纺织公司档案管理规范办法

纺织公司档案管理规范办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本规范办法依据《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》（国家档案局令第10号）、《纺织工业档案管理办法》（工信部规〔2020〕17号）及《联合国教科文组织关于保护世界文化和自然遗产公约》《承认和保护所有国家档案公约》（1956年海牙公约）等国际公约制定，结合公司“全球化、数字化、绿色化”发展战略，旨在解决当前档案管理中存在的信息分散、利用效率低、风险隐患突出等问题，实现档案资源有效配置、风险全面防控、管理效能显著提升。核心目标包括规范档案管理行为、保障档案信息安全、服务企业战略决策、满足合规监管要求。

1.2适用范围与对象

本规范办法适用于公司总部各部门、各子公司、分支机构及关联合作单位，覆盖生产经营、科技创新、人力资源、财务管理、法律合规等全业务领域档案管理活动。适用对象包括正式员工、外包服务人员及合作单位相关人员。例外场景包括涉及商业秘密的绝密级档案管理、因不可抗力导致档案损毁等情况，需经总经理办公会审批豁免。

1.3核心原则

（1）合规性原则：档案管理活动须符合国家法律法规及行业规范，确保档案全生命周期合法合规。

（2）权责对等原则：明确各层级、各岗位档案管理职责，责任与权限相匹配。

（3）风险导向原则：聚焦重大风险点，实施差异化管控，优先防范档案安全风险。

（4）效率优先原则：通过流程优化与数字化手段，提升档案获取、利用效率。

（5）持续改进原则：定期评估档案管理绩效，动态优化制度与流程。

1.4制度地位与衔接

本规范办法为公司基础性管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务档案管理办法》《合同管理规范》等专项制度构成管理闭环。制度冲突时，以本规范办法为准；与上级制度不一致时，由内控部协调解决并报董事会备案。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行“董事会主导、管理层负责、内控监督、全员参与”的四级管理架构。董事会负责档案管理战略决策；总经理办公会审批重大事项；内控部统筹监督；各部门及子公司承担主体责任。

2.2决策机构与职责

董事会负责档案管理方针制定、重大投入审批及年度目标审定；每年召开档案工作会议，审议管理报告。总经理办公会负责年度计划、预算及跨部门协同事项审批。

2.3执行机构与职责

（1）内控部：统筹档案管理政策制定、监督考核及风险预警；牵头档案安全检查。

（2）人力资源部：负责员工档案管理及制度培训；建立档案专员岗位标准。

（3）各业务部门：承担本领域档案收集、整理、归档主体责任；指定档案管理员（专职或兼职）。

（4）子公司参照本规范办法执行，海外机构需符合当地法律要求，并报总部备案。

2.4监督机构与职责

审计部每年开展档案管理专项审计，核查制度执行及风险控制；合规部监督涉外档案合规性；IT部保障数字化系统安全。监督结果纳入部门绩效考核。

2.5协调与联动机制

建立档案管理联席会议制度，由内控部牵头，每季度协调跨部门事项；设立档案管理数字化专项工作组，由IT部主导，协同业务部门推进系统对接。

第三章档案管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）档案完整率≥99%；

（2）档案合规率100%；

（3）数字化率≥70%；

（4）利用效率提升20%（年均）。

3.2专业标准与规范

（1）分类标准：按“经营类、科研类、人事类、法律类”四级分类，细分22个子类。

（2）保管期限：经营类档案≥5年，科研类≥10年，重大项目档案永久保存。

（3）风险控制点及措施：

-高风险点（如合同档案）：双人核对、电子签名确认，对应措施：建立电子签章系统。

-中风险点（如会议纪要）：部门初审、内控部抽查，对应措施：OA系统自动留痕。

-低风险点（如培训记录）：年度汇总，对应措施：云存储备份。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，应用工具包括：

（1）ERP系统：对接财务、采购档案管理模块；

（2）OA系统：实现会议、公文电子归档；

（3）云存储平台：海外机构数据加密存储，符合GDPR要求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

