建筑业收付款财务制度

PAGE建筑业收付款财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范建筑业收付款行为，确保公司资金安全、高效运作，保障公司及相关方的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有建筑工程项目的收付款业务，包括但不限于工程预付款、进度款、结算款、质保金等款项的收取与支付。（三）基本原则1.合法性原则：收付款业务必须严格遵守国家法律法规和行业规范，确保每一笔款项的收支都合法合规。2.准确性原则：财务人员应准确记录每一笔收付款业务，确保账目清晰、数据准确，为公司财务管理提供可靠依据。3.及时性原则：及时办理收付款业务，避免因款项收付不及时影响工程进度或导致公司财务风险增加。4.安全性原则：加强资金安全管理，采取必要的风险防控措施，确保公司资金安全。5.权责明确原则：明确各部门及人员在收付款业务中的职责和权限，做到责任到人，避免出现推诿扯皮现象。二、收款管理（一）收款流程1.合同签订阶段业务部门在与客户签订建筑工程合同前，应明确收款条款，包括收款方式、收款时间、收款比例等，并将相关条款提交财务部门审核。财务部门对合同收款条款进行审核，重点审查其是否符合公司利益、是否符合法律法规及行业惯例，如有问题及时与业务部门沟通修改。2.款项催收阶段业务部门负责按照合同约定及时向客户催收工程款。在工程建设过程中，根据工程进度和合同约定，提前通知客户准备付款事宜。对于即将到期的应收款项，业务部门应填写《工程款催收通知单》，详细注明应收款项的金额、到期时间、客户名称等信息，提交给财务部门备案。财务部门定期对到期应收款项进行梳理，与业务部门核对催收情况，并协助业务部门做好催收工作。3.款项收取阶段客户支付工程款时，业务部门应及时通知财务部门。财务部门根据合同约定及实际收款情况，开具合法有效的收款凭证。收款凭证应包括发票、收据等，发票开具应符合国家税收法律法规的规定，确保发票内容真实、准确、完整。财务人员收到款项后，应及时进行账务处理，在收款当日或次日将款项存入公司指定银行账户，并登记银行存款日记账。（二）收款方式1.银行转账：鼓励客户采用银行转账方式支付工程款，财务部门应向客户提供公司银行账户信息，并要求客户在转账时注明工程名称、款项用途等信息，以便财务人员准确核对入账。2.支票：如客户采用支票支付工程款，财务人员应认真审核支票的真实性、有效性，包括支票的出票日期、金额、收款人名称、印章等。收到支票后，及时填写进账单送存银行，待银行确认款项到账后进行账务处理。3.现金：原则上不接受现金支付工程款。如因特殊情况确需收取现金的，应提前经财务部门负责人批准，并严格按照现金管理规定进行操作。收取现金时，必须由两人以上在场，当面清点现金金额，并开具收款收据。收取的现金应及时存入公司银行账户，不得坐支现金。（三）应收账款管理1.建立应收账款台账：财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、合同金额、已收金额、未收金额、收款时间、逾期情况等信息。定期对应收账款进行清理和核对，确保台账数据准确无误。2.账龄分析：每月末，财务人员对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照账龄长短进行分类统计，分析应收账款的构成和回收情况。对于账龄较长的应收账款，及时与业务部门沟通，共同制定催收措施。3.坏账准备计提：根据公司实际情况，按照国家会计准则的规定，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，经公司管理层批准后，按照规定程序进行核销处理。核销后的应收账款应进行备查登记，如有收回情况，应及时入账。三、付款管理（一）付款流程1.申请审批阶段各部门因业务需要支付款项时，应填写《付款申请表》，详细注明付款事由、付款金额、收款单位名称、付款方式等信息，并附上相关合同、发票、验收报告等证明文件。《付款申请表》经部门负责人审核签字后，提交给财务部门审核。财务部门重点审核付款申请是否符合合同约定、是否具备合法有效的证明文件、付款金额是否准确等。财务审核通过后，将《付款申请表》提交给公司管理层审批。公司管理层根据公司资金状况、业务需求等因素进行审批，对于重大款项支付，应经公司董事会或股东会审议通过。2.款项支付阶段经审批通过的付款申请，财务部门按照审批意见安排资金支付。对于银行转账支付的款项，财务人员应认真核对收款单位名称、银行账号等信息，确保付款信息准确无误。支付款项时，应严格按照公司规定的付款流程进行操作，如通过网上银行支付，应使用公司授权的网银U盾，并按照系统操作提示进行付款确认。对于现金支付的款项，应严格遵守现金管理规定，由财务人员或指定专人前往银行提取现金，并在规定的安全范围内进行支付。支付现金时，必须要求收款人签字确认，并留存相关证明文件。（二）付款方式1.银行转账：优先采用银行转账方式支付款项，确保资金支付安全、快捷。在办理银行转账时，应准确填写收款单位名称、银行账号、开户行等信息，避免因信息错误导致款项支付失败或延误。2.支票：如因特殊情况需要使用支票支付款项，财务人员应按照支票管理规定，正确填写支票内容，确保支票的真实性、有效性。在支票交付给收款人时，应要求收款人在支票存根上签字确认，并做好交接记录。3.商业汇票：根据业务实际情况，可采用商业汇票方式支付款项。