食材配送岗位职责制度

食材配送岗位职责制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国反不正当竞争法》等相关国家法律法规，以及《企业内部控制基本规范》等行业准则，结合XX集团母公司关于供应链风险防控的总体要求，立足于公司内部餐饮服务保障的实际情况，为规范食材配送业务流程、防控食品安全与运营风险、提升管理效能而制定。制度旨在明确各层级、各主体的管理职责，完善风险防控体系，确保食材配送业务的合规、高效、安全运行，是公司全面风险管理体系的重要组成部分。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属各餐饮服务单位、食材配送中心及全体参与食材采购、运输、仓储、配送等环节的员工。具体适用场景包括但不限于：公司内部食堂、宴会服务、员工配餐等业务的食材供应全流程管理。第三条本制度下列术语定义如下：（一）“XX专项管理”是指公司围绕食材配送业务，从采购、运输、存储到配送等各环节，实施的风险识别、控制、预警、处置及持续改进的管理活动，涵盖合规管理、安全管理、质量管理等多维度内容。（二）“XX风险”是指在食材配送过程中可能出现的各类风险，包括但不限于：食品安全风险（如食材污染、过期、变质）、运营合规风险（如供应商资质不符、价格串通）、运输安全风险（如车辆故障、交通事故）、财务廉政风险（如虚报数量、利益输送）等。（三）“XX合规”是指食材配送业务所有活动均符合国家法律法规、行业规范、公司制度及合同约定的行为要求，强调合法合规与责任落实。第四条食材配送XX专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围覆盖所有食材配送业务场景与环节，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各岗位的管理责任与操作责任，实现责任闭环。（三）风险导向原则：聚焦高风险环节与关键控制点，优先配置资源，强化风险防控。（四）持续改进原则：通过动态评估与优化，不断完善管理机制与流程，提升防控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司食材配送XX专项管理的第一责任人，对专项管理工作的全面性、有效性负总责；分管领导为直接责任人，负责专项管理工作的组织协调、决策部署与监督考核。第六条公司设立XX专项管理领导小组，作为专项管理的决策与统筹机构。领导小组由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、相关职能部门负责人（如采购部、法务部、风控部、配送中心负责人等）。领导小组主要履行以下职能：（一）审议批准专项管理制度及重大风险应对方案；（二）统筹协调跨部门、跨单位的专项管理工作；（三）定期听取专项管理进展报告，研究解决重大问题；（四）对专项管理成效进行综合评价。第七条设立XX专项管理办公室（暂由采购部牵头），作为领导小组的日常执行与协调机构，具体职责包括：（一）牵头制定、修订专项管理制度，组织宣贯培训；（二）定期开展风险排查，编制风险清单与应对预案；（三）监督业务部门落实专项管理要求，跟踪整改闭环；（四）收集、分析管理数据，提出优化建议。第八条牵头部门（XX专项管理办公室）职责：（一）统筹推进专项管理制度体系建设，确保制度与业务发展同步；（二）组织开展专项风险识别与评估，动态更新风险库；（三）建立跨部门的监督考核机制，定期通报管理情况；（四）组织分层级培训，提升全员合规意识与操作能力。第九条专责部门职责：（一）法务部负责审核食材采购合同的合规性，监督供应商尽职调查流程；（二）风控部负责对配送环节的运营风险进行监控，参与重大风险处置；（三）质检部负责建立食材质量追溯体系，监督存储、配送过程中的质量管控；（四）财务部负责审核配送费用的合理性，防范财务廉政风险。第十条业务部门/下属单位职责：（一）食材采购部门负责供应商筛选、合同签订、验收等环节的合规操作；（二）配送中心负责运输过程的安全管控、车辆维护、配送时效保障；（三）餐饮服务单位负责食材的存储规范、先进先出管理、使用前查验；（四）各业务单位应建立内部自查机制，及时发现并上报管理漏洞。第十一条基层执行岗合规操作责任：（一）所有参与食材配送的岗位人员必须签署《岗位合规承诺书》，明确个人职责；（二）员工有权拒绝执行违反制度要求的行为，并及时向直属上级或XX专项管理办公室报告风险隐患；（三）操作人员需按标准执行验收、存储、运输等流程，确保全程可追溯。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商管理：业务操作合规标准：建立供应商准入机制，要求供应商提供营业执照、食品经营许可证、ISO认证等资质证明，定期开展现场审核与绩效考核；实施合格供应商名录管理，严禁引入“三无”或高风险供应商。禁止性行为：严禁通过贿赂获取供应商资源、严禁与利益相关方进行不正当合作。重点防控点：防范供应商资质造假、产品质量不合格、价格串通等风险。第十三条采购流程管理：业务操作合规标准：实行集中采购与分散采购相结合的模式，采购需求必须经业务部门审批，采购合同需经法务部审核；重大采购项目采用公开招标或邀请招标方式，确保流程透明。禁止性行为：严禁指定供应商、严禁规避招标程序、严禁泄露采购信息。重点防控点：防范采购环节的权钱交易、利益输送、价格虚高。