珠宝公司生产耗材采购细则

珠宝公司生产耗材采购细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国产品质量法》等相关国家法律法规，参照《珠宝玉石质量鉴别规范》（GB16552）、《贵金属首饰术语》（GB/T18106）等行业标准，以及《联合国跨国公司行为守则》等国际公约，结合珠宝公司生产耗材采购业务特性及内部管理需求制定。针对当前采购流程不规范、供应商管理缺失、价格波动风险高、合规隐患突出等管理痛点，旨在规范生产耗材采购行为，强化风险防控，提升采购效率，保障生产稳定运行，实现采购管理价值创造。

1.2适用范围与对象

本细则适用于公司所有生产部门、仓储物流部、财务部、采购部及涉及采购业务的相关人员，包括正式员工、经授权的外包团队及合作单位。覆盖生产耗材（如贵金属原料、宝石、镶嵌辅料、包装材料等）的采购申请、供应商选择、合同签订、订单执行、到货验收、付款结算全流程管理。例外适用场景包括紧急采购（单次金额低于人民币1万元且年累计不超过3次）及内部调剂，此类场景需经采购部及财务部联合审批备案。重大采购事项（单次金额超过人民币500万元）需提交总经理办公会审议。

1.3核心原则

遵循以下核心原则：

（1）合规性原则：严格遵守法律法规及行业规范，确保采购行为合法合规；

（2）权责对等原则：明确各层级审批权限与责任主体，避免权责脱节；

（3）风险导向原则：实施差异化管控，重点防范高价值耗材采购、供应商集中度高等风险；

（4）效率优先原则：优化流程节点，压缩审批时限，提升采购响应速度；

（5）持续改进原则：定期复盘流程执行情况，动态调整管理措施；

（6）合同管理原则：坚持平等自愿、公平诚信原则，规范合同签订与履行。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性管理制度，与《公司内部控制手册》《财务报销管理办法》《供应商管理办法》等制度构成管理闭环。其中，采购金额需符合《财务报销管理办法》中付款审批权限规定；涉及贵金属等高风险物资采购需执行《供应商管理办法》中特殊供应商准入要求。制度冲突时，以本细则为准，重大事项由风险管理委员会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司采购管理遵循“董事会决策-总经理统筹-采购部执行-相关部门协同-内控监督”五级架构。董事会负责重大采购策略审批；总经理办公会审议单次金额超过人民币200万元的采购计划；采购部承担采购业务全流程执行；财务部负责付款审核与资金管理；内控部实施流程监督与风险评估。生产部门作为需求发起方，需对采购需求真实性负责。

2.2决策机构与职责

董事会负责制定年度采购预算上限（不超过年度总产出的10%），审议金额超过人民币1000万元的采购项目；总经理办公会审议金额在人民币200万-1000万之间的采购项目，审批需附风险评估报告。重大事项决策需三分之二以上董事同意。

2.3执行机构与职责

采购部职责包括：

（1）采购需求汇总（主责：采购部，配合：生产部）；

（2）供应商资质审核（主责：采购部，配合：内控部）；

（3）价格谈判与合同签订（主责：采购部，配合：财务部）；

（4）订单跟踪与到货验收（主责：采购部，配合：仓储物流部）；

（5）采购数据统计分析（主责：采购部，配合：财务部）。

财务部负责采购资金支付（主责：财务部，配合：采购部），需核对合同、验收单等完整资料。

2.4监督机构与职责

内控部监督采购流程符合制度要求（高风险点：供应商选择、价格谈判环节），每年开展至少一次专项审计；合规部负责涉外采购的属地法规适配（如欧盟RoHS指令适用场景）。审计结果需提交总经理办公会审议，并纳入相关部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立月度采购协调会（主责：采购部，参会：生产部、仓储部），解决跨部门争议。跨境采购需提前与目标国合规部门沟通（主责：法务部，配合：采购部）。异常采购事件需在2小时内启动跨部门应急响应。

