通讯管理考核制度

PAGE通讯管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司通讯管理，规范通讯行为，提高通讯效率，确保通讯信息的安全与准确，特制定本考核制度。本制度适用于公司全体员工，旨在通过明确的考核标准，引导员工正确使用通讯工具，保障公司通讯工作的顺畅进行，促进公司整体运营效率的提升。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工在工作期间使用各类通讯工具（包括但不限于固定电话、移动电话、即时通讯工具、电子邮件等）进行工作沟通、业务联系及信息传递等相关活动。（三）基本原则1.合规性原则：通讯管理考核制度严格遵守国家相关法律法规以及行业标准，确保公司通讯行为合法合规。2.效率性原则：以提高通讯效率为核心，鼓励员工采用高效、便捷的通讯方式，及时准确地传递信息，避免因通讯不畅导致工作延误。3.安全性原则：高度重视通讯信息的安全，防止信息泄露、丢失或被恶意篡改，保障公司和员工的利益。4.公平公正原则：考核标准明确、统一，对所有员工一视同仁，确保考核结果客观公正，能够真实反映员工的通讯工作表现。二、通讯工具使用规范（一）固定电话1.接听要求公司固定电话应在响铃三声内接听，礼貌问候并自报部门及姓名。例如：“您好，[部门名称]，[姓名]”。如遇紧急情况或重要客户，应优先接听，不得推诿。接听电话时要专注倾听对方讲话，不得随意打断，如有必要记录信息，应确保记录准确完整。2.拨打要求拨打固定电话前，应确认对方部门及分机号码，避免误拨。通话内容应简洁明了，直奔主题，避免冗长无关的交谈。如需传达重要事项或复杂信息，应提前整理思路，确保表达清晰准确。通话结束时，应礼貌道别，待对方挂断电话后再放下听筒。例如：“感谢您的来电，祝您工作顺利，再见。”（二）移动电话1.工作时间工作时间内，员工应保持手机畅通，以便及时接收工作任务和沟通信息。如因特殊原因需要暂时关机或无法接听，应提前向直属上级报备，并说明预计恢复通讯的时间。接到工作电话时，应尽快找安静、合适的场所接听，避免干扰他人工作。通话过程中要注意语言文明，态度诚恳。2.使用场景在会议、培训、重要活动等场合，应将手机调至静音或关机状态。如有紧急情况需要接听电话，应先向主持人或相关负责人示意，然后移步到不影响活动进行的区域接听，并尽量缩短通话时间。在办公区域内，不得使用手机进行与工作无关的娱乐活动，如玩游戏、看视频、听音乐等。（三）即时通讯工具1.添加好友因工作需要添加公司内部人员为即时通讯工具好友时，应使用真实姓名，并注明所在部门。添加外部业务合作伙伴为好友时，需经直属上级批准，并在添加备注中详细说明对方身份及业务关系。2.群组管理创建工作群组应明确群组目的和适用范围，仅限与工作相关的人员加入。群组成员应遵守群规，不得在群内发送与工作无关的信息，如低俗、广告、谣言等内容。重要工作信息应在群内及时准确传达，但避免频繁刷屏。如需讨论复杂问题或详细信息，可通过私聊或其他合适方式进行。3.沟通规范使用即时通讯工具沟通时，语言应简洁明了、逻辑清晰，避免使用模糊不清或容易引起歧义的表述。在工作群中发布重要信息时，应先简要说明内容要点，确保其他成员能够及时关注。如有附件或详细资料，应提前整理好并确保格式规范，方便他人查看。（四）电子邮件1.邮件格式邮件主题应简洁准确地概括邮件主要内容，便于收件人快速了解邮件主旨。例如：“关于[项目名称]的合作方案[部门名称][姓名]”。邮件正文应条理清晰，分段阐述主要内容。开头应礼貌问候，结尾应注明发件人姓名、部门及联系方式。如有附件，应在邮件正文中明确说明附件内容，并确保附件命名规范，易于识别。2.发送要求发送邮件前，应仔细核对收件人地址、邮件内容及附件，确保信息准确无误。根据邮件内容的重要性和紧急程度，合理选择发送对象和发送时间。对于重要紧急的邮件，可通过电话等方式提醒收件人及时查收。避免发送不必要的邮件，尽量精简邮件内容，提高沟通效率。对于已发送的邮件，如发现内容有误或需要补充信息，应及时发送更正邮件，并在原邮件中注明相关情况。三、通讯信息安全管理（一）信息保密1.员工应严格遵守公司信息保密制度，对在通讯过程中涉及的公司机密信息、客户信息、商业秘密等予以保密，不得泄露给任何无关人员。2.