第十四条验收管理：业务操作合规标准：建立双人验收制度，核对供应商资质、数量、规格、生产日期、保质期等，验收合格后方可签收；对不合格食材坚决拒收并记录，及时反馈供应商。禁止性行为：严禁伪造验收记录、隐瞒验收问题。重点防控点：防范因验收疏漏导致的食品安全风险或资产损失。第十五条运输管理：业务操作合规标准：配送车辆需符合食品安全标准，配备温控设备（如冷链运输），司机需持有效证件上岗，运输路线需规划最优，避免延误；途中发生异常需立即报告。禁止性行为：严禁超载运输、严禁将食材与有害物质混装。重点防控点：防范运输过程中的污染、变质、丢失。第十六条存储管理：业务操作合规标准：仓库需分区分类存放食材，遵循“先进先出”原则，定期检查库存，防止过期；冷链食材需全程监控温度，确保符合要求。禁止性行为：严禁将临期食材作普通品销售、严禁仓库管理混乱导致交叉污染。重点防控点：防范因存储不当导致的食品安全事故。第十七条配送时效管理：业务操作合规标准：制定标准配送时间表，确保食材在规定时间内送达，特殊食材（如鲜活）需优先安排；配送前核对订单，配送后确认签收。禁止性行为：严禁无理由延误配送、严禁未经许可擅自改变配送路线。重点防控点：防范因配送不及时导致的食材损耗或品质下降。第十八条合规记录管理：业务操作合规标准：建立食材配送全流程电子化记录系统，包括采购合同、验收单、运输轨迹、温度监控数据等，保存期限不少于三年；记录需真实、完整、可追溯。禁止性行为：严禁篡改记录、伪造数据。重点防控点：防范因记录缺失或造假导致的监管处罚或责任认定不清。第十九条内部审计管理：业务操作合规标准：每年开展至少一次专项审计，重点抽查供应商管理、验收流程、费用报销等环节，审计结果需书面报告领导小组。禁止性行为：严禁隐瞒审计发现的问题、严禁干预审计工作。重点防控点：防范因内部管控失效导致的风险累积。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制：（一）XX专项管理办公室每年至少开展一次制度评估，根据国家政策变化、行业新规、业务调整及时修订制度；（二）重大法律法规修订后，需在一个月内完成制度衔接工作；（三）修订后的制度需经领导小组审议通过，并组织全员培训。第十三条风险识别预警机制：（一）每年第一季度编制年度风险清单，明确风险点、等级、防控措施；（二）每季度开展一次专项风险排查，由XX专项管理办公室牵头，联合相关部门实施；（三）对高风险项发布预警通知，要求业务部门限期整改，并跟踪闭环。第十四条合规审查机制：（一）将合规审查嵌入业务流程，采购合同签订前需经法务部审查，配送环节需经风控部抽查；（二）“未经合规审查不得实施”作为铁律，违反者需承担相应责任；（三）建立审查台账，记录审查过程与结果，作为绩效考核依据。第十五条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，重大风险需上报领导小组决策；（二）发生风险事件需立即启动应急预案，如暂停采购、调整配送路线等；（三）建立责任协同机制，相关部门需协同处置，并及时上报处置进展。第十六条责任追究机制：（一）违规情形：如供应商资质造假、验收失职、记录造假等，根据情节轻重给予警告、罚款、降级等处分；（二）处罚标准：轻微违规处以500-2000元罚款，重大违规取消评优资格，涉嫌违法的移交司法机关；（三）责任联动：违规行为将纳入绩效考核，并与绩效奖金、评优评先挂钩。第十七条评估改进机制：（一）每年年底开展专项管理成效评估，从制度执行率、风险控制效果、业务效率等维度进行量化评分；（二）评估结果需提交领导小组审议，作为制度优化的依据；（三）针对评估发现的漏洞，需制定整改计划，明确责任人与完成时限。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障：（一）公司主要负责人需在季度会议上听取专项管理汇报，解决重大障碍；（二）各业务部门负责人需定期召开专题会议，传达制度要求，部署防控任务；（三）建立责任追究倒查机制，对未落实管理要求的部门负责人进行约谈。第十九条考核激励机制：（一）将专项合规情况纳入部门年度考核指标，占比不低于10%；（二）对在风险防控中表现突出的团队或个人给予奖励，奖励金额不超过年度绩效奖金的20%；（三）连续两年考核不合格的部门，需制定专项整改方案，并由领导小组督办。第二十条培训宣传机制：（一）管理层培训：每半年组织一次合规履职培训，重点讲解制度红线与责任追究条款；（二）一线员工培训：每月开展一次操作规范培训，通过案例分析强化风险意识；（三）发布《XX专项合规手册》，供员工随时查阅，作为培训补充材料。第二十一条信息化支撑：（一）开发食材配送管理平台，实现供应商管理、采购审批、配送监控等功能自动化；（二）利用物联网技术实时监控冷链食材的温度、湿度等数据，异常自动报警；（三）建立数据共享机制，确保采购、仓储、配送各环节信息互联互通。第二十二条文化建设：（一）在公司内部网站开设“合规专栏”，定期发布制度解读、案例警示等内容；（二）组织全员签订《合规承诺书》，将承诺内容作为员工档案的一部分；（三）评选年度“合规标兵”，树立正面典型，营造“人人讲合规”的氛围。第二十三条报告制度：（一）风险事件报告：发生重大风险事件需在2小时内上报XX专项管理办公室，并于24小时内提交初步处置方案；（二）年度管理报告：每年12月31日前提交年度管理情况报