第三章采购管理标准

3.1管理目标与核心指标

设定以下管理目标：

（1）采购计划达成率≥95%；

（2）供应商合格率≥98%；

（3）采购价格波动率≤5%；

（4）合同签订及时率100%。

核心KPI包括：合同审批时效≤3个工作日、紧急采购响应时效≤4小时、到货验收差错率≤0.5%。

3.2专业标准与规范

（1）质量标准：贵金属纯度≥99.9%，宝石需附国际权威证书；

（2）合规标准：禁止采购含冲突矿产（如刚果钴）的产品，需提供社会责任认证（如OECD指南）；

（3）技术标准：特殊工艺耗材需符合《珠宝加工工艺规范》（企业标准Q/JE003）；

（4）风险控制点及措施：

-高风险点（金额>500万元采购）：需实施多供应商比价，主责：采购部；

-中风险点（供应商集中度>30%）：强制实施年度供应商绩效评估，主责：采购部；

-低风险点（日常辅料采购）：可采用集采模式，主责：采购部。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，应用工具包括：

（1）ERP系统管理采购订单与库存（主责：IT部，配合：采购部）；

（2）供应商关系管理系统（SRM）进行供应商协同（主责：采购部）；

（3）电子招投标平台处理竞争性采购（主责：采购部，配合：法务部）；

（4）数字化工具要求：所有采购需求需通过OA系统发起，实现流程可追溯。

第四章采购业务流程

4.1主流程设计

采购业务按“需求申请-预算审批-供应商选择-合同签订-订单执行-到货验收-付款结算-绩效评估”七步实施。具体操作标准：

（1）需求申请：生产部门填写《采购申请单》，需附消耗量测算表（主责：生产部）；

（2）预算审批：金额低于人民币50万元的由采购部备案，高于此金额的需经财务部审核（主责：财务部）；

（3）供应商选择：原则上采用比价方式，金额超过人民币100万元的需通过电子招投标平台（主责：采购部）；

（4）合同签订：核心条款需法务部审核（主责：法务部，配合：采购部）；

（5）订单执行：采购部每日监控订单进度，异常需在4小时内上报（主责：采购部）；

（6）到货验收：仓储部需在收货后6小时内完成验收，并留存影像资料（主责：仓储部）；

（7）付款结算：财务部收到验收单后5个工作日内完成付款（主责：财务部）。

4.2子流程说明

（1）紧急采购流程：生产部门提交《紧急采购申请单》并说明原因，采购部在2小时内完成供应商确认，金额低于人民币10万元的由采购部主管审批，高于此金额的需总经理特批（主责：采购部）；

（2）跨境采购流程：需提前通过法务部评估目标国采购风险，并适配当地海关法规（主责：法务部，配合：采购部）。

4.3流程关键控制点

（1）供应商准入控制：需通过ISO9001认证及行业黑名单核查（主责：采购部，配合：内控部）；

（2）价格控制：建立历史价格数据库，采购部每月分析价格变动趋势（主责：采购部）；

（3）验收控制：贵重耗材需双人验收，并经质检部复核（主责：仓储部，配合：质检部）。

4.4流程优化机制

每季度由采购部牵头组织跨部门复盘，重点关注以下环节：

（1）需求提报准确性（主责：生产部）；

（2）供应商选择效率（主责：采购部）；

（3）验收差错率（主责：仓储部）；

优化方案需经内控部评估后提交总经理办公会审议。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

采购权限按金额/风险等级/岗位层级分配：

（1）金额≤人民币10万元，风险等级低，采购部主管审批（主责：采购部）；

（2）人民币10万<金额≤人民币50万元，风险等级低，采购部经理审批（主责：采购部）；

（3）人民币50万<金额≤人民币200万元，风险等级中，分管副总审批（主责：采购部）；

（4）金额>人民币200万元，风险等级高，总经理办公会审议（主责：采购部）。

权限设置需在ERP系统中配置，禁止越权操作。

5.2审批权限标准

（1）审批层级：需求提报→预算审批→供应商选择→合同签订→付款结算，每级审批需留存审批记录；

（2）审批时限：常规审批≤3个工作日，紧急采购≤1个工作日；

（3）越权限制：禁止越级审批，特殊情形需经制度授权（如总经理特批）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期不超过1年，临时代理需经部门负责人书面批准，最长不超过15个工作日。授权书需留存档案备查。