档案管理全流程包括“收集-鉴定-整理-保管-利用-销毁”六个环节。

（1）收集：业务部门按月主动移交，内控部季度复核；

（2）鉴定：档案管理员初审、内控部复审；

（3）整理：按“一事一档”原则，电子档案需与纸质同步命名；

（4）保管：重要档案冷库存储，数字化档案需双机容灾；

（5）利用：业务部门申请需经部门负责人审批，内控部备案重大查阅；

（6）销毁：鉴定委员会审批，执行时双人监督并录像存档。

4.2子流程说明

（1）电子档案移交：业务系统自动归档前需经IT部与业务部门双重确认，对应措施：设置防误操作锁。

（2）涉外档案调取：需同时报备法务部与驻外机构合规官，对应措施：建立属地化审批通道。

4.3流程关键控制点

（1）档案交接：采用“三清”标准（清点、清点人、清点记录），对应措施：交接单电子签署。

（2）异地存储：重要档案需同步存储总部与指定异地库房，对应措施：GPS实时监控。

4.4流程优化机制

每年6月开展流程诊断，重点评估数字化协同效率，由内控部提出优化方案，总经理办公会审批。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“档案类型+保管期限+业务层级”分配权限：

（1）经营类档案（5年）：部门负责人查询权限，内控部调阅需分管副总审批；

（2）科研类档案（永久）：项目负责人可追溯，查阅需部门及内控部双重许可。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：OA系统自动流转，限时3个工作日；

（2）特殊审批：重大档案调取需总经理办公会审议，时限5个工作日。

5.3授权与代理机制

临时代理需经部门负责人书面授权，授权期限≤15个工作日，到期自动失效。

5.4异常审批流程

紧急查阅需附带风险评估报告，审批路径上移至分管副总；异常记录需标注原因并备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）纸质档案：归档时限≤档案形成后3个月，需附电子版扫描件；

（2）电子档案：系统自动归档后需人工核对，差错率≤1%。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：内控部每月抽查10%档案，重点核查：

-重大合同档案完整性；

-电子档案元数据规范性；

（2）专项监督：每年6月开展年度审计，覆盖全业务领域。

6.3检查与审计

审计方法包括：系统数据比对、抽样核查、访谈验证；审计报告需明确整改责任与完成时限。

6.4执行情况报告

每月5日前由内控部提交《档案管理执行报告》，内容含：

（1）数据指标：如归档率、差错率；

（2）风险事件：重大问题需附处置方案；

（3）改进建议：基于业务痛点提出制度优化方向。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）KPI体系：归档及时率（80分）、完整率（90分）、数字化率（70分）；

（2）风险扣分：每发生一次重大差错扣5分，直至取消年度评优资格。

7.2评估周期与方法

（1）月度评估：由内控部汇总数据，部门负责人签字确认；

（2）年度评估：结合审计结果，由董事会审议。

7.3问题整改机制

（1）一般问题：部门限期整改，内控部复核；

（2）重大问题：启动专项整改，由总经理牵头成立工作组，逾期未完成追究部门负责人责任。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每年12月由内控部发布《改进清单》，明确优先级与责任部门。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：如提前完成数字化迁移、发现重大风险隐患等；

（2）审批流程：部门推荐→内控部审核→总经理办公会审批。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：档案命名不规范；

（2）较重违规：未按时归档；

（3）严重违规：擅自销毁重要档案。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：通报批评、取消评优、降级；

（2）执行程序：调查→告知→审批→执行，保障被处罚人申辩权。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部提交申诉，由内控部组织复议，复议结果5个工作日内反馈。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）数据丢失预案：启动24小时恢复机制，IT部配合第三方服务商；

（2）火灾等自然灾害：启动异地档案调取流程，法务部协调保险索赔。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：如突发疫情导致业务停滞；

（2）处理要求：需附带风险评估报告，审批权限上移至总经理。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：公关部牵头，内控部提供合规支持；

（2）差异化方案：海外机构需聘请当地法律顾问制定沟通策略。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规范办法由内控部负责解释，解释意见经总经理办公会审议后发布。

10.2相关制度索引

（1）《公司内部控制基本规范》（内控字〔2020〕01号）；

（2）《财务档案管理办法》（财办字〔2021〕05号）；

（3）《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）。

10.3修订与废止程序

（1）修订条件：法律法规变化、重大业务调整；

（2）审批权限：重大修订需董事会审议；

（3）废止规则：新制度发布后自动失效。

10.4生效与实施日期

本规范办法自