建设工程监理合同订立的程序和要求

建设工程监理合同订立的程序和要求建设工程监理合同作为工程建设领域的关键法律文件，其订立过程直接决定项目管理的法律基础与实施效能。根据《中华人民共和国民法典》第七百八十八条规定，建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同，而监理合同作为委托合同的特殊类型，其订立既要遵循《民法典》合同编的一般规则，又需满足《中华人民共和国建筑法》《建设工程质量管理条例》等行业特殊要求。实践中，因订立程序不规范或核心条款缺失导致的合同纠纷占比超过30%，造成工期延误与经济损失。系统掌握监理合同订立的法定程序与实质要求，对建设单位、监理单位及施工单位均具有重要实务价值。一、订立前的法定准备程序监理合同订立前的准备工作直接影响合同效力与履行顺畅度。根据《建设工程监理合同（示范文本）》（GF-2012-0202）使用说明，准备阶段需完成三项核心工作。1、项目合法性审查。建设单位必须确保工程项目已具备法定前置条件，包括取得建设工程规划许可证、施工图设计文件审查合格书、资金落实证明等文件。根据《建筑法》第八条规定，申请领取施工许可证应当具备的条件中，明确包含"有满足施工需要的施工图纸及技术资料"。实践中，部分建设单位在尚未取得施工许可的情况下先行签订监理合同，此类合同虽不因前置程序缺失而当然无效，但可能导致监理服务周期无法确定，构成重大履约风险。审查周期通常为5-7个工作日，审查重点包括立项批复文件、规划许可范围与工程内容的一致性。2、监理单位资质核验。建设单位应当对拟委托的监理单位进行资质合规性审查。根据《工程监理企业资质管理规定》，监理企业资质分为综合资质、专业资质和事务所资质三个序列，其中专业资质又划分为甲级、乙级、丙级。委托的监理业务范围必须与监理单位资质等级相匹配，例如甲级资质可承担所有专业工程类别建设工程项目的工程监理业务，而乙级资质则有一定规模限制。核验内容包括企业资质证书有效期、注册监理工程师人数及专业配置、近三年内同类工程业绩等。核验过程应形成书面记录，由建设单位法务部门或工程管理部门存档备查。3、监理服务需求明确。建设单位需组织内部技术、造价、法务等部门共同编制《监理服务需求说明书》，明确监理工作范围、服务期限、质量目标、安全目标等核心要素。该文件作为后续合同谈判的基础性技术文件，其编制质量直接影响合同条款的精确性。说明书应具体列明监理服务涵盖的施工阶段、保修阶段服务内容，明确是否需要承担平行检验、造价控制等附加服务。编制周期视项目复杂程度而定，一般住宅项目需3-5个工作日，大型公共建筑可能需要2-3周。二、合同磋商阶段的法定程序磋商阶段是监理合同订立的核心环节，直接决定双方权利义务的配置格局。根据《民法典》第四百七十一条规定，当事人订立合同，可以采取要约、承诺方式或者其他方式。监理合同磋商应遵循以下法定步骤。1、要约邀请与要约发出。建设单位通常通过招标方式确定监理单位，此过程构成要约邀请。根据《招标投标法》规定，依法必须招标的项目，监理服务单项合同估算价在100万元人民币以上的，必须进行招标。招标公告发布后，监理单位提交的投标文件构成要约。在非招标项目中，建设单位直接向特定监理单位发出《监理委托书》或《合作意向书》构成要约。要约内容必须具体确定，包含合同主要条款，并表明经受要约人承诺，要约人即受该意思表示约束。实务中，要约发出前应由法律顾问审核，确保条款无重大遗漏或歧义。2、实质性条款谈判。双方应就合同实质性内容进行充分协商，包括监理服务范围、服务期限、酬金计取方式、违约责任等。根据《民法典》第四百八十八条规定，有关合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的变更，是对要约内容的实质性变更。谈判过程应形成《会议纪要》或《谈判备忘录》，由双方授权代表签字确认。特别需要注意的是，监理酬金的计取方式必须符合《建设工程监理与相关服务收费管理规定》，采用政府指导价或市场调节价，并在合同中明确约定调整机制。3、承诺作出与合同成立。监理单位对建设单位要约作出同意表示即构成承诺。承诺应当以书面通知方式作出，并在要约确定的期限内到达要约人。根据《民法典》第四百八十三条规定，承诺生效时合同成立，但是法律另有规定或者当事人另有约定的除外。在监理合同订立中，双方通常约定自双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章后合同成立。