某家具公司电脑设备管理规定（规则）

某家具公司电脑设备管理规定第一章总则

1.1制定依据与目的

本规定依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参照《信息技术安全等级保护基本要求》（GB/T22239）、《企业内部控制基本规范》等国内行业标准，同时符合《跨国公司组织管理指南》（OECD）等国际公约要求，并基于公司“数字化转型驱动价值增长”及“国际化经营风险防控”战略目标制定。针对公司电脑设备管理存在的资产流失、使用不当、信息安全等痛点，核心目标在于规范设备全生命周期管理，防控运营及合规风险，提升资产使用效率与信息安全保障能力，促进业务数字化与国际化发展。

1.2适用范围与对象

本规定适用于公司所有正式员工、外包服务人员及合作单位人员（以下简称“关联人员”）使用的电脑设备，包括但不限于台式机、笔记本电脑、平板电脑等，涵盖采购、配置、使用、维护、报废等全流程管理。例外适用场景包括公司授权的临时性访客设备、特定研发项目专用设备等，需经部门负责人及合规部双重审批备案。审批权限由部门负责人（常规设备）或总经理办公会（金额超过50万元设备）核准。

1.3核心原则

本规定遵循以下核心原则：

（1）合规性：严格遵守国家及属地法律法规，适配不同国家数据跨境传输要求；

（2）权责对等：设备管理责任与权限匹配，禁止越权操作；

（3）风险导向：重点关注信息安全、资产安全等高风险环节，实施差异化管控；

（4）效率优先：优化审批流程，保障业务正常开展；

（5）持续改进：定期复盘优化，适配业务发展需求。

1.4制度地位与衔接

本规定为基础性专项制度，与《公司财务报销管理制度》《信息安全管理办法》《采购管理办法》等制度形成管理闭环。若存在冲突，以本规定为准，并报合规部协调解决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司电脑设备管理实行“决策层-执行层-监督层”三级架构。决策层由董事会负责重大设备采购预算审批；执行层由IT部牵头，财务部、人力资源部协同实施；监督层由内控部、审计部定期检查。IT部承担日常管理主体责任，财务部负责资产核算，人力资源部负责员工设备分配，合规部负责涉外业务适配。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议年度设备采购预算及重大资产投入；

（2）董事会：批准金额超过100万元的设备采购方案；

（3）总经理办公会：审批部门新增设备申请及年度设备更新计划。

2.3执行机构与职责

（1）IT部：负责设备配置、系统部署、安全防护及维保管理；

（2）财务部：负责设备资产登记、折旧核算及报废处置；

（3）人力资源部：负责员工设备分配、使用培训及离职交接；

（4）各业务部门：负责本部门设备使用监督及异常上报。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购、配置、报废等环节控制点，核查操作合规性；

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，重点检查资产完整性及使用效率；

（3）合规部：监督涉外数据存储、传输是否符合属地法规。

2.5协调与联动机制

建立“IT部-财务部-人力资源部”月度联席会议，解决跨部门问题。涉外业务增设“驻外法务-IT部-业务部门”专项协调小组，确保合规性。

第三章电脑设备管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：设备完好率≥98%、故障响应时效≤4小时、信息泄露事件零发生；

（2）核心KPI：采购预算达成率±5%、资产盘点准确率100%、员工培训覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

（1）采购标准：优先选择符合ISO27001认证供应商，禁止使用“三无”产品；

（2）配置标准：操作系统统一采用Windows11企业版，安装正版杀毒软件及数据加密工具；

（3）风险控制点：

-高风险点（标注⭐）：涉密设备采购、数据跨境传输；防控措施：双人审批、加密传输；

-中风险点（标注★）：设备外借、维修；防控措施：登记备案、专人对接；

-低风险点：普通设备使用；防控措施：定期巡检。

3.3管理方法与工具

采用全生命周期管理方法，应用ERP系统记录资产信息，OA系统处理审批流程，CRM系统追踪使用状态。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）采购环节：需求申请→预算审批（部门→财务部→总经理办公会）→供应商评估（IT部牵头）→合同签订（法务部）→到货验收（IT部、采购部）→资产登记（财务部）；

