京东采购流程和采购制度

京东采购流程和采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及相关行业准则制定，结合集团母公司关于供应链风险防控、合规经营的管理要求，以及公司内部提升采购效率、降低操作风险的实际需求，旨在规范采购行为，强化过程管控，确保采购活动合法合规、高效透明。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖所有涉及采购需求发起、审批、执行、验收及付款的全流程场景，包括但不限于办公用品、生产物资、技术服务、工程建设等采购业务。第三条本制度下列术语定义如下：（一）采购专项管理：指公司为防范采购环节中的舞弊、浪费、腐败等风险，建立的全流程、系统性管控机制，涵盖制度建设、风险识别、执行监督、考核改进等环节。（二）采购风险：指在采购活动中因流程不合规、供应商选择不当、合同条款缺失等可能导致公司经济损失、声誉受损或资源浪费的潜在问题。（三）采购合规：指采购行为严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保采购过程公平、公正、公开。第四条采购专项管理的核心原则包括：（一）全面覆盖：采购管理要求覆盖所有采购场景，无制度盲区；（二）责任到人：明确各层级、各部门在采购管理中的职责分工；（三）风险导向：聚焦重点风险环节，实施差异化管控；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理制度。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采购管理工作的全面领导负责，承担首要责任；分管领导对采购管理的直接监管负责，统筹推动制度落实。第六条设立采购专项管理领导小组，由公司主要负责人牵头，分管领导任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部及各业务单位代表，主要职能为：（一）统筹协调全公司采购管理工作的顶层设计；（二）审议重大采购项目的决策审批权限；（三）监督评价采购管理体系的运行效果。第七条明确三类主体职责分工：（一）牵头部门：采购部负责统筹采购制度建设、风险排查、监督考核及培训宣贯，定期向领导小组汇报管理情况；（二）专责部门：法务部负责审核采购合同的合规性，财务部负责资金审批与支付监督，内审部负责专项审计与问题整改；（三）业务部门/下属单位：负责采购需求的真实性审核、供应商推荐及履约验收，落实本领域风险防控措施。第八条基层执行岗的合规操作责任包括：（一）采购专员须严格遵循制度流程，对业务操作的真实性、准确性负责；（二）各岗位人员须签署合规承诺书，承诺不参与任何违规采购行为；（三）发现采购风险或异常情况，须立即向上级及专责部门报告。第三章采购管理重点内容与要求第九条供应商管理：（一）业务操作的合规标准：建立合格供应商名录，实施“先入库、后采购”原则，新供应商需通过资质审核、业绩评估后方可准入；（二）禁止性行为：严禁引入与公司存在直接利益关系或存在法律纠纷的供应商，禁止以任何形式收受回扣；（三）重点防控：对核心供应商实施动态评估，防范供应商资质造假、商业贿赂等风险。第十条采购流程规范：（一）业务操作的合规标准：采购需求需经业务部门提交、采购部审核、领导审批，重大采购通过招标方式实施，全程留痕；（二）禁止性行为：严禁绕过审批流程直接采购、擅自变更采购标的；（三）重点防控：对招标采购环节实施第三方见证机制，防止围标串标。第十一条采购价格管控：（一）业务操作的合规标准：通过比价、竞价等方式确定最优价格，采购价格不得高于市场公允水平；（二）禁止性行为：严禁虚构采购业务套取资金；（三）重点防控：建立价格监控数据库，定期比对采购价格与市场价差异。第十二条合同签订管理：（一）业务操作的合规标准：采购合同须由法务部审核，明确双方权利义务，关键条款须经法律顾问签字；（二）禁止性行为：禁止签订“阴阳合同”或模糊责任条款；（三）重点防控：对履约保证金收取标准、违约责任设定进行统一规范。第十三条验收与付款：（一）业务操作的合规标准：采购物资需经质量检验部门验收合格后，方可办理入库，财务部依据验收单及合同执行付款；（二）禁止性行为：严禁未经验收擅自付款；（三）重点防控：建立付款风险预警机制，对大额支付实施分级审批。第十四条采购异常处置：（一）业务操作的合规标准：发现采购流程异常，须立即暂停操作并启动调查程序；（二）禁止性行为：严禁包庇违规采购行为；（三）重点防控：对采购投诉、举报线索建立快速响应机制。第四章采购管理运行机制第十五条制度动态更新机制：采购部每年结合法规变化及业务实践，修订完善采购制度，经领导小组审议通过后发布实施。第十六条风险识别预警机制：（一）采购部每月开展风险排查，重点关注供应商资质变化、市场价格波动等动态；（二）内审部每季度抽取采购项目进行合规测试，对发现的问题发布预警通知。第十七条合规审查机制：（一）采购需求需经业务合规审查，重大采购须通过法务合规性评估；（二）所有采购合同签订前必须经过法务部门审核，未经审查的采购行为无效。第十八条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组牵头处置；（二）发生采购舞弊事件，须启动应急程序，追究相关人员责任，并暂停涉事供应商合作。第十九条责任追究机制：（一）违规情形及处罚标准：包括但不限于虚假采购、收受回扣等，视情节轻重给予通报批评、降职降级等处分；（二）处罚联动：违规行为将计入绩效考核，情节严重者移交纪律处分委员会处理。第二十条评估改进机制：（一）每年末由领导小组组织开展采购管理有效性评估；（二）评估结果作为优化制度流程、调整管控措施的依据。第五章采购管理保障措施第二十一条组织保障：明确各级领导在采购管理中的推动责任，建立“谁主管、谁负责”的责任体系。第二十二条考核激励机制：（一）将采购合规情况纳入部门年度考核，合规得分与绩效奖金挂钩；（二）对采购管理标杆部门予以奖励，对失职行为实施负面积分。第二十三条培训宣传机制：（一）管理层培训：每年开展合规履职培训，强化风险意识；（二）一线员工培训：新员工必须接受采购制度操作培训，定期开展技能考核。第二十四条信息化支撑：（一）通过ERP系统实现采购流程线上化，确保操作可追溯；（二）建立风险监控模块，对异常数据自动预警。第二十五条文化建设：（一）编制《采购合规手册》，发布典型案例警示教育；（二）每年开展“合规采购月”活动，营造全员参与氛围。第二十六条报告制度：（一）风险事件须在24小时内上报专责部门，重大事件即时上报领导小组；（二）每年发布《采购管理年度