珠宝公司原材料保管优化制度

珠宝公司原材料保管优化制度第一章总纲

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《珠宝玉石质量检验规范》（GB16552）、《贵金属饰品有害物质限量》（GB21073）、《联合国关于预防犯罪和罪犯待遇的公约》《联合国反腐败公约》等国家法律法规、行业标准及国际公约制定，结合公司“价值创造、风险防控、效率提升”核心导向，旨在规范珠宝公司原材料保管全生命周期管理，实现合规经营、降本增效及资产保值增值。鉴于原材料保管环节存在价值高、易损毁、需严防流失与污染等痛点，本制度核心目标在于建立“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环，平衡管控力度与运营效率，适配数字化转型与国际化经营需求。

1.2适用范围与对象

本制度适用于公司总部及所有分子公司原材料采购、入库、存储、领用、盘点、报废等全流程管理，覆盖供应链管理部、仓储部、生产部、质检部、财务部、法务合规部等相关部门及岗位，包括正式员工、外包服务商及合作单位。例外场景包括紧急调拨、政府征用等不可抗力事项，需经总经理办公会审批；涉及跨国业务时，须同时遵循目标国相关法律法规及本制度适配条款。

1.3核心原则

（1）合规性：严格遵守法律法规及行业标准，确保业务全流程合法合规。

（2）权责对等：明确各部门、岗位权责边界，确保管事有权、管事有责。

（3）风险导向：聚焦高价值、高风险环节，实施差异化管控。

（4）效率优先：优化流程节点，减少非增值操作，提升周转效率。

（5）持续改进：基于内外部监督结果，定期优化制度与流程。

（6）国际化适配：跨国业务需兼顾当地法律与公司标准，建立属地化监督机制。

1.4制度地位与衔接

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务报销管理制度》《采购管理办法》《库存盘点管理制度》等制度构成三级管理架构。冲突时，以本制度为准；与上级制度衔接不畅时，由内控部牵头协调，报总经理办公会审议。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司原材料保管管理实行“董事会-总经理-分管领导-部门负责人-岗位员工”五级管控架构。董事会负责重大事项决策；总经理办公会统筹全流程监督；分管领导负责部门间协同；部门负责人落实执行责任；岗位员工承担具体操作责任。

2.2决策机构与职责

董事会负责审批年度原材料保管预算、重大采购合同、盘点结果异常处理及制度修订；总经理办公会审议月度盘点报告、异常领用审批及跨部门协作方案。决策事项须形成会议纪要，存档备查。

2.3执行机构与职责

（1）供应链管理部：负责采购合同签订、供应商准入及到货验收，确保资质文件完整（高风控点，需双人核对）。

（2）仓储部：负责分区存储、温湿度监控、出入库扫码核销，每月开展自查（中风险点，需留存电子影像）。

（3）生产部：负责领用计划提报、领用过程监督，报废料需双人确认（中风险点，关联ERP系统自动预警）。

（4）质检部：负责入库抽检、过程监控、报废判定，出具检测报告（高风控点，需外送检测时备案）。

（5）财务部：负责价值核算、账实核对、异常报告，定期出具保管绩效报告（中风险点，需与仓储部双周对账）。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入“采购审批-入库核销-盘点抽检”三个关键内控环节，每季度开展专项测试（高风险点，需覆盖10%以上库存）。

（2）审计部：每年开展专项审计，重点核查高价值材料（如钻石≥1克拉）流转记录（高风险点，需形成审计底稿）。

（3）合规部：监督跨国业务原材料保管合规性，建立属地化风险数据库（中风险点，需每月更新）。

2.5协调与联动机制

建立“月度原材料保管联席会议”，由供应链管理部牵头，仓储部、生产部、财务部、内控部参与，解决跨部门争议。涉外业务需增设属地法务部协调，确保符合当地《海关法》《数据安全法》等要求。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：原材料账实偏差率≤1%，重大差错率0%，周转天数≤30天。

（2）核心KPI：采购订单平均处理时效≤5个工作日、入库准确率≥99%、盘点覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

（1）存储分区：高价值材料（钻石、铂金≥500克）需独立冷库存储，设置“双人双锁”制度（高风控点，需视频监控）。

（2）标识管理：入库需粘贴“二维码+RFID”双标识，扫码核销后方可出库（中风险点，关联WMS系统）。

（3）供应商准入：钻石供应商需提供GIA等权威证书，每年复核一次（高风控点，存档3年）。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（采购-存储-领用-报废），风险矩阵动态评估管控等级。

（2）管理工具：ERP系统实现采购-库存-生产联动；电子化台账留存所有操作痕迹；区块链技术存证高价值材料流转（适配数字化需求）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购环节：需求提报（生产部）→预算审批（财务部）→供应商比选（供应链部）→合同签订（法务部）→到货验收（质检部、仓储部，双人核对型号、数量、证书）→入库核销（仓储部，扫码生成电子台账）。

