化工公司销售档案归档办法

化工公司销售档案归档办法第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国合同法》《企业档案管理制度》GB/T28448-2012、《化工行业安全生产专项整治三年行动实施方案》及《跨国企业档案管理规范》ISO15489-1等相关国家法律法规、行业标准及国际公约制定，符合企业国际化经营及数字化转型战略要求。

1.1.2制定目的

针对化工公司销售档案管理中存在的档案分散、管理混乱、风险隐患突出、查阅效率低下等问题，本制度旨在通过规范档案全生命周期管理，实现档案资源有效利用、经营风险有效防控及管理效率显著提升，确保销售业务合规运营。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有分子公司、事业部及销售业务相关的合同、订单、交付、结算、客户服务、售后等全流程档案管理，覆盖业务领域包括但不限于化工产品销售、技术服务、市场推广及供应链协同。

1.2.2适用对象

本制度适用于公司全体正式员工、外包服务单位及合作单位相关人员，具体岗位包括销售代表、客户经理、合同专员、法务助理、财务人员、内控专员及IT技术支持人员。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

档案管理须严格遵守国家及地区法律法规、行业规范及国际公约要求，确保档案真实性、完整性及安全性。

1.3.2权责对等原则

档案管理职责与岗位权限相匹配，明确各级人员责任边界，实现权责清晰化。

1.3.3风险导向原则

聚焦销售档案管理中的高风险环节，实施重点监控与风险防控措施。

1.3.4效率优先原则

优化档案管理流程，提升档案查阅、检索及共享效率，支撑业务快速响应。

1.3.5持续改进原则

定期评估档案管理制度有效性，结合业务发展及外部环境变化动态优化。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度地位

本制度为公司基础性专项管理制度，与《公司内部控制基本规范》《财务档案管理办法》《合同管理办法》等制度共同构成公司档案管理体系，处于优先适用地位。

1.4.2衔接关系

本制度与《财务档案管理办法》在合同结算档案交接环节衔接；与《合同管理办法》在合同签订及存档环节协同；与《内控合规管理办法》在风险监控环节联动。制度冲突时，以本制度为准。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司档案管理实行三级架构：决策层（董事会）负责制度审批与重大事项决策；执行层（总经理办公会）负责制度实施与资源协调；监督层（内控部、审计部）负责监督与审计。各部门及岗位按制度要求履行档案管理职责。

2.2决策机构与职责

2.2.1董事会

审批公司档案管理制度及重大档案处置事项，如涉外档案出境审批。

2.2.2总经理办公会

审议年度档案管理计划，协调跨部门档案资源整合。

2.3执行机构与职责

2.3.1销售部

主责：销售合同、客户档案等业务档案的归档；配合：每月向档案室提交档案清单。

2.3.2法务部

主责：合同法律效力审核及涉密档案管理；配合：指导销售部合规归档。

2.3.3档案室（信息中心）

主责：档案保管、数字化及安全监督；配合：提供档案管理技术支持。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

主责：档案管理流程风险监控，嵌入至少三个关键内控环节：合同签订归档节点、交付单据核验节点、客户投诉档案核查节点；配合：每季度开展专项检查。

2.4.2审计部

主责：年度档案管理审计，核查档案完整性及合规性；配合：审计结果纳入绩效考核。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

建立档案管理联席会议制度，每月例会解决跨部门问题。

2.5.2涉外业务协调

驻外机构档案需符合当地法律法规，通过驻外法务合规审核后方可归档。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

实现销售档案100%归档率，合同归档及时率≥95%，档案查阅响应时间≤2小时。

3.1.2核心指标

合同电子化率≥80%，涉密档案占比≤15%，档案违规率≤0.1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1档案分类标准

一级类：销售合同（高）；二级类：客户信息、交付单据（中）；三级类：售后记录（低）。

3.2.2风险控制点及措施

高风险点：合同签订归档（措施：双份审核）；中风险点：客户信息更新（措施：季度核查）；低风险点：售后记录（措施：年度抽样检查）。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

