行政办公工作管理手册模板

行政日常办公事务管理手册本手册旨在规范公司行政日常办公事务的管理流程，明确各部门及员工职责，提高办公效率，保障办公秩序的有序运行。手册内容涵盖办公环境维护、办公用品管理、会议组织、文件档案、访客接待、公务用车、差旅事务及固定资产等核心模块，适用于公司全体员工及行政管理人员。第一章办公环境维护管理一、适用范围公司各办公区域，包括办公室、会议室、走廊、茶水间、前台等公共区域及员工个人工位。二、操作流程日常维护员工每日下班前需整理个人工位，保持桌面整洁，文件、物品有序摆放，关闭个人电脑、台灯等设备电源。行政部每周五下午组织公共区域清洁，包括地面清扫、垃圾清理、桌面消毒（会议室、茶水间重点清洁），清洁完成后在《办公环境清洁记录表》签字确认。环境检查行政部每月25日组织办公环境检查，重点检查工位整洁度、公共区域卫生、设施完好情况（如空调、照明、门窗）。检查中发觉问题（如地面污渍、设备故障），当场拍照记录，填写《办公环境问题整改通知单》，明确整改责任人及期限（一般不超过3个工作日），整改完成后复查。设施报修员工发觉办公设施（如电脑、打印机、空调）故障时，通过OA系统“设施报修”模块提交申请，注明故障位置、问题描述及紧急程度。行政部收到申请后，24小时内响应：紧急故障（如停电、漏水）2小时内协调维修人员处理；一般故障24小时内联系供应商维修，并在OA系统反馈处理进度。三、表单模板办公环境检查表检查区域检查项目（整洁度/卫生/设施）检查结果（合格/不合格）整改责任人整改期限办公室A工位文件摆放合格--会议室1地面清洁度不合格（有纸屑）*清洁员2日内茶水间微波炉内卫生不合格（有食物残渣）*清洁员1日内四、关键提示保持办公区域安静，禁止在工位大声喧哗或进行与工作无关的娱乐活动。禁止在公共区域吸烟、堆放个人物品（如鞋箱、快递箱），保持通道畅通。爱护办公设施，严禁私自拆卸、挪用设备；发觉设施异常及时报修，避免故障扩大。第二章办公用品管理一、适用范围各部门日常办公所需的文具（笔、本、文件夹）、耗材（打印纸、墨盒）、设备（U盘、计算器）等。二、操作流程需求申请每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品需求月报表》，注明物品名称、规格、单位、需求数量及用途，经部门负责人审核后提交至行政部。采购与入库行政部汇总各部门需求，填写《办公用品采购申请表》，经*总监审批后，通过合格供应商采购。物品到货后，行政部核对采购清单与实物（名称、规格、数量、质量），确认无误后填写《办公用品入库登记表》，分类存放于行政库房，并粘贴“办公用品”标签。领用与登记员工领用办公用品时，需至行政库房填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、物品名称、规格、数量、领用人及签字，库管员核对后发放。部门批量领用（如打印纸）需提前1天告知行政部，库管员备货后发放。盘点与核销每季度末，行政部组织办公用品盘点，核对库存数量与台账，填写《办公用品盘点表》，保证账实相符。对于过期、损坏的物品，填写《办公用品报废申请表》，经*总监审批后统一销毁，并在台账中核销。三、表单模板办公用品领用登记表日期物品名称规格单位领用数量领用人库管员签字2024-03-01A4打印纸80g包5*助理*库管员2024-03-02中性笔0.5mm支2*专员*库管员四、关键提示按需领用，杜绝浪费（如整盒笔、整包打印纸避免一次性领用过多）。严禁个人私自占用办公用品或转借他人；新入职员工办公用品由部门统一申请，行政部按标准发放。办公用品仅限办公使用，严禁带离公司或挪作私用。第三章会议组织与管理一、适用范围公司各类会议，包括部门例会、周会、项目评审会、外部客户会议等。二、操作流程会议发起发起人需提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请表》，注明会议名称、发起部门、申请人、会议时间、地点、参会人员、会议议程及所需物料（如投影仪、白板、PPT）。会议准备行政部收到申请后1个工作日内完成会务安排：确认会议室（根据参会人数选择，10人以下用小会议室，10人以上用大会议室），提前检查设备（投影仪、麦克风、音响）是否正常；准备会议材料（议程、PPT、签到表、纸笔、茶水），放置于会议室指定位置；通过OA系统或邮件通知参会人员，明确会议时间、地点及注意事项。会议召开参会人员需提前10分钟到达会议室，签到并就座；会议开始后关闭手机或调至静音。