财务人员应严格按照商业汇票管理规定，对商业汇票的真实性、有效性进行审核，确保商业汇票的承兑风险可控。在收到商业汇票后，应及时进行背书转让或贴现等处理，确保公司资金及时回笼。（三）预付款管理1.预付款审批：业务部门在申请工程预付款时，应详细说明预付款的用途、金额、支付时间等，并提交相关合同文件。财务部门对预付款申请进行审核，重点审查预付款金额是否符合合同约定、是否具备支付条件等。预付款申请经公司管理层审批通过后，方可支付。2.预付款跟踪：财务部门建立预付款台账，对预付款的支付情况和使用进度进行跟踪管理。定期与业务部门核对预付款使用情况，确保预付款按照合同约定用于工程建设，避免出现预付款挪用或浪费现象。3.预付款冲抵：在工程进度款结算或工程竣工结算时，应按照合同约定将预付款冲抵相应的工程款。（四）进度款管理1.进度款申请：业务部门根据工程实际进度，按照合同约定的进度款支付比例，填写《工程进度款申请表》，详细注明已完成的工程量、工程质量情况、应支付的进度款金额等信息，并附上相关工程进度报告、验收资料等证明文件。2.进度款审核：财务部门对业务部门提交的《工程进度款申请表》及相关证明文件进行审核，重点审查工程进度是否属实、工程量计算是否准确、应支付的进度款金额是否符合合同约定等。审核通过后，提交给公司管理层审批。3.进度款支付：经公司管理层审批通过的工程进度款申请，财务部门按照审批意见及时安排资金支付。进度款支付应严格按照合同约定的付款方式和时间进行，确保工程建设顺利进行。（五）结算款管理1.竣工结算申请：工程竣工后，业务部门应及时组织相关人员进行工程竣工结算，并填写《工程竣工结算申请表》，详细注明工程竣工结算金额、已支付的工程款金额、应支付的结算款金额等信息，并附上工程竣工报告、工程结算书、竣工验收备案表等证明文件。2.竣工结算审核：财务部门会同审计部门等相关部门对业务部门提交的《工程竣工结算申请表》及相关证明文件进行审核。审核内容包括工程结算金额的准确性、合同执行情况、工程质量情况等。审核过程中，如有疑问或争议，应及时与业务部门沟通核实。3.结算款支付：经审核通过的工程竣工结算申请，财务部门按照公司规定的付款流程安排结算款支付。结算款支付前，应确保工程质量符合合同要求，且已办理完相关竣工手续。对于结算款中涉及的质保金，应按照合同约定的质保期和质保金退还方式进行管理。（六）质保金管理1.质保金预留：在工程竣工结算时，按照合同约定预留一定比例的工程款作为质保金。质保金的预留比例和期限应符合国家法律法规及行业惯例，并在合同中明确约定。2.质保期管理：在质保期内，业务部门应负责对工程质量进行跟踪检查，及时处理客户提出的质量问题。如因工程质量问题导致客户损失，公司应按照合同约定承担相应的赔偿责任。3.质保金退还：质保期满后，如工程质量无问题，业务部门应填写《质保金退还申请表》，附上客户出具的工程质量合格证明文件，提交给财务部门审核。财务部门审核通过后，按照合同约定将质保金退还客户。如质保期内出现质量问题，公司应扣除相应的质保金用于维修或赔偿客户损失，剩余质保金在问题解决后退还客户。四、财务核算与监督（一）财务核算1.账务处理：财务人员应按照国家会计准则和公司财务制度的规定，对每一笔收付款业务进行准确的账务处理。及时记录收款、付款的日期、金额、来源、去向等信息，确保账目清晰、准确。2.会计凭证管理：收付款业务发生后，应及时取得或填制合法有效的原始凭证，并按照会计凭证装订规范进行整理、装订。会计凭证应妥善保管，以便日后查阅和审计。3.财务报表编制：定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，真实、准确、完整地反映公司的财务状况和经营成果。财务报表应经财务负责人审核签字后报送公司管理层及相关部门。（二）财务监督1.内部审计：公司内部审计部门定期对收付款业务进行审计，检查收付款流程是否合规、账务处理是否准确、资金安全是否得到保障等。对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.财务检查：财务部门定期对收付款业务进行自查，重点检查收款是否及时入账、付款是否符合审批程序、应收账款管理是否规范等。对自查发现的问题，及时进行整改，确保财务管理工作规范有序。3.风险管理：加强收付款业务的风险管理，对可能出现的财务风险进行识别、评估和控制。如对大额款项支付、逾期应收账款等风险点进行重点监控，制定相应的风险应对措施，降低公司财务风险。五、票据管理（一）发票管理1.发票开具：财务部门按照国家税收法律法规的规定，在确认收入实现时及时开具发票。发票开具应确保内容真实、准确无误，包括发票抬头、税号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。2.发票领取与保管：设立发票专用登记簿，详细记录发票的领取、开具、作废、退回等情况。发票由专人负责保管，存放于安全、干燥、防火、防盗的场所。定期对发票进行盘点，确保发票数量与登记簿记录一致。3.发票作废与红冲：如因开票有误等原因需要作废发票，应在开票系统中及时进行作废操作，并将作废发票的所有联次妥善保管，不得丢失。如需要开具红字发票，应按照国家税务总局的规定办理相关手续，并确保红字发票开具的真实性、合法性。（二）收据管理1.收据开具：业务部门因收取工程款等需要开具收据的，应向财务部门申请领取收据。财务部门按照规定的格式和内容开具收据，并加盖公司财务专用章。收据开具应注明收款日期、收款金额、收款事由、付款单位名称等信息。2.收据