信息封存制度

信息封存制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《数据安全法》《个人信息保护法》等国家相关法律法规，参照行业数据治理最佳实践及集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定制定。旨在规范公司信息封存管理活动，防控数据泄露、非授权访问、合规风险等专项风险，确保公司信息资产安全与合规运营。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，覆盖公司经营活动中涉及的信息封存全流程，包括但不限于业务系统数据封存、文档资料封存、电子档案归档等场景。第三条本制度中下列术语含义：（一）信息封存专项管理：指公司依据法律法规及内部制度，对已完成业务处理或已过存续期限的信息进行分类标记、权限控制、存储介质变更、安全销毁或长期归档的全过程管理活动。（二）信息封存专项风险：指因信息封存制度执行不到位、技术防护缺陷、人员操作不当等导致的敏感信息泄露、违规访问、法律诉讼、声誉损失等潜在风险。（三）信息封存合规要求：指国家及行业对信息封存活动提出的合法性、安全性、完整性、可追溯性等强制性规范标准。第四条信息封存专项管理遵循以下原则：（一）全面覆盖原则：确保公司所有需封存的信息均纳入制度管控范围，不留管理盲区。（二）责任到人原则：明确各级组织及岗位在信息封存管理中的职责分工，实行责任追究制。（三）风险导向原则：优先封存高风险信息，实施差异化管理策略。（四）持续改进原则：根据业务发展、技术迭代及法规变化动态优化封存流程。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司信息封存专项管理负总责，统筹决策封存策略；分管领导作为直接责任人，负责封存制度的组织实施与监督考核。第六条成立公司信息封存专项管理领导小组，由分管领导担任组长，成员包括信息科技部、法务合规部、内审部及各主要业务部门负责人。领导小组主要履行统筹协调、决策审批、监督评价职能，每年至少召开两次专题会议。第七条设立信息封存专项管理办公室（以下简称“办公室”），挂靠信息科技部，负责日常管理事务，职能包括：（一）制定与修订封存管理制度；（二）统筹全公司封存需求评审；（三）组织封存技术方案实施；（四）开展封存合规培训与宣传。第八条明确三类主体职责：（一）牵头部门（信息科技部）：1.统筹封存技术标准制定与系统建设；2.识别封存相关技术风险并提出解决方案；3.审核各业务部门封存需求方案。（二）专责部门（法务合规部、内审部）：1.审核封存合规性，出具法律意见；2.监督封存流程符合内控要求；3.评估封存风险等级并发布预警。（三）业务部门/下属单位：1.负责本领域封存需求申报与落实；2.严格执行封存操作规程；3.管理封存前数据完整性验证。第九条基层执行岗位须履行以下责任：（一）签署《岗位信息封存合规承诺书》，明确个人操作红线；（二）发现封存异常立即上报至直接主管；（三）配合完成封存前数据抽样核对。第三章专项管理重点内容与要求第十条系统数据封存管理：业务操作合规标准：封存前需经业务部门确认数据完成归档或结案，并由信息科技部进行数据脱敏处理（如涉及个人敏感信息）。禁止直接封存未脱敏的原始数据。禁止性行为：严禁通过个人邮箱、移动存储介质传输封存数据。重点防控点：定期抽检封存后数据访问日志，防范非授权调阅。第十一条文档资料封存管理：合规标准：纸质文档按档案管理规定归档，电子文档通过系统锁定访问权限。禁止性行为：严禁将涉密文件非必要复印外传，严禁封存期间随意更改封存介质。重点防控点：封存前对文档完整性进行哈希校验，封存后每季度开展介质安全检查。第十二条涉密信息封存管理：合规标准：采用加密存储或物理隔离方式封存，封存指令需经两级审批。禁止性行为：禁止在涉密封存过程中使用无线网络传输数据。重点防控点：封存前对介质进行安全检测，封存后设置访问审批流水。第十三条员工离职封存管理：合规标准：离职员工工作电脑数据自动归档封存，权限当日清零。禁止性行为：禁止离职员工带走封存前的工作文档。重点防控点：离职当日由部门主管现场监督封存操作。第十四条封存介质安全管理：合规标准：封存数据需存储在经认证的硬件设备中，定期进行备份与容灾。禁止性行为：禁止在非授权场所存放封存介质。重点防控点：封存设备实施物理防护与双因子认证。第十五条封存解除管理：合规标准：封存解除需经业务部门发起申请，经法务审核后由信息科技部执行，解除过程需记录完整日志。禁止性行为：禁止未经审批擅自解除封存。重点防控点：封存解除后重新评估数据风险等级。第十六条封存审计管理：合规标准：每年开展至少一次封存专项审计，审计范围覆盖封存全流程。禁止性行为：禁止伪造封存操作记录。重点防控点：保留封存指令审批单、系统日志等全链条证据。第十七条第三方数据封存管理：合规标准：涉及外部合作方的封存数据需签订保密协议，明确封存责任。禁止性行为：禁止向合作方泄露封存数据范围。重点防控点：通过数据水印技术追踪封存数据流转。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制：办公室每年6月对照最新法律法规及业务变化评估制度有效性，必要时启动修订程序。重大修订需经领导小组审议通过。第十九条风险识别预警机制：（一）信息科技部每季度开展封存系统漏洞扫描；（二）法务合规部每月抽查封存合规风险点；（三）通过风险矩阵工具对封存活动进行分级评估，发布预警时需明确整改时限。第二十条合规审查机制：将封存审查嵌入以下关键节点：（一）新系统上线前需提交封存方案；（二）重大合同签订前需明确封存条款；（三）离职人员处理前需完成封存核查。实行“未经审查不得实施”的刚性要求。第二十一条风险应对机制：（一）一般风险：由业务部门制定整改方案，办公室跟踪落实；（二）重大风险：启动应急预案，由领导小组牵头处置，必要时上报管理层决策。明确应急联系人及24小时上报流程。第二十二条责任追究机制：（一）违规情形：未按流程封存、擅自解除封存、记录造假等；（二）处罚标准：视情节轻重给予警告、降级、经济处罚等，情节严重者移交纪律部门处理。建立违规案例库，定期通报警示。第二十三条评估改进机制：每年12月开展封存管理有效性评估，评估维度包括制度覆盖率、技术有效性、人员合规度等，评估结果作为次年预算配置依据。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障：公司主要负责人每年至少听取一次封存工作汇报，分管领导每月检查一次执行情况。第二十五条考核激励机制：（一）部门年度考核中设置封存管理指标，占比不低于5%；（二）对封存工作突出的个人授予年度“合规标兵”称号，与评优直接挂钩。第二十六条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展一次合规履职培训，内容涵盖封存政策与法律责任；（二）一线员工：新员工入职前必须接受封存操作规范培训，考核合格后方可接触封存任务。第二十七条信息化支撑：开发封存管理系统实现以下功能：（一）需求线上申报与审批流程自动化；（二）封存数据状态实时可视化；（三）异常访问自动告警。第二十八条文化建设：（一）制作《信息封存合规手册》发放至各岗位；（二）设立年度封存宣传月，组织合规知识竞赛；（三）全员签署《信息封存责任书》。第二十九条报告制度：（一）风险事件上报：即时向办公室报告，办公室2小时内形成初步报告；（二）年度管理情况报告：次年3月前提交至领导小组，内容含封存活动统计、风险处