企业服务类采购制度

企业服务类采购制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及行业相关准则制定，同时遵循集团母公司关于供应链管理、风险防控的统一要求，旨在规范企业服务类采购活动，防范采购风险，提升采购效率，确保采购行为的合规性与经济性。企业内部为加强采购管理、强化风险控制、优化业务流程、提升运营效率，特制定本制度，以适应市场变化与企业战略发展需求。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖服务类采购的全流程管理，包括但不限于技术咨询服务、管理咨询服务、人力资源服务、市场营销服务、IT支持服务、法律咨询服务等非资本性采购活动。服务类采购应严格遵循本制度规定，确保采购行为的合法性、合理性及效益性。第三条本制度中核心术语定义如下：（一）“XX专项管理”指企业针对服务类采购活动制定的一整套管理规范，包括风险识别、流程控制、合规审查、绩效考核等系统性管理措施，旨在实现采购行为的规范化与精细化。（二）“XX风险”指在服务类采购过程中可能出现的各类风险，包括但不限于供应商选择不当风险、合同条款缺失风险、履约质量失控风险、合规性违规风险、信息安全风险等。（三）“XX合规”指服务类采购活动必须符合国家法律法规、行业规范、企业内部制度及合同约定，确保采购行为的合法性与合理性，防范法律纠纷与经济损失。第四条服务类采购专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：确保采购活动全流程纳入制度管理范畴，不留管理空白。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门及岗位的采购管理职责，确保责任可追溯。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，优先识别与应对重大风险，实施差异化管控。（四）持续改进原则：定期评估管理有效性，优化制度流程，适应内外部环境变化。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司服务类采购管理的第一责任人，对采购行为的合规性、安全性及效益性负总责；分管领导为公司服务类采购管理的直接责任人，负责统筹协调采购管理工作，落实上级部署。第六条设立服务类采购专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部及业务相关职能部门负责人。领导小组负责统筹公司服务类采购管理工作的顶层设计，协调跨部门协作，审批重大采购决策，监督制度执行效果。第七条领导小组主要职责包括：（一）制定服务类采购管理战略与政策，明确管理目标与方向。（二）统筹协调各部门采购需求，优化资源配置，提升采购效率。（三）审批重大采购项目的立项、招标方案及合同框架。（四）监督采购管理制度的执行情况，定期评估管理成效。第八条设立服务类采购管理牵头部门（以下简称“牵头部门”），由采购部或战略发展部担任，负责：（一）统筹服务类采购管理制度的建设与修订，确保制度符合法规要求。（二）组织服务类采购需求征集、评审及合同谈判，确保采购质量。（三）开展供应商风险评估与尽职调查，建立合格供应商名录。（四）监督采购流程执行，定期分析采购数据，提出管理优化建议。第九条设立服务类采购管理专责部门（以下简称“专责部门”），由法务部、内审部及财务部担任，负责：（一）法务部负责采购合同的合规审核，确保合同条款合法有效。（二）内审部负责采购流程的独立监督，开展专项审计，识别管理漏洞。（三）财务部负责采购预算的审核与支付管理，确保资金使用合规。第十条业务部门及下属单位（以下简称“业务部门”）负责：（一）提出服务类采购需求，明确服务内容、标准及预算。（二）参与供应商筛选与评审，配合牵头部门完成尽职调查。（三）监督供应商履约情况，及时反馈服务质量问题。（四）落实采购管理制度要求，开展本领域风险防控。第十一条基层执行岗位（如采购专员、合同管理员等）应履行以下合规操作责任：（一）严格按制度流程执行采购任务，不得擅自变更采购方式或条款。