食材询价比价制度

食材询价比价制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，结合公司内部控制需求，旨在规范食材采购询价比价行为，防控采购领域商业贿赂、价格欺诈、质量风险等专项风险，确保采购活动公开透明、合规高效，维护公司利益及市场秩序。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖食材采购需求提出、供应商选择、询价比价、合同签订、履约验收、付款结算等全流程管理，以及涉及食材采购的各类业务场景，包括但不限于餐饮服务、食堂供应、产品加工等。第三条本制度中下列术语定义：（一）“食材专项管理”指公司为规范食材采购行为，建立健全风险防控机制，实现采购过程合规化、流程规范化、结果透明化的系统性管理活动。（二）“食材采购风险”指在食材采购过程中可能引发的法律责任、经济损失、声誉损害等潜在风险，包括供应商资质不符、价格串通、质量不合格、商业贿赂等。（三）“合规采购”指食材采购活动严格遵循国家法律法规、行业准则及公司内部管理制度，确保采购行为合法、正当、高效。第四条食材采购专项管理遵循以下核心原则：（一）“全面覆盖”原则，确保所有食材采购活动纳入制度管控范围；（二）“责任到人”原则，明确各层级、各岗位管理职责；（三）“风险导向”原则，聚焦重点环节和关键风险点；（四）“持续改进”原则，定期评估优化管理体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对食材采购专项管理负总责，统筹决策与监督推动；分管领导对专项管理工作负直接责任，负责组织制度实施、风险处置及考核评价。第六条设立食材采购专项管理领导小组，由公司主要负责人任组长，分管领导任副组长，成员包括采购部、财务部、法务部、餐饮部等部门负责人，主要职责为：（一）统筹协调食材采购专项管理工作；（二）审批重大采购项目及风险处置方案；（三）监督评价专项管理成效。第七条明确三类主体职责：（一）采购部为牵头部门，负责：1.统筹食材采购专项管理制度建设；2.组织开展供应商尽职调查与评价；3.主持询价比价会议及结果评审；4.监督采购流程合规性及风险处置。（二）法务部为专责部门，负责：1.审核采购合同条款及合规性；2.优化采购领域合规流程；3.提供商业贿赂等风险处置建议；4.组织采购合规培训。（三）餐饮部及其他业务部门/下属单位为业务执行主体，负责：1.提报食材采购需求，确保数据真实准确；2.配合开展供应商评估与验收；3.落实日常采购风险防控要求。第八条基层执行岗位（如采购专员、验收员）须履行以下合规操作责任：（一）签署岗位合规承诺书，承诺遵守制度规定；（二）及时上报异常情况（如供应商索贿、价格异常等）；（三）按要求记录采购数据，确保可追溯。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商尽职调查管理。食材采购前必须开展供应商尽职调查，重点核查以下内容：（一）营业执照、生产/经营许可证有效性；（二）质量管理体系认证情况；（三）过往采购记录及合规评价结果；（四）是否存在失信行为或关联交易。第十条询价比价流程规范。食材采购须通过询价比价方式确定供应商及价格，禁止性行为包括：（一）直接指定单一供应商，未开展比价；（二）通过私下协议约定价格或供应商；（三）收受供应商回扣或利益输送。第十一条合同签订管理。食材采购合同必须包含以下核心条款：（一）明确质量标准及验收标准；（二）约定价格调整机制及违约责任；（三）约定商业贿赂等违规行为的处罚措施。第十二条验收环节管控。食材到货后须按标准进行验收，禁止性行为包括：（一）无验收记录或验收流于形式；（二）对不合格食材予以隐瞒或降级使用；（三）验收人员收受供应商好处。第十三条价格异常监控。采购部应建立食材价格数据库，定期分析价格波动，重点关注：（一）价格偏离市场平均水平的采购；（二）短期内价格异常上涨的供应商；（三）存在垄断行为的供应商。第十四条商业贿赂防控。禁止通过以下方式实施商业贿赂：（一）以“咨询费”“劳务费”等名义向供应商支付不当费用；（二）要求供应商提供“公关费”或“感谢费”；（三）在合同签订或履约过程中给予供应商不正当利益。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制。采购部每年结合法规变化及业务调整，修订完善询价比价制度，报领导小组审批后实施。第十六条风险识别预警机制。采购部每季度开展专项风险排查，分级评估风险等级并发布预警通知，重大风险须及时上报领导小组处置。第十七条合规审查机制。将食材采购合规审查嵌入以下关键节点：（一）采购需求提报阶段，法务部审核需求合理性；（二）供应商选择阶段，采购部提交尽职调查报告；（三）合同签订阶段，法务部出具法律意见；（四）付款结算阶段，财务部核对合同履约情况。第十八条风险应对机制。按风险等级分级处置：（一）一般风险：采购部记录并整改；（二）重大风险：启动应急程序，暂停相关采购，上报领导小组协调处置；（三）违规行为：移交法务部追究责任，涉嫌违法的移送司法机关。第十九条责任追究机制。违规情形及处罚标准如下：（一）未按规定开展询价比价，处X元至X万元罚款；（二）收受回扣，解雇并移送司法；（三）供应商违规导致公司损失，追究连带责任。第二十条评估改进机制。每年开展专项管理成效评估，内容包括：（一）制度执行覆盖率；（二）风险事件发生率；（三）业务部门满意度；（四）改进建议落实情况。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障。公司主要负责人每季度听取专项管理汇报，分管领导每月检查制度执行情况，确保责任落实。第二十二条考核激励机制。将食材采购合规情况纳入部门/个人年度考核，优秀者优先评优评先，违规者取消评优资格。第二十三条培训宣传机制。分层级开展培训：（一）管理层培训：合规履职要求；（二）业务层培训：操作规范及风险案例；（三）全员宣传：通过内网、手册普及合规知识。第二十四条信息化支撑。通过采购管理系统实现：（一）询价比价结果自动存档；（二）供应商风险预警推送；（三）采购数据实时监控。第二十五条文化建设。通过以下方式营造合规氛围：（一）发布《食材采购合规手册》；（二）全员签署合规承诺书；（三）设立举报邮箱及专线。第二十六条报告制度。明确报告要求：（一）风险事件：2小时内上报采购部