主持人按议程主持会议，控制会议时间；行政部负责记录签到、设备保障及会议要点。会后纪要与归档会议结束后1个工作日内，由会议发起人或指定人员整理《会议纪要》，内容包括会议主题、决议事项、行动项（负责人、完成时限），经会议主持人审核后，通过OA系统发送至参会人员及相关部门。行政部将会议申请表、签到表、纪要等资料整理归档，保存期限不少于2年。三、表单模板会议签到表日期会议名称参会人员部门签到时间签字2024-03-05项目进度评审会*经理研发部09:05*经理2024-03-05项目进度评审会*主管市场部09:10*主管四、关键提示会议需提前明确主题和议程，避免无主题、无准备的会议；重要会议需提前录制视频或保存录音（需提前告知参会人员）。严格控制会议时间，避免拖延；如需延长会议，需征得多数参会人员同意。会议纪要需明确行动项及责任人，避免“议而不决、决而不行”。第四章文件档案管理一、适用范围公司各类文件，包括行政文件（通知、制度、报告）、合同协议、业务资料、档案资料等。二、操作流程文件分类与编号文件按“年度-类别-部门”规则分类，如“2024-行政-办公室”“2024-业务-市场部”。行政部统一编制文件编号，格式为“部门简称-年份-序号”（如“行-2024-001”），标注于文件首页右上角。文件归档各部门于每月5日前将上月文件整理（去除钉书针、曲别针，装订整齐），填写《文件归档登记表》（文件编号、名称、形成部门、归档日期、保管期限），交至行政部。行政部核对文件信息后，按分类存入档案柜，张贴“档案标签”（类别、年份、存放位置），并在档案管理系统中录入电子档案。文件借阅员工因工作需要借阅文件时，填写《文件借阅申请表》（借阅人、部门、文件名称及编号、借阅用途、借阅期限），经部门负责人审批后，至行政部办理借阅手续。涉密文件（如财务报表、合同）需经*总监审批，借阅期限不超过3天；一般文件借阅期限不超过7天，到期需归还，如需续借需提前2天申请。文件销毁对于超过保存期限（一般为3-5年，具体按公司档案管理规定）的文件，由行政部填写《文件销毁申请表》，经*总监审批后，集中销毁（使用碎纸机或焚烧），并记录销毁文件清单（编号、名称、销毁日期、监销人签字）。三、表单模板文件归档登记表文件编号文件名称形成部门归档日期保管期限存放位置行-2024-0012024年办公环境管理制度办公室2024-01-055年档案柜A1业-2024-012项目合作协议市场部2024-01-1010年档案柜B3四、关键提示涉密文件需单独存放于带锁档案柜，严格控制借阅权限；严禁私自复印、拍摄涉密文件。文件命名需规范，包含关键信息（如“2024年3月部门例会纪要”），避免使用“文件1”“资料2”等模糊名称。定期检查档案柜防潮、防火设施（如干燥剂、灭火器），保证档案安全。第五章访客接待管理一、适用范围外来访客，包括客户、合作伙伴、应聘者、部门人员等。二、操作流程访客预约访客需提前1个工作日联系对接人（业务部门员工或行政部），说明来访事由、时间、人数及联系方式。对接人通过OA系统提交《访客预约登记表》（预约日期、访客姓名、单位、事由、对接人、预计到访/离开时间），经部门负责人审批后，行政部备案。访客接待访客到访时，前台人员核对预约信息，请访客填写《访客出入登记表》（姓名、单位、事由、到访时间、联系方式），发放访客证（佩戴于胸前）。对接人到前台迎接，引导访客至会议室；行政部提前准备茶水、纸笔、会议资料（如需），并根据访客级别调整接待标准（如客户可提供矿泉水、水果）。访客离开对接人陪同访客至前台，收回访客证，填写《访客出入登记表》的“离开时间”栏，签字确认。前台人员将访客信息录入系统，保存《访客出入登记表》不少于1年。三、表单模板访客出入登记表日期访客姓名单位事由到访时间离开时间接待人签字2024-03-06*先生XX科技有限公司合作洽谈09:3011:00*经理*先生2024-03-06*女士XX人社局政策咨询14:0015:30*助理*女士四、关键提示访客需在前台登记，禁止随意进入办公区域；重要访客（如大客户、领导）需提前通知行政部准备接待方案。对接人需全程陪同访客，避免访客单独接触敏感区域（如财务室、研发部）；如需临时离开，需安排其他员工代为陪同。妥善保管访客信息，不得泄露给无关人员；访客离开后及时清理会议室，保持整洁。第六章公务用车管理一、适用范围公司公务用车，用于员工外出办公、客户接待、紧急事务处理等。