公司印鑑登記制度

公司印鑑登記制度第一章总则第一条本公司印鑑登記制度（以下简称“本制度”）根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合本公司治理结构及内部管理需求制定。为规范印鑑的申请、刻制、保管、使用及注销等环节，防控印鑑管理相关的法律风险与操作风险，保障公司资产安全与业务合规，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、完善运行机制、强化监督考核，建立健全印鑑全生命周期管控体系，提升公司规范化管理水平。第二条本制度适用于公司总部各部门、下属单位及全体员工。公司印鑌的申请、保管、使用、监督等所有相关活动，均须严格遵循本制度执行。本制度覆盖公司各类印章，包括但不限于公司公章、财务专用章、合同专用章、法定代表人名章、部门印章及电子印章等，适用于公司对外签署文件、内部审批流程、资金支付、资产处置等所有涉及印鑌使用的场景。第三条本制度下列用语的含义：（一）“印鑌专项管理”指公司针对印鑌的申请、刻制、保管、使用、变更、注销等全生命周期进行的风险防控与合规管理活动。（二）“印鑌风险”指因印鑌管理不当可能引发的法律纠纷、财产损失、声誉损害等潜在风险。（三）“印鑌合规”指印鑌使用严格符合法律法规及公司内部管理规定，确保业务活动的合法性与有效性。第四条印鑌专项管理遵循“全面覆盖、责任到人、风险导向、持续改进”的核心原则。（一）全面覆盖：印鑌管理覆盖公司所有印章种类及使用场景，确保无死角、无盲区。（二）责任到人：明确各级管理人员及执行岗位的印鑌管理职责，做到责任可追溯。（三）风险导向：聚焦印鑌使用中的高风险环节，优先防控重大风险。（四）持续改进：定期评估印鑌管理效果，优化制度流程，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司印鑌专项管理负总责，承担最终决策与监督责任；分管领导对印鑌管理工作负直接领导责任，负责组织落实、风险防控及考核评价。第六条设立公司印鑌专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，财务部、法务部、办公室等相关部门负责人为成员。领导小组主要履行以下职责：（一）统筹协调公司印鑌专项管理工作，审议印鑌管理制度及重大事项。（二）审批新增、变更、注销印章的申请，监督印鑌使用合规性。（三）组织印鑌管理相关的风险评估与应急处置，评价管理成效。第七条明确印鑌专项管理的部门职责分工：（一）办公室（或综合管理部）：作为印鑌专项管理的牵头部门，负责：1.制定、修订印鑌管理制度，组织宣贯与培训；2.审核各部门、下属单位的印章申请，办理刻制、领用手续；3.监督印鑌保管与使用情况，定期检查台账；4.管理电子印章的生成、授权与注销。（二）法务部：作为印鑌专项管理的专责部门，负责：1.审核印章使用合规性，提供法律支持；2.评估印鑌管理相关的法律风险，优化制度流程；3.参与重大印鑌风险事件的处置与调查。（三）财务部：作为印鑌专项管理的业务部门之一，负责：1.审核涉及资金支付的印章使用申请，确保符合权限规定；2.监督财务专用章、支付印鑌的使用，防范资金风险。（四）各业务部门、下属单位：作为印鑌专项管理的业务实施单位，负责：1.落实本部门、本单位印章的使用规范，开展日常风险防控；2.指定专人负责印章保管，建立使用台账；3.及时上报印章管理异常情况。第八条明确基层执行岗位的印鑌管理职责：（一）印章保管人：对所保管印章负有直接责任，须严格遵守以下要求：1.专人专章保管，确保印章与保管人、使用人信息一致；2.印章使用前核实审批流程，严禁未经授权使用；3.建立印章使用登记簿，记录使用时间、事由、经手人等信息。（二）印章使用人：对印章使用行为的合规性负直接责任，须：1.确认业务事项已获审批，方可申请用印；2.规范填写用印申请单，经授权人签字后提交保管人；3.发现印章异常或疑似被盗用，立即上报。（三）风险上报义务：所有员工发现印鑌管理漏洞或风险事件，均有义务及时向办公室或法务部报告。第三章专项管理重点内容与要求第九条印鑌申请与刻制管理：（一）业务操作合规标准：新增印章需经公司领导小组审批，并提供以下材料：1.刻制申请函，说明印章用途及使用范围；2.相关业务部门出具的必要性说明；3.法务部对印章使用风险的评估意见。（二）禁止性行为：严禁擅自刻制、买卖、赠送印章，严禁使用非合规渠道办理刻制业务。（三）重点防控点：加强刻制厂家资质审核，确保印章材质符合安全标准，防止仿冒风险。第十条印鑌保管管理：（一）业务操作合规标准：1.公司公章、财务专用章等重要印章须由办公室指定专人保管，实行双人双锁；2.电子印章由信息系统管理，设置多级授权与操作日志；3.印章保管人应定期检查印章状态，确保完好无损。（二）禁止性行为：严禁将印章交由非指定人员保管，严禁印章与空白文件存放在一起。