行政办公文件归档与资料管理制度

行政办公文件归档与资料管理制度一、总则（一）制度目的为规范公司行政办公文件与资料的归档管理，保证文件资料的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，防范资料丢失或泄密风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门（含分支机构）在行政办公、业务开展过程中形成或接收的各类纸质及电子文件资料的归档与管理，包括但不限于综合管理、人事财务、会议纪要、合同协议、项目资料等。（三）管理原则文件归档管理遵循“分类整理、规范归档、集中保管、便于利用”的原则，保证资料管理标准化、流程化、责任化。二、职责分工（一）行政管理部门统筹公司文件归档管理制度建设，监督各部门执行情况；负责公司级重要文件（如制度类、会议决议类）的收集、整理、归档与保管；提供档案查阅服务及管理指导。（二）各部门负责人组织本部门文件资料的日常收集、分类与初步整理，保证文件内容真实、完整；指定专人负责本部门文件归档工作，配合行政管理部门完成移交与检查。（三）文件经办人负责本岗位形成或接收文件的及时整理（如签字、盖章、核对），按分类标准规范存放，并定期向部门负责人提交归档清单。三、文件归档管理内容（一）归档范围综合管理类：公司章程、内部管理制度、工作计划与总结、请示报告、通知公告等；会议类：各类会议（如董事会、办公会、专题会）的通知、议程、签到表、会议纪要、决议事项等；业务类：合同协议、项目方案、调研报告、客户资料、合作方资质文件等；人事财务类：员工档案、薪酬报表、财务凭证（需单独按财务制度管理）、审计报告等；其他：具有保存价值的影像资料（如活动照片、视频）、外部单位来函（如部门、合作单位）等。（二）分类标准文件按“一级分类（部门）+二级分类（年份）+三级分类（文件类型）”进行分类编号，示例：综合管理部-2024-01（制度类）、2024-02（会议类）；市场部-2024-01（项目类）、2024-02（客户资料类）。（三）保管期限永久：公司章程、重要决议、年度审计报告等；长期（10年以上）：合同协议、项目资料、员工档案等；短期（3-5年）：日常通知、会议纪要、临时性报表等。四、文件归档操作流程（一）文件收集各部门经办人需在每月5日前完成上月文件资料的收集，保证无遗漏（如电子版需同步备份至指定服务器）；涉密文件（如未公开项目资料、薪酬数据）需单独标注“密级”，由部门负责人保管，按月移交行政管理部门加密存放。（二）文件整理纸质文件：去除金属夹、回形针等，按件装订（左侧装订，保持平整），破损文件需修补；电子文件：命名规范为“部门-年份-文件类型-题名”（如“行政部-2024-制度-文件归档管理制度”），格式统一为PDF或Word（避免使用过期格式）；检查文件完整性：重要文件需有签字、盖章等生效要素，缺项文件需及时补全。（三）文件编目纸质文件：填写《文件归档清单》（见模板1），内容包括档号、文件题名、形成部门/人、形成日期、页数、保管期限、备注等；电子文件：在服务器中建立分类文件夹，同步编制电子目录，注明文件路径及关键字。（四）归档移交每月10日前，部门负责人将整理好的文件（纸质版2份、电子版1份）及《文件归档清单》一并移交行政管理部门；行政管理部门核对文件数量、完整性及分类准确性，双方签字确认《文件移交清单》（见模板2），各执1份备查。（五）保管存放纸质档案：存放于专用档案柜，按分类编号顺序排列，库房保持通风、干燥、防火（配备灭火器）、防潮（放置干燥剂），温度控制在14-24℃，湿度控制在45-60%；电子档案：定期（每季度）备份至云端存储设备，备份文件需加密，防止数据丢失或篡改。（六）借阅利用员工因工作需要借阅档案，需填写《文件借阅登记表》（见模板3），经部门负责人审批；涉密文件需经分管副总经理审批；借阅期限：一般文件不超过7个工作日，涉密文件不超过3个工作日，到期需及时归还；借阅人不得涂改、勾画、抽取、撤换档案，不得擅自复制（复制需经行政管理部门批准），归还时需检查文件完整性。（七）鉴定销毁到保管期限的档案，由行政管理部门每年末组织鉴定，确认无继续保存价值后，填写《文件销毁审批表》（见模板4），经总经理审批；销毁时需由2人以上监销，纸质档案采用粉碎或焚烧方式，电子档案彻底删除并销毁备份记录，监销人签字确认《文件销毁清单》（见模板5）。五、常用管理表单模板模板1：文件归档清单序号档号文件题名形成部门/人形成日期页数保管期限备注1ZD-2024-001文件归档管理制度行政部2024-03-155永久2YH-2024-0032024年第一次办公会纪要综合管理部2024-01-108长期模板2：文件移交清单移交部门移交人接收部门接收人移交日期序号文件题名数量备注市场部*明行政部*华2024-03-051XX项目合同1份正本2客户资料汇总1份电子版已备份模板3：文件借阅登记表借阅日期借阅部门借阅人文件名称及档号借阅事由归还日期审批人备注2024-03-10销售部*强HT-2024-005（XX销售合同）业务核对2024-03-15*磊复制1页需盖章模板4：文件销毁审批表序号文件名称及档号形成日期保管期限销毁原因数量部门意见行政部意见总经理审批1XJ-2020-001（费用报销凭证）2020-12短期到期50份同意同意同意模板5：文件销毁清单销毁日期销毁方式监销人文件名称及档号数量备注2024-03-20粉碎华、刚XJ-2020-001等50份已审批，无遗漏六、管理执行要点（一）保密要求涉密文件需标注“秘密”“机密”等级，借阅、复制、销毁需严格履行审批手续，严禁通过私人邮箱、社交软件传递涉密信息。（二）定期检查行政管理部门每半年对档案保管情况进行检查，包括库房环境、文件完整性、电子备份状态等，发觉问题及时整改并记录。（三）责任追溯因未及时归档、保管不当导致文件丢失或损坏的，追究部门负责人及经办人责任；违规借阅、复制档案造成泄密的，按公司奖惩制度处理。（四）电子文件管理电子文件需与纸质文件同步归档，定期（每半年）检查文件格式兼容性，过时格式需及时转换；服务器存储权限由行政管理部门统一管理，严禁个人私自修改或删除