承诺作出前，监理单位内部应完成合同评审程序，由法务、财务、技术等部门对合同风险进行评估，形成《合同评审表》。三、合同文本的实质要求监理合同文本的编制质量直接决定合同履行效果与争议解决效率。根据《建设工程监理合同（示范文本）》及《民法典》相关规定，合同文本必须满足以下实质要求。1、主体条款的完整性。合同首部必须准确载明双方当事人的法定名称、住所、法定代表人等信息。建设单位必须是依法成立的项目法人，具备独立承担民事责任的能力；监理单位必须是依法取得监理资质的企业法人。根据《民法典》第五十七条规定，法人是具有民事权利能力和民事行为能力，依法独立享有民事权利和承担民事义务的组织。实践中，因建设单位内设部门或项目部未经授权擅自签订监理合同，导致合同效力瑕疵的案例时有发生。因此，签约前必须核实对方签约代表的授权委托书，确保其代理权限涵盖合同签订事项。2、标的条款的明确性。监理合同的标的条款必须清晰界定监理服务的工程范围与工作内容。应详细列明工程名称、工程地点、工程规模、工程概算投资额等基本信息。监理服务范围应明确覆盖设计阶段、施工准备阶段、施工阶段、保修阶段中的哪些阶段。根据《建设工程监理规范》GB/T50319规定，监理工作内容包括质量控制、进度控制、造价控制、安全管理、合同管理、信息管理、协调工程建设相关方关系等。合同中应具体约定监理单位需派驻现场的总监理工程师、专业监理工程师、监理员人数及专业要求，避免使用"满足工程需要"等模糊表述。3、酬金条款的可执行性。监理酬金条款是合同的核心经济条款，必须明确计取方式、支付节点、调整机制。根据《建设工程监理与相关服务收费管理规定》，监理服务费可采用按费率计取、按人月单价计取或按总价包干等方式。合同中应明确约定预付款比例（一般不超过合同总额的20%）、进度款支付周期（通常按月或按季度）、结算方式等。同时，应约定因工程规模调整、服务期限延长等情况下的酬金调整公式。实务中，因酬金调整机制缺失导致监理单位服务积极性受挫，进而影响工程质量的案例占比约15%。四、合同形式的法定规范监理合同的形式要求不仅涉及书面形式的选择，还包括签字盖章、备案登记等程序性要求，直接影响合同证据效力。1、书面形式的强制性。根据《民法典》第七百八十九条规定，建设工程合同应当采用书面形式。监理合同作为建设工程合同的一种，必须采用书面形式。口头约定的监理服务合同虽可能构成事实合同关系，但在发生争议时，因缺乏书面证据，监理单位的权益难以得到充分保障。书面形式包括合同书、信件、电报、电传、传真等可以有形地表现所载内容的形式。以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。但实践中，建议优先采用纸质合同书形式，便于存档与举证。2、签字盖章的规范性。合同书应由双方法定代表人或授权代理人签字，并加盖单位公章或合同专用章。根据《民法典》第四百九十条规定，当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或者按指印时合同成立。签字与盖章具有同等法律效力，但为避免争议，建议同时具备签字与盖章。授权代理人签字的，必须附具授权委托书原件，明确代理事项、权限和期限。实务中，因授权不明导致合同效力争议的案例约占合同纠纷总量的8%。签字盖章页应作为合同组成部分，与主文一并装订成册。3、备案登记的程序性。部分地方性法规要求监理合同签订后需向建设行政主管部门备案。例如，《上海市建设工程监理管理办法》规定，建设单位与监理单位应当自签订监理合同之日起20日内，将合同报建设行政管理部门备案。备案并非合同生效要件，但未按规定备案可能面临行政处罚。备案所需材料通常包括合同原件、监理单位资质证书复印件、总监理工程师注册证书复印件等。备案程序一般在5个工作日内完成，建设单位应主动履行备案义务，避免因程序瑕疵影响后续施工许可办理。五、特殊情形的处理规则在监理合同订立实践中，常遇到电子合同、紧急工程、合同变更等特殊情形，需遵循特定法律规则。1、电子合同的订立。根据《民法典》第四百六十九条规定，以电子数据交换、电子邮件等方式能够有形地表现所载内容，并可以随时调取查用的数据电文，视为书面形式。监理合同采用电子形式订立的，应确保电子签名的可靠性。根据《电子签名法》规定，可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。电子合同订立过程中，应通过可信第三方平台完成身份认证、意愿认证、文件签署等环节，确保电子合同的完整性与不可篡改性。