（2）存储环节：分区存储（高价值区需温湿度记录）→定期巡检（仓储部，每月一次）→盘点触发（财务部按季度发起，仓储部执行）。

（3）领用环节：领用申请（生产部）→审批（仓储部负责人）→扫码出库（仓储部，关联ERP扣减库存）。

（4）报废环节：报废申请（生产部）→质检鉴定（质检部）→审批（总经理）→扫码核销（仓储部，电子台账标记）。

4.2子流程说明

（1）紧急调拨：需附总经理签字申请，仓储部同步更新电子台账（中风险点，需电话通知财务部）。

（2）外送加工：需附加工合同及加工清单，加工后需双人核对回料（高风控点，存档加工记录）。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批：金额≥50万元需总经理办公会审议（高风险点，需附风险评估报告）。

（2）入库核销：扫码核销成功后方可出库，系统自动拦截重复操作（中风险点，关联ERP防错校验）。

（3）盘点触发：财务部发起盘点时需同步生成预警，仓储部48小时内响应（中风险点，需覆盖80%以上库存）。

4.4流程优化机制

每年7月由内控部牵头，结合数字化工具应用情况（如AI图像识别盘点），开展流程复盘。优化建议需经业务部门及IT部论证，报总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

（1）采购金额权限：≤10万元由仓储部负责人审批，>10万元至≤50万元由分管领导审批，>50万元由总经理办公会审批。

（2）领用权限：≤1克贵金属由生产车间主任审批，>1克至≤10克需仓储部负责人审批，>10克由分管领导审批。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：限时3个工作日，超期视为默认同意；紧急业务需加急通道，由分管领导特批。

（2）跨部门审批：需主责部门发起，配合部门24小时内反馈，超期视为无异议。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，明确授权范围、期限（≤6个月），备案至内控部。临时代理需部门负责人签字，最长15个工作日，结束后及时交接。

5.4异常审批流程

（1）紧急业务：需附风险评估报告及总经理签字，系统自动生成预警，财务部同步核查。

（2）权限外业务：需逐级上报至总经理，审批通过后方可执行，存档备查。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：所有环节需在ERP系统留痕，纸质单据按月装订归档（存档3年）。

（2）电子化要求：扫码核销时需同步上传图像，系统自动比对实物与单据（中风险点，需每月抽查10%）。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：仓储部每日巡检，内控部每周抽查；

（2）专项监督：每年6月由审计部牵头，覆盖采购、存储、领用全流程；

（3）突击检查：内控部每月随机抽取高价值材料（如钻石≥0.5克拉）核对实物与台账。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥2次，专项检查每季度≥1次，审计每年≥1次。

（2）检查方式：现场核对+系统抽检+访谈抽查，重大问题形成《整改通知书》，逾期未整改按《违规处理办法》处理。

6.4执行情况报告

每月5日前由仓储部提交《原材料保管执行报告》，含账实差异、异常领用、盘点结果等，存档备查。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI权重：账实偏差率（20%）、采购及时率（20%）、盘点准确率（20%）、违规次数（20%）、数字化工具应用（20%）。

（2）评分标准：按月评分，连续3个月90分以上可申请专项奖励。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核由内控部汇总，季度考核由总经理办公会审议。

（2）方法：数据统计（ERP系统导出）+现场核查（抽检仓储部台账）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内整改）、重大问题（30个工作日内整改）、紧急问题（24小时内整改）。

（2）责任追究：整改不力者按《员工手册》处理，重大问题追究部门负责人责任。

7.4持续改进流程

（1）建议收集：通过OA系统匿名提交，内控部每月整理。

（2）优化审批：优化方案需经业务部门及IT部论证，报分管领导审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：连续6个月账实偏差率0、发现重大安全隐患、提出数字化优化方案被采纳。

（2）奖励标准：精神奖励（通报表扬）+物质奖励（1000-10000元）。

（3）程序：部门推荐→内控部审核→总经理审批→公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未按规定扫码核销（扣10分，罚款500元）。

（2）较重违规：账实差异率1%-2%（通报批评，罚款2000元）。

（3）严重违规：高价值材料流失（追究法律责任，解雇）。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚方式：警告（书面）+罚款+降级+解雇。

（2）程序：调查取证（2个工作日）→告知（3个工作日）→审批（分管领导）→执行。

8.4申诉与复议

员工可自收到处罚通知后3个工作日内向人力资源部申诉，人力资源部5个工作日内组织复议，复议结果存档。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）重大盗窃预案：发现时立即切断电源、封锁现场、报警，同时冻结相关账户。

（2）自然灾害预案：地震时将高价值材料转移至备用仓库，恢复后重新盘点。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：政府征用、突发疫情封锁。

（2）处理流程：业务部门提交申请→法务部评估风险→总经理审批→备案。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部负责发布声明，法务部提供法律支持。

（2）善后措施：赔偿标准参照《产品质量法》，跨国业务需聘请当地律师处理。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由内控部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2023〕1号）第5.2条

（2）《财务报销管理制度》（财字〔2023〕2号）第3.1条

（3）《采购管理办法》（采字〔2023〕3号）第4.3条

10.3修订与废止程序

修订需经总经理办公会审议，报董事会批准，修订后30个工作日内开展全员培训。废止时需发布废止通知