公司合同审核制度

公司合同审核制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等国家法律法规，参照行业合同管理最佳实践，结合集团母公司关于全面风险管理、合规经营的相关规定，以及公司为防控合同履行风险、规范业务流程、提升管理效能的内部需求，制定。旨在明确公司合同审核工作的管理原则、组织架构、职责分工、审核标准及运行机制，确保合同管理工作的规范化、系统化、精细化，有效防范法律风险与经营风险，保障公司合法权益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在公司经营活动中涉及的所有合同（含但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议、劳动合同等）的起草、审核、签订、履行及归档管理全过程。业务场景覆盖但不限于市场拓展、供应链管理、技术研发、人力资源、财务融资、资产处置、对外合作等公司主营业务范畴。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指公司为防范合同相关风险，围绕合同全生命周期建立的管理体系，包括但不限于合同风险评估、审核流程控制、履行监控、争议解决等环节的系统化管控活动。（二）“XX风险”指因合同条款不完善、审核程序缺失、履约能力不足、外部环境变化等导致公司经济损失、声誉损害或法律责任的可能性。（三）“XX合规”指公司合同管理活动严格遵循法律法规、行业准则及内部规章制度，确保合同主体适格、条款合法有效、权责边界清晰、风险可控的状态。第四条XX专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：确保所有合同均纳入制度管理范围，不留管理盲区；（二）责任到人：明确各级管理主体及岗位的审核职责，实现风险责任闭环；（三）风险导向：优先管控重大及高频风险点，动态优化审核标准；（四）持续改进：定期复盘管理成效，结合内外部环境变化完善制度体系。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司XX专项管理第一责任人，对合同审核工作的全面合规性负最终责任；分管领导为公司XX专项管理直接责任人，负责统筹组织落实、监督考核及重大风险处置。第六条公司设立XX专项管理领导小组（以下简称“领导小组”），由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部及业务线核心部门负责人。领导小组职责包括：（一）统筹制定和修订公司XX专项管理制度；（二）协调跨部门重大合同争议或风险事件；（三）审议年度XX专项管理报告及改进方案；（四）监督考核各层级XX专项管理责任落实情况。第七条XX专项管理领导小组下设办公室（设在法务部或指定牵头部门），承担日常管理职能，具体负责：（一）组织专项培训与合规宣贯；（二）汇总分析风险数据并发布预警；（三）协调处理跨部门审核争议；（四）归档管理关键合同及制度文档。第八条公司各部门及下属单位负责人为本部门XX专项管理第一责任人，具体职责包括：（一）组织本部门员工学习制度要求；（二）审核本部门合同草案的初步合规性；（三）上报重大合同风险事件及整改措施；（四）配合领导小组开展专项检查及考核。第九条法务部为公司XX专项管理专责部门，负责：（一）制定合同审核标准及模板；（二）开展合同条款合法性审查；（三）参与重大合同谈判及争议解决；（四）定期更新风险清单及应对指南。第十条财务部专责部门职责包括：（一）审核合同金额及付款条件的合理性；（二）监督资金支付与合同条款的一致性；（三）参与融资类合同的风险评估；（四）归集合同履约的财务数据及风险指标。第十一条业务部门及下属单位员工（以下简称“基层执行岗”）职责包括：（一）签署岗位合规承诺书，明确自身审核责任；（二）及时上报合同履行中的异常情况或潜在风险；（三）使用公司标准模板及流程制作合同草案；（四）参与XX专项管理培训并考核合格后方可上岗。第三章专项管理重点内容与要求第十二条合同立项环节管控。业务部门在编制合同草案前，需填写《合同立项风险评估表》，重点说明合同金额、履行周期、交易对手信用状况等，由部门负责人初审并签字确认后方可提交审核。第十三条合作方尽职调查标准。