二、操作流程用车申请员工需提前1个工作日通过OA系统提交《公务用车申请表》（申请人、部门、用车事由、用车时间、地点、乘车人数、随行人员、紧急程度），经部门负责人审核后，行政部审批。紧急用车（如突发客户投诉、员工急病）可先电话联系行政部，后补申请流程，行政部优先安排车辆。车辆调度行政部根据用车申请顺序及车辆availability（车辆状态、里程、油量）安排车辆，填写《派车单》（车牌号、驾驶员、出车时间、预计返回时间、行驶路线），提前1天通知申请人。车辆调度遵循“先急后缓、先公务后私用（仅限紧急情况）”原则，避免车辆闲置。车辆使用驾驶员凭《派车单》出车，检查车况（油量、轮胎、刹车、灯光等），保证行车安全；行驶中遵守交通规则，禁止超速、酒后驾驶。用车结束后，驾驶员填写《车辆使用记录表》（出车时间、返回时间、行驶里程、加油量、车辆状况、停车地点），签字确认。车辆归还与维护驾驶员按时将车辆归还至指定停车位（地下停车场B1区），行政部检查车辆状况（有无刮擦、油量、物品遗留），确认无异常后结单。车辆需定期保养（每5000公里或3个月），行政部提前1周通知驾驶员送至指定维修点，保养后填写《车辆保养记录表》。三、表单模板公务用车申请表申请人部门用车事由用车时间地点乘车人数随行人员审批人*主管市场部客户拜访2024-03-0709:00XX产业园3*经理*总监*专员行政部办公设备采购2024-03-0714:00XX商场1-*经理四、关键提示严禁公车私用，不得擅自改变用车路线（如绕路办私事）；车辆未归还前，申请人不得再次申请用车。驾驶员需保持车内整洁，禁止吸烟、饮食；如发觉车辆故障，立即停止使用并报修。车辆钥匙由行政部统一保管，驾驶员凭《派车单》领取，用完后及时归还。第七章差旅事务管理一、适用范围员工因公出差（国内/国外），包括客户拜访、项目调研、参加会议等。二、操作流程出差申请员工需提前3个工作日提交《差旅申请表》（申请人、部门、出差事由、出差时间、地点、行程安排、交通方式、住宿标准、预算），经部门负责人及*总监审批。出差时间超过3天或跨省出差，需附出差行程单（含往返交通、住宿、会议安排明细）。差旅准备员工凭审批后的《差旅申请表》预订机票/车票（优先选择经济舱，提前7天预订享折扣）、酒店（住宿标准：一线城市不超过400元/晚，二线城市不超过300元/晚），行政部协助对接供应商（如差旅平台）。出差前，员工到财务部领取备用金，填写《备用金借款单》（出差金额≤5000元，由经理审批；＞5000元由总监审批），出差结束后5个工作日内归还。差旅报销出差结束后3个工作日内，员工整理差旅票据（发票、行程单、住宿清单等），粘贴在《差旅报销单》上（按时间顺序排列，注明费用明细），经部门负责人审批后交财务部。财务部审核票据（真实性、合法性、合规性），无误后5个工作日内完成报销；超支部分需提前申请，否则不予报销。差旅总结重要出差（如重大项目洽谈、大型会议），员工需提交《出差总结报告》（出差成果、问题反馈、建议），经部门负责人审核后，抄送行政部备案。三、表单模板差旅报销单日期出差地点费用明细（交通/住宿/餐饮/其他）票据金额报销金额审批人2024-03-10上海交通（高铁票）350350*经理2024-03-10上海住宿（XX酒店）380380*经理2024-03-10上海餐饮（工作餐）150150*经理四、关键提示出差需按公司规定选择交通和住宿标准，超支部分需提前书面申请，经审批后方可报销。票据需真实、合法，抬头为公司全称（“XX有限公司”），不得涂改、伪造；丢失票据需提供情况说明，经部门负责人及*总监审批后，方可报销（报销金额不超过票据的50%）。差旅期间保持通讯畅通，每日向部门负责人汇报工作进展；如需延长出差时间，需提前2天申请。第八章固定资产管理一、适用范围公司固定资产，包括办公设备（电脑、打印机、复印机）、家具（办公桌、椅子、文件柜）、电子设备（投影仪、相机）等（单位价值≥2000元，使用期限≥1年）。二、操作流程资产入库新购资产到货后，行政部核对采购订单与实物（名称、型号、数量、金额），确认无误后填写《固定资产入库登记表》（资产编号、名称、型号、规格、单位、数量、购置日期、金额、供应商、存放位置），粘贴“固定资产标签”（含编号、名称、购置日期），录入资产管理系统。资产领用员工领用资产时，填写《固定资产领用申请表》（申请人、部门、资产名称、编号、领用原因、领用日期），经部门负责人审批后，行政部发放资产，并在《固定资产领用登记表》中登记领用人信息。资产转移与变更部门间资产转移，需填写《固定资产转移申请表》（转出部门、转入部门、资