性。（六）深化档案利用，发挥服务效能本学期，两校坚持“以用促管、管用结合”的原则，积极深化档案利用工作，充分发挥档案在学校教育教学、管理服务中的重要作用。1.服务教育教学：为教师提供教案、课件、试卷、教研材料、课题研究档案等查阅服务，助力教师备课、教研和课题研究；为学生提供成绩单、评优评先材料、学籍档案等查阅服务，满足学生升学、评优、就业等需求；为教学评估工作提供完整的教学档案支撑，协助完成教学检查、评估整改等相关工作，推动教学质量提升。2.服务学校管理：为学校人事管理、后勤保障、安全工作、校园文化建设等工作提供档案查阅服务，为教职工招聘、调动、考核、职称评定，校园基础设施建设、物资采购，安全隐患排查整改、应急演练开展，校园文化活动策划、校史编撰等工作提供有力支撑，保障学校各项管理工作有序推进。3.服务师生群众：优化档案查阅、借阅服务流程，简化审批手续，提高服务效率，主动为师生、教职工、家长提供档案咨询和查阅服务，耐心解答相关疑问，及时协助查找所需档案材料，切实解决师生群众的实际需求，提升服务满意度。同时，创新开展“档案里的校园”主题展示活动，选取代表性档案材料，通过校园宣传栏、公众号等渠道展示，传承校园文化，增强师生校园归属感。三、存在的问题与不足在本学期的档案管理工作中，两校虽然取得了一定的成效，但对照档案管理工作规范化、数字化、智能化的高标准、高要求，结合两校工作实际，仍存在一些问题和不足，主要表现在以下几个方面：1.档案数字化建设进度不均衡：两校档案数字化建设虽已逐步推进，但整体进度仍有待加快，部分存量纸质档案尚未完成数字化扫描、录入，电子档案数据库还不够完善；电子档案与纸质档案的同步更新、同步管理还存在一定差距，数字化档案的利用效能未能充分发挥。同时，早期扫描的部分档案存在分辨率低、命名不规范等问题，需进行二次加工优化。2.档案收集的精细化程度不足：部分部门对档案收集工作的重视程度不够，兼职档案联络员责任心不强，收集的档案材料存在不完整、不规范、填写不齐全等问题，如部分教研活动记录、会议纪要缺少关键信息，部分教学档案材料签字、盖章不齐全；个别临时机构形成的文件归档不及时，部分科研项目、专项活动相关档案材料移交滞后，影响了档案的完整性和规范性。3.档案管理人员专业素质有待提升：两校专职档案管理员虽具备一定的档案管理经验，但专业知识和业务能力仍需进一步提升，尤其是在档案数字化管理、档案编研、档案信息化建设等方面的专业技能不足；各部门兼职档案联络员大多为兼职，缺乏系统的档案管理专业培训，业务水平参差不齐，影响了档案收集、整理、移交的质量和效率。4.档案利用的深度和广度不足：目前，档案利用主要集中在简单的查阅、借阅层面，对档案资源的深度挖掘、分析、编研不够，未能充分发挥档案的参考、指导、育人作用；档案宣传力度不足，师生、教职工对档案工作的了解不够深入，主动利用档案资源的意识不强，档案的服务效能未能充分发挥。5.档案管理硬件设施仍需完善：虽然两校均配备了专用档案库房和基本的安全设施，但部分库房的温湿度调控、防火、防潮等设施运行效果仍有待优化；档案数字化扫描、存储设备的配置还不够充足，影响了档案数字化建设的进度和质量；档案库房的智能化管理水平较低，未能实现库房环境、档案保管状态的实时监测和智能化调控。四、下一步工作计划针对本学期档案管理工作中存在的问题和不足，结合两校教育教学工作发展需求，下一步，两校将坚持问题导向、目标导向、结果导向，协同发力、补齐短板，不断提升档案管理工作水平，充分发挥档案在学校发展中的重要作用，制定以下工作计划：1.加快档案数字化建设步伐：统筹推进两校档案数字化建设，合理安排工作进度，加快存量纸质档案的数字化扫描、录入工作，完善电子档案数据库，实现纸质档案与电子档案同步更新、同步管理；规范电子档案的收集、整理、归档、保管、利用流程，加强电子档案安全管理，定期进行备份、维护，提升数字化档案的利用效能；对早期数字化档案进行二次加工，优化档案质量，逐步实现档案管理数字化、智能化。2.提升档案收集整理精细化水平：进一步强化各部门对档案收集工作的重视程度，加强对兼职档案联络员的培训和管理，明确收集要求，细化收集流程，督促各部门及时、规范移交各类档案材料；建立档案收集审核机制，专职档案管理员对收集、移交的档案材料进行严格审核，对不完整、不规范的材料及时退回、补充完善，确保档案材料的完整性、规范性；加强对临时机构、专项活动档案材料的收集、跟踪管理，确保各类档案应归尽归。3.加强档案管理人员队伍建设：加大档案管理人员培训力度，联合组织开展专题培训、交流学习活动，邀请档案管理专家进行指导，提升专职档案管理员的专业知识和业务能力，重点强化数字化管理、档案编研等方面的技能培训；加强对各部门兼职档案联络员的系统培训，定期开展业务考核，提升兼职档案联络员的责任心和业务水平，打造一支专业、高效、负责的档案管理队伍；鼓励档案管理人员主动学习、积极探索，创新档案管理方法，提升工作效率和质量。4.深化档案利用，拓展服务领域：坚持“以用促管、管用结合”，加强档案资源的深度挖掘、分析、编研，结合学校教育教学、管理服务、校园文化建设等工作需求，编制档案编研材料，为学校决策、教学科研、校史编撰等工作提供参考和支撑；加大档案宣传力度，通过校园广播、宣传栏、公众号、主题活动等形式，宣传档案工作的重要意义、档案知识和利用方法，提升师生、教职工主动利用档案资源的意识；优化档案服务流程，提升服务质量，拓展档案服务领域，为师生、教职工、家长提供更加便捷、高效的档案服务，充分发挥档案的服务效能和育人作用。5.完善档案管理硬件设施：加大档案管理硬件设施投入，优化档案库房环境，升级库房温湿度调控、防火、防潮、防虫、防鼠、防盗、监控等设施，提升档案库房安