（三）重点防控点：建立印章保管交接制度，保管人离职需经领导小组审批，并办理印章交接手续。第十一条印鑌使用管理：（一）业务操作合规标准：1.印章使用须严格遵循“审批分级、双人复核”原则，具体权限由办公室制定；2.涉及重大事项（如合同签署、资金支付）的用印，需经分管领导或主要负责人审批；3.电子印章使用需绑定操作人身份，并留痕记录。（二）禁止性行为：严禁未经审批擅自用印，严禁将印章用于非批准用途，严禁“印章代签”。（三）重点防控点：加强印章使用审批流程的刚性约束，禁止口头授权或非正式审批。第十二条印鑌变更与注销管理：（一）业务操作合规标准：印章名称、规格、材质等变更需经领导小组审批，并联系刻制厂家重新刻制；印章遗失或报废需立即上报，经调查后办理注销手续。（二）禁止性行为：严禁隐瞒印章遗失或被盗用情况，严禁未履行注销程序继续使用旧印章。（三）重点防控点：建立印章变更台账，确保变更信息与实物一致，防止印章流用。第十三条电子印章管理：（一）业务操作合规标准：电子印章的生成需经法务部合规审核，使用范围限于公司授权系统，并设置操作权限与留痕机制。（二）禁止性行为：严禁电子印章与个人账户绑定，严禁非授权人员操作。（三）重点防控点：加强电子印章系统的安全防护，定期进行漏洞扫描与数据备份。第十四条印鉴管理台账与审计：（一）业务操作合规标准：建立印章使用台账，记录用印时间、事由、经手人、审批人等信息，并定期向领导小组汇报。（二）禁止性行为：严禁伪造、篡改用印记录，严禁未及时更新台账信息。（三）重点防控点：将印章台账纳入内部审计范围，每年至少开展一次专项检查。第四章专项管理运行机制第十五条制度动态更新机制：公司办公室每年对印鉴管理制度进行评估，根据以下因素及时修订：（一）法律法规变化，如《民法典》对印章效力的新规定；（二）公司业务调整，如新设部门或调整印章权限；（三）风险事件暴露，如印章被盗用或违规使用案例。第十六条风险识别预警机制：（一）定期开展印鉴风险排查，每年至少一次，由办公室牵头，法务部、财务部配合；（二）风险分级评估：一般风险（如印章保管人兼任他用印审批）、重大风险（如印章被盗用），需制定针对性防控措施；（三）发布预警通知：对高风险事项，办公室应向相关部门发送预警函，要求整改。第十七条合规审查机制：（一）将印鉴使用合规性审查嵌入以下关键节点：1.合同签署前，法务部审核印章使用必要性；2.资金支付前，财务部复核印鉴权限；3.项目启动前，办公室检查印章申请流程。（二）严格执行“未经审查不得实施”原则，违规用印视为无效行为。第十八条风险应对机制：（一）一般风险处置：由使用部门自行整改，办公室跟踪落实；（二）重大风险处置：启动应急预案，领导小组立即介入，内容包括：1.暂停涉事印章使用，调查原因；2.追究责任，视情节轻重给予经济处罚或纪律处分；3.调整管理措施，防止类似事件再次发生。（三）风险上报要求：重大风险事件须在24小时内上报至领导小组，并抄送法务部。第十九条责任追究机制：（一）违规情形界定：包括但不限于：擅自用印、印章保管不当、未履行审批流程、伪造用印记录等；（二）处罚标准：根据违规情节，依次采取警告、经济处罚、降职、解除劳动合同等措施；（三）联动考核：违规行为纳入绩效考核，影响部门及个人评优。第二十条评估改进机制：（一）定期评估印鉴管理有效性，每年年底由领导小组组织全面评价；（二）评估内容：制度执行情况、风险防控成效、员工合规意识等；（三）优化流程：根据评估结果，修订制度或调整管理措施，形成闭环改进。第五章专项管理保障措施第二十一条组织保障：（一）各级领导需履行以下职责：1.分管领导每月检查印鉴管理落实情况；2.主要负责人每季度听取印鉴管理汇报；3.确保印鉴管理资源（如人员、经费）充足。（二）建立印鉴管理责任清单，明确各层级职责分工。第二十二条考核激励机制：（一）部门考核：将印鉴管理合规性纳入部门年度考核，占比不低于5%；（二）个人考核：将印章使用规范纳入员工绩效，违规者扣减绩效分；（三）正向激励：对印鉴管理优秀的部门或个人，给予表彰或奖励。第二十三条培训宣传机制：（一）分层级培训：1.管理层：每年开展合规履职培训，强调印鉴管理的重要性；2.基层员工：每半年开展操作规范培训，内容涵盖用印申请、审批流程等；（二）宣传材料：制作印鉴管理手册，发布合规提示，营造全员参与氛围。第二十四条信息化支撑：（一）引入印章管理系统，实现以下功能：1.用印申请线上化，自动生成审批流；2.电子印章与业务系统绑定，操作留痕；3.实时监控印章使用状态，异常报警。（二）系统数据与财务、法务系统对接，确保信息一致性。第二十五条文化建设：（一）发布《印鉴合规手册》，明确禁止性行为与责任后果；（二）全员签订《印鉴使用承诺书》，强化合规意识；（三）设立合规举报通道，鼓励员工监督违规行为。第二十六条报告制度：（一）风险事件报告：重大印鉴风险事件须在24小时内上报至领导小组，并附调查报告；（二）年度管理情况报告：办公室每年11月底前提交年度报告，内容