（二）如实记录采购活动，及时上报异常情况，配合风险处置。（三）签署岗位合规承诺书，对采购行为的合规性终身负责。第三章专项管理重点内容与要求第十二条供应商尽职调查管理。采购方应建立供应商尽职调查制度，通过公开信息查询、第三方征信、实地考察等方式，评估供应商的资质能力、财务状况、商业信誉及履约能力。禁止与存在重大经营风险、法律纠纷或不良记录的供应商合作。第十三条招标采购流程规范。服务类采购金额达到规定标准的，应采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判方式，严格遵循招标公告发布、投标文件评审、中标结果公示等流程。禁止围标串标、泄露招标信息或擅自改变中标结果。第十四条合同签订管理。采购合同必须由法务部门审核，明确服务范围、交付标准、验收方式、违约责任及争议解决机制。合同签订后应及时归档，并通知财务部门办理支付手续。禁止签订内容模糊、权责不清的合同。第十五条履约质量控制。采购方应制定服务验收标准，通过阶段性评估、最终验收等方式，确保服务交付符合合同约定。对不合格服务应及时要求供应商整改或解除合同，并保留违约证据。第十六条价格谈判管理。对于非招标采购项目，应通过多方案比选、价格磋商等方式，确保采购价格合理透明。谈判过程应形成书面记录，并经多人签字确认，禁止暗箱操作或利益输送。第十七条数据安全管理。涉及个人信息、商业秘密的服务类采购，应要求供应商签订保密协议，明确数据保护措施，并定期开展数据安全审计。禁止供应商非法收集、泄露或滥用采购方数据。第十八条关联交易管理。存在关联关系的供应商参与采购的，应提前披露关联关系，并接受领导小组专项审查。关联交易价格不得高于市场公允水平，禁止通过关联交易谋取不正当利益。第十九条采购变更管理。服务交付过程中确需变更的，应履行变更审批程序，明确变更内容、影响范围及费用调整。重大变更应经领导小组审批，并签订补充协议。禁止无审批擅自变更服务内容。第四章专项管理运行机制第十二条制度动态更新机制。牵头部门应每年对照法规变化、行业实践及业务需求，修订完善服务类采购管理制度，并于X月X日前提交领导小组审议。制度修订后应及时发布，并组织全员培训。第十三条风险识别预警机制。牵头部门应每季度组织各部门开展服务类采购风险排查，结合历史数据、行业报告及舆情信息，识别重点风险点，并进行分级评估。重大风险应立即发布预警通知，并制定应对方案。第十四条合规审查机制。服务类采购活动必须经牵头部门、专责部门及业务部门联合审查，确认符合制度要求后方可实施。审查不合格的采购项目应暂缓执行，待问题整改后方可启动。第十五条风险应对机制。一般风险由业务部门自行处置，重大风险由领导小组牵头协调，必要时启动应急预案。风险处置过程应形成书面记录，并定期向领导小组报告。第十六条责任追究机制。对违反本制度的行为，根据情节严重程度给予警告、罚款、降级或纪律处分，涉及违法犯罪的，移交司法机关处理。责任追究结果应纳入绩效考核，并向全体员工通报。第十七条评估改进机制。内审部每年对服务类采购管理有效性开展评估，出具评估报告，并提交领导小组审议。评估结果作为制度优化的重要依据，持续改进管理流程。第五章专项管理保障措施第十八条组织保障。公司主要负责人应定期听取服务类采购管理工作汇报，协调解决重大问题。分管领导应每月召开专题会议，部署重点工作，确保制度有效执行。第十九条考核激励机制。将服务类采购合规情况纳入部门年度考核，考核结果与绩效奖金、评优评先直接挂钩。对采购管理突出的部门和个人给予表彰奖励，对违规行为实行一票否决。第二十条培训宣传机制。每年X月开展服务类采购管理培训，分层级对管理层、业务人员及基层岗位进行制度宣贯。培训内容应包括法规要求、操作流程、风险案例及合规意识培养。第二十一条信息化支撑。通过ERP系统实现采购需求提报、供应商管理、合同跟踪及数据分析，通过电子签章、在线审批等功能提升流程效率，通过大数据分析实时监控异常行为。第二十二条文化建设。编制《服务类采购合规手册》，发布企业合规宣言，组织全员签订合规承诺书，通过宣传栏、内部刊物等方式营造“人人合规”的浓厚氛围。第二十三条报告制度。业务部门每月提交服务类采购情况