5.4异常审批流程

（1）权限外采购：需提交《例外采购申请单》，附风险评估报告，经风险管理委员会审议（主责：采购部）；

（2）补批处理：需在发现越权后2小时内上报，审批路径按原权限上移一级（主责：采购部）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有采购业务需通过OA系统流转，电子文件与纸质单据同步存档；

（2）表单填报：采购申请单需包含需求量、单价、预估总金额等信息（主责：生产部）；

（3）痕迹留存：电子审批记录、供应商资质文件需在ERP系统归档，纸质文件存档于档案室。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查采购合同执行情况（高频风险点：付款环节）；

（2）专项监督：每年对金额超过人民币100万元的采购项目开展专项审计（主责：内控部）；

（3）突击检查：合规部每季度对跨境采购进行合规性检查（主责：合规部）。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月不少于2次，专项审计每年至少1次；

（2）审计内容：采购流程合规性、供应商管理有效性、价格合理性；

（3）整改要求：审计发现的问题需在15个工作日内完成整改，整改结果由内控部复核。

6.4执行情况报告

采购部每月提交《采购执行情况报告》，内容包括：

（1）采购计划完成率；

（2）供应商投诉处理情况；

（3）异常事件分析及改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

采购部绩效考核指标体系：

（1）KPI指标：采购成本降低率（权重20%）、供应商准时交付率（权重25%）、合同纠纷发生率（权重15%）；

（2）风险指标：重大采购差错率（权重10%）、合规处罚次数（权重30%）；

（3）协同指标：跨部门协作满意度（权重15%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度考核，采用定量与定性结合方法：

（1）数据统计：ERP系统自动生成KPI数据（主责：IT部，配合：采购部）；

（2）现场核查：内控部每季度抽取10%采购合同进行实地核查（主责：内控部）。

7.3问题整改机制

建立“闭环整改机制”：

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（2小时内响应）；

（2）责任追究：整改不力需追究相关责任人绩效考核扣分，重大问题提交纪律委员会处理。

7.4持续改进流程

（1）改进建议收集：通过OA系统定期收集业务部门优化建议；

（2）评估审批：采购部每月汇总建议，内控部评估可行性后提交总经理办公会审议（主责：采购部）；

（3）跟踪机制：改进措施实施后由采购部跟踪效果，并纳入下季度考核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：

-采购成本节约率超年度目标10%；

-成功开发优质供应商网络；

-及时处理重大采购风险；

（2）奖励类型：年度优秀采购团队（奖金+晋升机会）、个人突出贡献奖（物质奖励）；

（3）程序要求：采购部提名→部门负责人审核→分管副总批准→公示3个工作日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：采购流程轻微瑕疵（如单据漏填），需在下次提报中纠正；

（2）较重违规：未按权限审批金额超过人民币50万元的采购（需通报批评）；

（3）严重违规：收受贿赂或泄露商业秘密（移交司法机关处理）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚梯度：按违规金额/次数/后果分级处罚；

（2）程序要求：调查取证→书面告知→限期整改→审批处罚→申诉复核；

（3）合法合规：处罚标准需参照《公司员工手册》执行。

8.4申诉与复议

员工收到处罚通知后3个工作日内可向人力资源部提交申诉，人力资源部在5个工作日内组织复议，复议结果书面通知当事人。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大供应中断预案：启动备用供应商网络，采购部24小时内上报（主责：采购部）；

（2）价格暴涨预案：实施战略库存储备（≥3个月用量），并启动集中采购谈判（主责：采购部）；

（3）合规危机预案：针对欧盟RoHS指令等适用场景，建立快速响应机制（主责：法务部，配合：采购部）。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害导致的供应链中断、紧急出口订单等；

（2）审批要求：需经分管副总审批，并附《例外采购说明》，留存风险评估报告。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：法务部统筹危机公关，采购部配合提供供应链信息；

（2）沟通口径：由公关部统一发布声明，避免信息混乱；

（3）善后措施：每月复盘危机事件，修订相关预案。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由采购部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制手册》第3.2条；

（2）《财务报销管理办法》第2.1条；

（3）《供应商管理办法》第4.3条。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：出现新