在使用通讯工具传输敏感信息时，应采取加密措施，如使用加密邮件、加密即时通讯工具等，确保信息在传输过程中的安全性。3.禁止在公共网络环境下通过通讯工具传输公司敏感信息，如需传输，应使用公司内部网络或安全的虚拟专用网络（VPN）。（二）数据备份1.定期对重要通讯数据进行备份，包括但不限于邮件、即时通讯聊天记录等。备份频率可根据数据重要性和变动情况确定，一般每月至少进行一次全量备份，每周进行一次增量备份。2.备份数据应存储在安全可靠的介质上，并分别存储在不同的物理位置，以防数据丢失或损坏。例如，一份存储在公司内部服务器，另一份存储在外部存储设备或云存储平台。3.建立数据备份检查机制，定期检查备份数据的完整性和可用性，确保在需要时能够及时恢复数据。（三）网络安全1.员工应注意保护通讯工具所连接的网络安全，避免在通讯过程中遭受网络攻击、病毒感染等安全威胁。2.不得随意在公司网络环境下安装未经授权的软件或设备，以免影响网络安全和正常通讯。3.如发现通讯工具出现异常情况，如无法正常连接网络、收到可疑信息等，应及时向公司信息技术部门报告，并按照要求采取相应的安全措施。四、通讯考核指标及评分标准（一）接听响应及时性（20分）1.考核标准固定电话在响铃三声内接听，得10分；每超过一声扣2分，扣完为止。移动电话在工作时间内及时接听工作电话，无漏接情况，得10分；出现一次漏接扣5分，多次漏接酌情加重扣分。2.评分方式通过公司内部通讯记录系统、同事反馈及抽查通话记录等方式进行考核评分。（二）通讯内容准确性（20分）1.考核标准通讯过程中传达的信息准确无误，无明显错误或歧义，得15分。每出现一次因信息传达不准确导致工作延误或误解的情况，扣5分；造成严重后果的，该项不得分。2.评分方式根据工作结果反馈、相关工作记录及与信息接收方的沟通核实情况进行评分。（三）通讯效率（20分）1.考核标准能够高效利用通讯工具，及时回复重要信息和处理工作事务，得10分。对于紧急重要的通讯任务，在规定时间内完成并反馈结果，得10分；每延迟一次扣5分。2.评分方式依据工作任务的时间要求、通讯记录及相关工作流程的执行情况进行评分。（四）通讯工具使用规范性（20分）1.考核标准严格遵守固定电话、移动电话、即时通讯工具、电子邮件等通讯工具的使用规范，得15分。每出现一次违反使用规范的行为，如在办公区域使用手机进行娱乐、在群内发送无关信息等，扣2分；情节严重的，每次扣5分。2.评分方式通过日常观察、通讯工具使用记录及同事举报等方式进行考核评分。（五）通讯信息安全意识（20分）1.考核标准积极参加公司组织的通讯信息安全培训，了解并掌握相关安全知识，得5分。在通讯过程中严格遵守信息保密制度，未发生信息泄露事件，得10分；每发生一次信息泄露事件，该项不得分。按照要求定期进行通讯数据备份，数据备份完整可用，得5分；未按规定备份或备份数据出现问题，酌情扣分。2.评分方式根据培训记录、安全事件报告及数据备份检查情况进行评分。五、考核流程（一）考核周期通讯管理考核以自然月为考核周期，每月初对上一自然月的通讯情况进行考核。（二）数据收集1.公司信息技术部门负责收集与通讯考核相关的数据，包括但不限于固定电话通话记录、移动电话通话记录、即时通讯工具聊天记录、电子邮件收发记录等。2.各部门应指定专人负责协助收集本部门员工的通讯相关信息，并确保信息的真实性和完整性。（三）考核评分1.人力资源部门根据收集到的数据，按照通讯考核指标及评分标准进行逐一评分。2.在评分过程中如有疑问或争议，可向相关部门或人员进行核实确认，确保评分结果客观公正。（四）结果公示1.考核结果经审核无误后，在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。2.公示期间，员工如有异议，可向人力资源部门提出申诉，人力资源部门应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给申诉员工。（五）结果应用1.通讯管理考核结果与员工绩效奖金、晋升、评优等挂钩。考核成绩优秀的员工，在绩效奖金分配、晋升机会、评优表彰等方面给予优先考虑；考核成绩不达标或出现严重通讯违规行为的员工，将根据公司相关规定进行相应的处罚，如扣减绩效奖金、取消晋升资格等。2.连续[X]个月通讯考核成绩排名末位的员工，公司将对其进行诫勉谈话，并要求制定改进计划；如改进效果不明显，公