对单一交易对手年度合同金额超过X万元的，必须开展尽职调查，包括但不限于：（一）工商信息核查（确认主体存续及资质有效性）；（二）财务状况评估（分析偿债能力及信用评分）；（三）行业背景验证（排查关联交易或恶性竞争风险）；（四）典型案例检索（评估履约纠纷发生率）。第十四条招标采购合同特殊要求。涉及集中采购或金额超过X万元的采购项目，必须采用公开招标、竞争性谈判等合规程序，并满足以下条件：（一）采购需求明确且经过技术评审；（二）评标过程严格记录，中标依据充分；（三）合同价格不得低于市场基准价；（四）签订前提交领导小组备案。第十五条关键条款审核规范。合同核心条款必须由法务部重点审核，包括但不限于：（一）违约责任条款（确保赔偿标准合法合理）；（二）知识产权条款（明确使用权归属及侵权责任）；（三）不可抗力条款（细化触发情形及责任划分）；（四）争议解决条款（优先约定仲裁或管辖约定）。第十六条付款节点管控。大额合同需设置分期付款机制，每期付款节点必须同时满足以下条件：（一）交付成果经双方验收合格；（二）资金用途与合同约定一致；（三）不存在任何违约情形；（四）财务部门审核通过。第十七条数据安全保密条款。涉及个人信息或商业秘密的合同，必须包含以下内容：（一）数据收集用途明确且获得授权；（二）保密期限不短于业务合作终止后X年；（三）违反保密义务的责任上限明确；（四）数据跨境传输的合规性说明。第十八条履约变更管理。合同变更必须签订补充协议，并满足：（一）变更内容需经双方书面确认；（二）变更不违反原合同核心条款；（三）重大变更需重新履行审批流程；（四）变更过程全程留痕。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。法务部每半年牵头评估制度有效性，根据以下因素及时修订：（一）最新法律法规的生效情况；（二）行业典型风险的演变趋势；（三）系统工具的升级优化；（四）内部管理经验的沉淀。第二十条风险识别预警机制。实行季度风险排查制度，流程如下：（一）业务部门汇总本季度合同履约异常；（二）法务部评估风险等级（分为低、中、高三级）；（三）领导小组每月召开会议发布预警；（四）重点风险需制定专项应对方案。第二十一条合规审查机制。将合同审核嵌入业务流程，关键节点操作要求：（一）合同草案提交前必须通过电子化审核系统校验；（二）法务部出具书面审核意见后方可签订；（三）未经合规审核的合同，业务部门不得推进；（四）审核意见不采纳的需说明理由并备案。第二十二条风险应对机制。按风险等级分级处置：（一）一般风险：由业务部门自行整改，内审部跟踪落实；（二）重大风险：由领导小组成立专项小组，制定应急方案；（三）系统性风险：启动应急预案，调整业务策略或暂停合作；（四）风险处置过程需经第三方审计。第二十三条责任追究机制。违规情形及处罚标准如下：（一）审核疏漏导致损失的，由直接责任人和主管领导承担相应经济赔偿；（二）签订无效合同或显失公平合同的，给予降级或撤职处分；（三）故意隐瞒重大风险的，移交纪律委员会处理；（四）处罚标准参照公司《违规行为处理办法》执行。第二十四条评估改进机制。每年开展XX专项管理有效性评估，核心指标包括：（一）合同违约率同比下降X%；（二）审核周期缩短X%；（三）员工合规意识测试合格率100%；（四）制度修订响应速度达X日内。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各级领导干部履行以下责任：（一）年度初制定XX专项管理推进计划；（二）季度末听取专项工作汇报；（三）带头签署合规承诺书；（四）对关键风险事项亲自督办。第二十六条考核激励机制。将XX专项管理纳入以下考核体系：（一）部门考核：权重不低于X%；（二）个人考核：与绩效奖金直接挂钩；（三）评优评先优先考虑合规先进的团队；（四）连续X次审核不合格的岗位强制轮岗。第二十七条培训宣传机制。按以下要求开展培训：（一）管理层：每季度学习最新法规政策；（二）专责人员：每年参加实务技能培训；（三）基层执行岗：每月进行案例教学；（四）培训结果纳入员工能力矩阵档案。第二十八条信息化支撑。通过合同管理系统实现以下功能：（一）模板自动生成及版本控制；（二）风险条款智能校验；（三）履约节点自动提醒；（四）电子存档与检索。第二十九条文化建设。开展以下活动强化合规意识：（一）发布年度合规手册；（二）设立合规宣传栏；（三）签订全员合规承诺书；（四）评选合规之星典型事迹。第三十条报告制度。按以下要求提交报告：（一）风险事件报告：2日内上报，包含触发原因、处置措施及整改建议；（二）年