化工公司费用支出管理细则

化工公司费用支出管理细则第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本细则依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制配套指引》、ISO14001环境管理体系标准、REACH欧盟化学品管理法规等国内外相关法律法规、行业标准及国际公约制定，适配公司跨国经营战略需求，旨在规范化工公司费用支出管理行为，防范财务风险与环境合规风险。

1.1.2制定目的

针对化工行业费用支出管理中存在的预算失控、审批滞后、风险识别不足、跨国操作标准不统一等痛点，本细则通过构建四维一体管理闭环，实现费用支出规范、高效、合规，强化价值创造能力，提升风险防控水平，优化运营效率。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本细则适用于公司所有分子公司、部门及关联单位，覆盖业务采购、生产、研发、销售、行政、人力资源等所有费用支出活动，包括但不限于差旅费、招待费、采购费、维修费、研发投入等。

1.2.2适用对象

公司全体正式员工、外包服务供应商、合作单位人员，以及所有参与费用支出业务活动的自然人及法人。例外场景包括应急采购、小额即时支出等，需按特殊审批程序处理。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

费用支出活动须严格遵守国家法律法规、行业规范及国际公约，确保资金流向合法合规，特别是涉及危险化学品采购、环保投入等环节需符合REACH、OSHA等强制性要求。

1.3.2权责对等原则

明确各级审批权限与责任主体，审批人需具备相应业务及财务背景，并承担对应风险责任，禁止利益冲突审批。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险领域（如大额采购、高风险地区支出），实施差异化管控，嵌入全生命周期风险识别与防控措施。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，压缩不必要环节，推广电子化审批，但需确保合规性不受影响。

1.3.5持续改进原则

定期评估费用支出管理效果，结合业务变化与政策调整优化制度，建立动态管理机制。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本细则为基础性专项制度，与公司《财务管理制度》《内控手册》《采购管理办法》等制度构成三级管控体系，优先适用费用支出相关条款。

1.4.2制度衔接

本细则与财务报销制度、预算管理制度、合同管理制度等制度形成协同，涉及跨部门事项需通过OA系统实现信息共享，冲突条款按“从高原则”处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司费用支出管理实行“董事会-总经理办公会-业务部门-财务部-内控部”五级架构，董事会负责战略审批，总经理办公会决策重大支出，业务部门负责执行，财务部与内控部实施监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

行使最终决策权，审批年度费用预算及超亿元支出项目。

2.2.2董事会

审议费用支出管理制度，审批金额超5000万元或涉及重大投资的项目。

2.2.3总经理办公会

审批金额1000万元至5000万元支出，及跨部门重大费用协调事项。

2.3执行机构与职责

2.3.1业务部门

主责：按预算编制费用计划，执行审批流程，落实责任到人。

2.3.2财务部

主责：审核报销合规性、附件完整性，办理资金支付，建立费用台账。

2.3.3采购部

主责：采购支出需符合招投标法及供应商准入要求，高风险采购需内控部前置评估。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：嵌入费用支出全流程内控节点，如预算匹配度校验、审批权限复核，出具内控评价报告。

2.4.2审计部

主责：每年开展费用支出专项审计，重点核查大额支出合规性，审计结果强制通报。

2.5协调与联动机制

建立月度费用支出协调会，由财务部牵头，业务部门参与，解决跨部门争议。涉外业务需增设属地合规审查环节，由法务部协助。

第三章费用支出管理标准

3.1管理目标与核心指标

目标：费用支出合规率≥99%，预算达成率≥95%，审批时效≤2个工作日。核心指标：差旅费占比≤15%，招待费占比≤8%，预算执行偏差率≤±5%。

3.2专业标准与规范

3.2.1采购支出

高危化学品采购需附环保部评估报告，供应商需通过REACH合规认证。

3.2.2差旅费

明确交通、住宿、伙食补贴标准，国际差旅需附当地法规说明。

3.2.3招待费

涉及政府或国际组织需提前报备，金额超万元需附业务报告。

3.3管理方法与工具

方法：采用PDCA循环管理，工具：通过ERP系统实现预算控制、审批留痕，OA系统嵌入风险预警。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