采用全生命周期管理方法，结合PDCA持续改进。

3.3.2管理工具

利用ERP系统管理合同元数据，OA系统流转归档申请，CRM系统关联客户档案，实现数字化协同。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

销售合同归档流程分为五个环节：1）合同签订后3个工作日内，销售部提交归档申请；2）法务部审核合同法律效力（1工作日）；3）档案室接收并登记（1工作日）；4）ERP系统录入元数据（1工作日）；5）纸质档案封存及电子备份（2工作日）。

4.2子流程说明

4.2.1电子档案归档子流程

销售部通过OA系统上传扫描件，档案室校验后同步至ERP系统，确保电子档案唯一性。

4.2.2涉密档案管理子流程

涉密档案需经双人核对后加锁保管，查阅需经法务部审批并登记。

4.3流程关键控制点

4.3.1合同签订归档节点

执行双重校验：销售部初审+法务部复审。

4.3.2电子档案备份节点

执行双重备份：本地服务器+异地灾备。

4.4流程优化机制

每年6月由信息中心牵头，组织销售部、法务部复盘流程，优化后30日内发布新版操作指南。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按业务类型（销售合同/技术服务）、金额（>1000万/≤1000万）、岗位层级（总监/经理/专员）分配权限。例如：总监可审批金额>500万合同归档。

5.2审批权限标准

常规审批：销售部提交申请后，法务部2工作日内审批；特殊审批：金额>2000万合同需总经理办公会审议。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，代理需临时代理证，权限有效期≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急场景需加急通道，但金额>3000万合同需董事会审批，并附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

纸质档案需符合A4规格，电子档案扫描分辨率≥300dpi，元数据完整率≥98%。

6.1.2痕迹留存

电子操作需IP及时间戳记录，纸质档案交接需双签字确认。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

内控部每月抽查10份档案，核查归档及时性。

6.2.2专项监督

每半年由审计部联合信息中心开展全面审计。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

月度检查由档案室实施，季度检查由内控部实施。

6.3.2审计要求

年度审计需覆盖至少30%档案，审计报告需经审计委员会审批。

6.4执行情况报告

每月5日前销售部向档案室提交归档报告，含归档量、超期数、问题项及改进措施。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

销售部考核指标：合同归档及时率（权重30%）、档案合规率（权重40%）、客户满意度（权重30%）。

7.2评估周期与方法

月度评估由档案室组织，年度评估由人力资源部牵头。

7.3问题整改机制

建立问题台账，按问题等级明确整改时限：一般问题7个工作日内整改，重大问题30个工作日内整改。

7.4持续改进流程

基于审计、考核结果，每年4月修订档案管理制度，修订稿需经法务部合规审核。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：1）超额完成归档指标；2）发现重大档案安全隐患。奖励标准：精神奖励为主，年度评优优先考虑。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规

档案分类错误（处罚：通报批评）。

8.2.2较重违规

涉密档案外借（处罚：降级）。

8.3处罚标准与程序

处罚分为：警告（一般违规）、罚款（较重违规）、解雇（严重违规）。罚款金额≤1000元，程序需经人力资源部审批。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉，复议结果需在5个工作日内出具。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对档案火灾制定应急预案：1）切断电源；2）启动异地备份；3）启动纸质档案转移。

9.2例外情况处理

例外场景包括：1）跨国合同法律冲突；2）系统故障。需附风险评估报告，审批权限为分管副总。

9.3危机公关与善后

涉外档案违规需通过驻外法务协调，善后措施包括：1）通报违规部门；2）修订管理制度。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由信息中心负责解释，解释意见需报总经理办公会审批。

10.2相关制度索引

1）《公司内部控制基本规范》（文号：企控字〔2022〕1号）第5.3条；

2）《财务档案管理办法》（文号：财办发〔2021〕2号）第3.4条。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，废止需提前30日公示。修订后通