（2）配置环节：系统安装（IT部）→安全加固（合规部抽查）→分配交付（人力资源部）→使用培训（IT部）；

（3）维护环节：故障报修（IT服务台）→现场排查（IT工程师）→配件更换（合规采购）→费用结算（财务部）；

（4）报废环节：报废申请（部门→财务部）→资产核销（IT部）→残值处置（采购部）。

4.2子流程说明

（1）涉密设备管理：需额外通过内控部备案，全程录音录像；

（2）境外员工设备配置：需经驻外法务审核，适配当地数据存储要求。

4.3流程关键控制点

（1）采购审批：金额超过20万元设备需经财务部双重复核；

（2）报废处置：残值销售需公开招标，收入上缴财务部；

（3）信息核查：每季度抽查10%设备使用记录，核对ERP与实际状态。

4.4流程优化机制

每年6月由IT部牵头，结合审计结果修订流程，报总经理办公会批准。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型（采购/外借）+金额（≤5万/5-20万/＞20万）+岗位层级（基层/中层/高层）”分配权限，例如：基层员工仅可申请5万元以下设备，需部门负责人审批；中层需加签IT部；高层可直批20万元以下。

5.2审批权限标准

常规审批限时2个工作日，特殊情况需加急通道，由总经理特批。越权审批视为无效，责任人记入绩效档案。

5.3授权与代理机制

临时代理需经部门负责人签字，最长不超过15个工作日，结束后24小时内交接。

5.4异常审批流程

紧急采购需附风险评估报告，经合规部评估后加急处理；补批需说明原因，并经原审批人复核。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：设备登记需在领用后2日内完成，电子版上传ERP系统；

（2）痕迹留存：维修记录、外借申请需同步纸质与电子档，存档期限不少于3年；

（3）判定标准：未按规定登记视为违规，连续两次以上由人力资源部降级处理。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：IT部每周巡检20台设备运行状态；

（2）专项监督：内控部每季度抽查30台设备，核查采购流程；

（3）突击检查：审计部每年4月开展全覆盖审计。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年4月由审计部实施，覆盖10%以上设备；

（2）整改要求：审计报告需明确整改时限，逾期未完成由责任部门负责人承担连带责任。

6.4执行情况报告

每月5日前由IT部向总经理办公会提交报告，含设备使用率、故障率、违规事项等数据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）IT部：设备故障率≤1%，采购预算达成率100%；

（2）财务部：资产盘点准确率100%；

（3）全员：培训考核通过率100%。

7.2评估周期与方法

月度考核由人力资源部统计，季度复盘由总经理办公会审议，年度考核结合审计结果。

7.3问题整改机制

按“一般（7日内）→重大（30日内）→紧急（24小时内）”分类整改，逾期上报视为失职。

7.4持续改进流程

基于考核结果制定改进计划，由IT部每月向合规部提交优化建议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提出合理化建议被采纳、避免重大损失等；

（2）审批流程：部门推荐→人力资源部审核→总经理批准→公示3日→财务部发放。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：未及时登记设备使用情况；

（2）较重违规：擅自外借涉密设备；

（3）严重违规：导致数据泄露。

8.3处罚标准与程序

（1）处罚类型：警告、降级、解雇；

（2）执行流程：调查取证→告知→审批→执行→申诉。

8.4申诉与复议

员工收到处罚后3日内可向人力资源部申诉，复议结果5日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）数据泄露预案：立即断网→IT部取证→合规部上报→法务部应对；

（2）境外设备召回：驻外团队24小时内隔离→总部远程监控→合规部评估损失。

9.2例外情况处理

特殊情况需经总经理书面批准，例外处理记录同步ERP与纸质档。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：合规部牵头，公关部执行；

（2）差异化方案：根据当地法律制定赔偿标准。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由合规部负责解释，解释意见以书面形式存档。

10.2相关制度索引

（1）《公司财务报销管理制度》第3.2条；

（2）《信息安全管理办法》第5.1条。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审