同时，应约定数据电文的送达地址、确认方式及争议解决时的证据提交形式。2、紧急工程的快速订立。对于抢险救灾等紧急工程，监理合同订立可适用《民法典》第四百九十四条规定的紧急缔约规则。在此情形下，建设单位可在监理单位尚未完成内部合同评审程序前，先发出《监理进场通知书》，要求监理单位先行进场开展应急监理服务，同时启动合同谈判程序。双方应在监理单位进场后15日内完成正式合同签订。此种情形下，建设单位应出具书面情况说明，明确紧急工程的性质、范围及合同补签期限。监理单位进场后形成的监理日志、会议纪要等文件，可作为确定双方权利义务的补充证据。3、合同变更的协商程序。监理合同订立后，因工程内容调整需变更合同条款的，应遵循《民法典》第五百四十三条规定的协商一致原则。变更内容涉及监理服务范围扩大、服务期限延长、酬金增加的，应签订书面补充协议。补充协议的订立程序应与原合同保持一致，包括内部评审、授权签字、盖章等程序。根据《建设工程监理合同（示范文本）》专用条件约定，因工程规模、监理范围的变化导致监理单位的正常工作量减少时，酬金应作相应调整。调整幅度可按减少工作量占原合同约定工作量的比例计算，具体计算公式应在补充协议中明确。六、法律风险防控要点监理合同订立阶段的法律风险防控是保障合同效力与履行安全的关键环节。根据最高人民法院建设工程施工合同纠纷司法解释及相关司法实践，应重点防控以下风险。1、合同无效情形的识别。根据《民法典》第一百五十三条规定，违反法律、行政法规的强制性规定的民事法律行为无效。监理合同可能因以下情形被认定无效：监理单位超越资质等级承揽业务；应当招标而未招标；招标程序严重违法导致中标无效；以虚假意思表示订立的合同。其中，监理单位资质不符是导致合同无效的最常见原因，占比约40%。因此，签约前必须通过全国建筑市场监管公共服务平台查询监理单位资质状态，确保其资质证书在有效期内且未被暂扣或吊销。2、违约责任条款的设定。违约责任条款应具体明确，具有可操作性。根据《民法典》第五百七十七条规定，当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。监理合同中应明确约定监理单位未按约定派驻人员、未履行监理职责、出具虚假监理文件等情形的违约金计算方式。违约金数额应合理，一般不超过合同总额的30%。同时，应约定因监理单位过错导致工程质量事故、安全事故的赔偿责任，赔偿范围包括直接损失与间接损失。为增强条款执行力，可约定违约金不足以弥补损失的，受损方有权继续追偿。3、争议解决条款的优化。争议解决条款应明确约定纠纷解决方式与管辖机构。根据《民事诉讼法》规定，合同当事人可以书面协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、原告住所地、标的物所在地等与争议有实际联系的地点的人民法院管辖。监理合同通常约定由工程所在地人民法院管辖，便于调查取证与执行。同时，可约定先行协商或提交行业协会调解，协商或调解不成的，再提起诉讼或申请仲裁。选择仲裁方式的，必须明确约定仲裁机构名称，如"中国国际经济贸易仲裁委员会"，否则仲裁条款可能被认定无效。七、实务操作中的注意事项在监理合同订立实务中，除遵循法定程序与要求外，还需注意以下操作细节，以提升合同管理效能。1、合同文本的选用。建议优先使用住房和城乡建设部、国家工商行政管理总局联合发布的《建设工程监理合同（示范文本）》（GF-2012-0202）。该示范文本由协议书、通用条件、专用条件三部分组成，通用条件涵盖了监理合同的主要权利义务条款，专用条件则允许双方根据项目特点进行个性化约定。使用示范文本可大幅降低合同条款遗漏风险，提高合同订立效率。若采用自行起草的合同文本，应由专业律师审核，确保条款合法合规、权利义务平衡。2、附件材料的完整性。监理合同应附具一系列技术性与管理性文件，作为合同不可分割的组成部分。主要包括：《监理服务需求说明书》《监理单位资质证书复印件》《总监理工程师任命书及注册证书复印件》《监理人员配置计划表》《监理工作制度与流程》等。附件材料应在合同签订前准备齐全，并与合同主文一并装订。附件材料的真实性、完整性由提供方负责，若因附件材料虚假导致合同履行障碍，提供方应承担相应法律责任。3、合同交底与存档。合同签订后，建设单位与监理单位应分别组织内部合同交底会议，向项目管理人员、财务人员、法务人员等解读合同核心条款，明确各部门职责分工。交底会议应形成书面记录，由参会人员签字确认。合同正本应由双方档案管理部门统一编号、