会计凭证传递交接制度

会计凭证传递交接制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《中华人民共和国公司法》等国家相关法律法规，结合集团母公司关于内部风险防控和业务流程规范的要求，以及公司内部加强会计凭证管理、提升财务运作规范性的实际需求制定。旨在明确会计凭证传递交接的管理标准、职责分工及运行机制，防范操作风险、舞弊风险及合规风险，保障公司资产安全与财务信息真实准确。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属全资及控股子公司、全体员工及涉及会计凭证传递交接的各类业务场景，包括但不限于采购、销售、费用报销、资金支付、资产处置等环节的会计凭证流转。第三条本制度涉及的核心术语定义如下：（一）“会计凭证专项管理”指公司针对会计凭证的填制、审核、传递、交接、保管、归档等全流程实施系统性控制，确保凭证合规性、完整性与安全性的一项管理活动。（二）“会计凭证传递风险”指在凭证流转过程中因人为差错、流程缺陷、系统故障或外部因素导致凭证丢失、篡改、延迟传递或交接不清而引发的经营风险或法律风险。（三）“会计凭证合规”指会计凭证的生成、处理及交接严格遵循国家会计法规、企业内部制度及业务场景要求，不存在虚假、遗漏或不当行为。第四条会计凭证专项管理遵循以下原则：（一）“全面覆盖”原则：确保所有会计凭证业务场景纳入制度管控范围，不留监管空白。（二）“责任到人”原则：明确各层级、各岗位在凭证传递交接中的具体职责，实现责任闭环。（三）“风险导向”原则：聚焦高风险环节与关键控制点，实施差异化管控措施。（四）“持续改进”原则：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化动态优化管理措施。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司会计凭证专项管理负总责，对制度的制定、执行及效果承担最终领导责任；分管财务及运营的领导为直接责任人，负责制度的组织落实、监督考核及重大风险处置。第六条公司设立会计凭证专项管理领导小组，由主要负责人任组长，分管领导任副组长，财务部、内审部、信息技术部及各主要业务部门负责人为成员。领导小组职责包括：统筹制度体系建设、协调跨部门风险处置、审批重大风险管控措施、监督考核制度执行成效。第七条财务部为会计凭证专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）组织制定、修订及解释本制度，编制会计凭证传递操作指南。（二）牵头开展凭证传递风险识别与评估，制定风险防控方案。（三）监督各部门凭证传递交接的合规性，定期组织检查与考核。（四）负责凭证传递相关的培训宣贯，提升全员规范操作意识。第八条内审部为会计凭证专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）独立开展凭证传递流程的合规性审计，出具审计报告。（二）评估制度执行中的流程缺陷，提出优化建议。（三）参与重大风险事件的调查处置，完善风险应对机制。第九条各业务部门及下属单位为会计凭证专项管理的执行主体，主要职责包括：（一）落实本领域凭证传递的具体要求，确保业务操作符合制度标准。（二）开展内部员工培训，强化凭证交接的规范意识。（三）建立本部门凭证传递台账，及时上报异常情况。第十条各岗位基层执行人员为会计凭证专项管理的第一责任人，主要职责包括：（一）严格按制度要求填制、审核、传递及交接凭证，签署岗位合规承诺书。（二）发现凭证传递风险或可疑行为时，及时向部门负责人及财务部报告。（三）参与相关应急演练，掌握风险处置基本流程。第三章专项管理重点内容与要求第十一条会计凭证填制管理。所有会计凭证必须由业务经办人、部门负责人及财务审核人员依次签字确认，涉及金额较大的凭证需经分管领导审批。严禁未按流程填制或擅自修改凭证内容。第十二条凭证审核管理。财务部必须对凭证的真实性、完整性、合规性进行逐项审核，重点关注：发票信息与业务一致、金额计算准确、审批手续齐全。发现不符的凭证应退回重填。第十三条凭证传递管理。凭证传递必须遵循“单据随附、流转清晰”原则，跨部门传递需使用电子流转系统确认识别，纸质凭证需在《凭证传递登记簿》中记录流转时间及签字。第十四条凭证交接管理。当日凭证交接必须由财务部指定专人负责，双方签字确认交接数量与状态，交接异常需立即上报并暂停相关业务。电子凭证交接需同步核对系统记录与实物状态。第十五条凭证保管管理。纸质凭证需分类归档，重要凭证（如大额支付、资产处置）需加锁保管，保管期限按法规要求执行，销毁时需经领导小组审批并双人监督。第十六条关键业务合规标准。采购领域需严格供应商尽职调查，杜绝虚假发票；招标领域必须执行公开透明流程，禁止利益输送；资金支付领域需明确审批权限，大额支付需多级复核。第十七条禁止性行为管控。严禁伪造、变造会计凭证；严禁将凭证拆分传递以规避审批；严禁跨业务场景套用凭证；严禁未达账目先行入账。第十八条重点风险防控点。关注高风险业务环节：如关联方交易凭证、大额预付款凭证、异常发票关联的凭证，需实施重点监控与多级审批。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。财务部每半年对制度执行情况进行评估，每年根据法规变化、业务调整及审计意见修订制度，修订后30日内组织全员培训。第二十条风险识别预警机制。财务部每月牵头开展凭证传递风险排查，内审部每季度独立抽检，对发现的问题进行分级（一般/重大），发布预警通知并抄送相关部门。第二十一条合规审查机制。所有凭证业务必须嵌入合规审查节点：采购合同签订前审查发票合规性；费用报销审批时审查附件完整性；资金支付前审查审批权限有效性，实行“未经审查不得实施”原则。第二十二条风险应对机制。一般风险由业务部门自行整改，重大风险由领导小组组织跨部门处置，建立应急流程：即发现风险时立即暂停业务、2小时内上报财务部、24小时内提交处置方案、7日内完成处置并复核。第二十三条责任追究机制。违规情形及处罚标准如下：（一）一般违规（如签字不规范）：通报批评、取消评优资格。（二）重大违规（如伪造凭证）：解除劳动合同、移交司法调查。处罚标准联动绩效考核，财务部每季度公布处罚结果。第二十四条评估改进机制。每年12月由领导小组牵头开展制度有效性评估，通过问卷调查、业务数据分析、标杆对比等方式识别漏洞，次年3月前完成优化方案并实施。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各级领导须在季度会议上汇报凭证管理进展，财务部每月向领导小组提交执行报告，确保制度落实纵向到底。第二十六条考核激励机制。将凭证管理合规情况纳入部门年度考核指标（权重15%），与绩效奖金、评优评先直接挂钩，优秀案例在内部刊物宣传表彰。第二十七条培训宣传机制。每半年开展全员线上培训（考核合格率需达95%），每月针对基层员工组织操作演练，关键岗位（如财务审核）需持证上岗。第二十八条信息化支撑。启用会计凭证电子流转系统，实现：凭证自动编号、流转节点实时推送、异常凭证预警推送、电子归档与检索。系统运维由信息技术部负责，财务部提供业务需求。第二十九条文化建设。发布《会计凭证专项管理合规手册》，组织签署年度合规承诺书，设立“合规之星”评选，将制度文化融入日常管理。第三十条报告制度。各业务部门每月5日前向财务部提交上月凭证管理情况，财务部每月15日前向领导小组提交