发起：业务部门提交申请，系统自动校验预算额度；审核：逐级审批至部门负责人；执行：财务部复核后支付；归档：电子凭证归档至ERP系统，纸质凭证交档案室。

4.2子流程说明

4.2.1大额采购

增加供应商资质核查、价格比对、技术评审等环节。

4.2.2紧急支出

启动加急通道，审批路径缩短，但需事后补齐材料。

4.3流程关键控制点

4.3.1预算校验（高风险）

ERP系统实时校验，超预算需专项说明。

4.3.2审批权限（中风险）

OA系统自动校验权限，越权提交需逐级上报。

4.3.3附件审核（低风险）

财务部抽查10%附件完整性，异常纳入重点关注。

4.4流程优化机制

每年第四季度由内控部牵头，业务部门参与，评估流程效率，次年1月完成优化方案。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按业务类型（采购/差旅/招待）、金额区间（100万-500万/50万-100万/10万-50万）、岗位层级（总监/经理/主管）分配权限，如差旅费超5万元需分管总监审批。

5.2审批权限标准

常规审批路径：业务部门-财务主管-部门负责人；特殊审批：金额超权限需上推至总经理办公会。禁止审批人兼任财务审批职能。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限不超过一年，临时代理需直属上级批准。

5.4异常审批流程

紧急支出需附风险评估报告，加急审批需说明理由及潜在风险。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

费用申请需在OA系统填报，附件上传至ERP系统，电子痕迹与纸质凭证同步。

6.1.2表单填报

差旅费报销需附行程单，招待费需附会议纪要，国际支出需附当地税务证明。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

财务部每日抽查报销合规性，内控部每周抽取业务部门检查执行情况。

6.2.2专项监督

每季度由审计部开展费用支出专项检查，覆盖30%以上分子公司。

6.3检查与审计

财务检查每月开展，审计部每年至少一次，重大支出项目实施实时监控。

6.4执行情况报告

每月5日前由财务部向总经理办公会提交费用支出分析报告，含预算执行率、异常事项、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

业务部门考核指标：费用预算达成率（权重40%）、合规率（权重30%）、流程时效（权重30%）。

7.2评估周期与方法

考核周期：月度、季度、年度，方法：ERP数据统计、现场核查、神秘顾客。

7.3问题整改机制

整改流程：内控部下发整改通知，业务部门提交方案，内控部复核，逾期未整改通报至总经理办公会。

7.4持续改进流程

基于审计结果、业务变化，每年修订制度，修订稿需经法务部合规性审查。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形：费用节约超10%、流程优化成效显著、风险防控突出贡献，奖励标准：精神奖励+现金奖励+晋升优先。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

预算超支5%以内，未及时报备。

8.2.2较重违规

审批越权金额低于100万元。

8.2.3严重违规

金额超500万元未履行审批程序。

8.3处罚标准与程序

处罚标准：警告、通报批评、降级、解聘，程序：调查取证、告知、听证、审批、执行。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服，可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉，人力资源部在5个工作日内出具复议意见。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对突发环境事件（如危化品泄漏）导致的大额应急支出，启动应急预案，由总经理授权先行支付，事后补批。

9.2例外情况处理

例外场景：自然灾害、政策临时调整，审批权限上提至总经理办公会，需附风险评估报告。

9.3危机公关与善后

涉及国际业务的违规支出，由法务部协调属地合规处理，公关部制定沟通口径。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由财务部负责解释，解释意见报总经理办公会批准。

10.2相关制度索引

《财务管理制度》（文号2023-FM-001）第5章

《内控手册》（文号2023-IC-001）第3章

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，修订稿在官