公司采买制度

公司采买制度第一章总则第一条为适应国家法律法规及行业准则要求，落实集团母公司关于企业内部控制与风险管理的规定，结合本公司实际运营需求，特别是为有效防控采买环节的专项风险、规范业务流程、提升管理效能，特制定本制度。本制度旨在通过明确管理职责、细化操作标准、建立运行机制，确保公司采买活动全面合规、高效有序，防范化解潜在经营风险。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工，涵盖所有涉及商品、服务、工程等物资采买的业务场景，包括但不限于采购需求申请、供应商选择与管理、合同签订与履行、验收结算等全流程管理。第三条本制度中下列术语含义如下：（一）“XX专项管理”指针对采买业务特定风险点（如供应商资质审核、价格合理性评估、合同履约监督等）实施的全流程、系统性管控活动。（二）“XX风险”指在采买活动中可能引发经济损失、法律纠纷、声誉损害或运营中断的不确定性因素，包括但不限于信息不对称风险、流程违规风险、供应链中断风险等。（三）“XX合规”指采买活动严格遵守国家法律法规、行业规范、公司内部制度及政策要求的行为状态，确保业务操作合法合规、权责清晰、过程可溯。第四条专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖：管理范围应覆盖所有采买业务环节及风险点，不留管理空白；（二）责任到人：明确各层级、各部门及岗位的管理职责，实现责任闭环；（三）风险导向：以风险防控为核心，重点识别与管控高发、重大风险；（四）持续改进：根据内外部环境变化动态优化管理机制，提升管控效能。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司采买专项管理工作负总责，承担统筹规划、资源保障及重大风险决策责任；分管领导承担直接管理责任，负责具体制度执行、监督考核及跨部门协调。第六条设立公司采买专项管理领导小组，由公司主要负责人担任组长，分管领导担任副组长，成员包括财务部、法务部、内审部、采购部等相关部门负责人。领导小组职责如下：（一）统筹公司采买专项管理制度体系建设，审批重大管理方案；（二）协调跨部门重大采买风险处置，监督制度执行情况；（三）定期听取专项管理工作报告，评估管理成效。第七条明确三类主体的管理职责：（一）牵头部门（采购部）：负责统筹采买专项管理制度建设、风险识别与评估、流程优化、监督考核、培训宣贯等；（二）专责部门（法务部、内审部）：分别负责合同审核、合规监督、风险处置与案件调查；财务部负责资金审批与税务合规管理；（三）业务部门/下属单位：落实本领域采买管理要求，开展日常风险防控，确保操作符合制度规范。第八条基层执行岗位（如采购专员、需求部门联络人）应履行以下合规操作责任：（一）严格遵守采买流程，不得擅自简化或跳过关键环节；（二）签署岗位合规承诺书，承诺知晓并执行相关制度；（三）主动报告发现的违规行为或潜在风险，配合调查处置。第三章专项管理重点内容与要求第九条供应商管理：业务操作合规标准：建立合格供应商名录，对新增供应商实施资质审查（包括经营许可、财务状况、征信记录等），定期复核名录有效性；采用公开招标、邀请招标或竞争性谈判等方式选择供应商，禁止向特定对象定向采购。禁止性行为：严禁向近亲属或利益相关方采购，禁止收受回扣或商业贿赂，不得与被列入失信名单的供应商合作。重点防控点：供应商虚假资质申报、价格串通、履约能力不足等风险。第十条采购需求管理：业务操作合规标准：需求部门提交采购申请时必须附具技术参数、预算依据及必要性说明，采购部审核需求合理性；紧急采购需经审批权限升级处理。禁止性行为：严禁超预算采购、无预算采购，禁止将单一需求拆分为多个小额订单规避审批。重点防控点：需求虚报、预算串通、采购计划不匹配业务实际等风险。第十一条招标投标管理：业务操作合规标准：公开招标应通过指定平台发布招标公告，设置合理投标有效期，采用综合评分法或最低价评标法确定中标人；邀请招标需论证必要性并公示候选人名单。禁止性行为：泄露标底信息、与特定投标人串通投标、评标委员会成员利益冲突。重点防控点：招标程序不规范、评标不独立、中标结果操纵等风险。第十二条合同签订管理：业务操作合规标准：采用标准化合同模板，明确标的、价款、履行期限、违约责任等条款，签订前由法务部门审核；重大合同需法律顾问参与。禁止性行为：签订霸王条款、免除己方核心责任、未明确交付验收标准。重点防控点：合同主体不适格、条款显失公平、权利义务约定不清等风险。第十三条验收结算管理：业务操作合规标准：采购部联合需求部门共同验收，出具验收单并附实物照片，财务部依据验收单及合同支付款项；重大采购实施第三方机构抽查。禁止性行为：未经验收擅自结算、伪造验收记录、支付超出合同金额款项。重点防控点：验收流于形式、虚假验收、超额支付等风险。第十四条价格管理：业务操作合规标准：建立价格监测机制，对市场价格波动及时预警；采用集中采购或战略协议降低采购成本。禁止性行为：价格虚高、与供应商协商确定不合规价格、泄露内部价格信息。重点防控点：价格不透明、成本虚增、利益输送等风险。第十五条内部控制衔接：业务操作合规标准：将采买管理嵌入ERP系统，实现需求申请-供应商选择-合同签订-支付结算全流程电子化留痕；关键节点设置审批预警。禁止性行为：擅自绕过系统审批流程、篡改电子记录、系统权限设置不当。重点防控点：信息孤岛、流程脱节、数据篡改等风险。第四章专项管理运行机制第十六条制度动态更新机制：（一）采购部每年第一季度汇总法规政策变化及业务实践问题，编制修订草案；（二）领导小组每半年审议一次修订草案，确保制度与内外部环境同步；（三）重大制度调整需发布实施公告，旧版制度同步废止。第十七条风险识别预警机制：（一）采购部每月开展风险排查，重点检查供应商履约异常、价格异常波动等；（二）内审部每季度抽取采购业务开展专项审计，形成风险评估报告；（三）建立风险预警台账，分级发布（一般级-关注级-预警级）风险提示。第十八条合规审查机制：（一）关键节点嵌入合规审查：需求申请需业务合理性审查、供应商选择需资质审查、合同签订需法务审查；（二）实行“一票否决制”，存在合规问题的业务不得进入下一环节；（三）审查意见及整改情况纳入业务部门考核。第十九条风险应对机制：（一）一般风险由业务部门自行处置，专责部门提供指导；（二）重大风险启动应急预案，由领导小组统筹处置，必要时启动第三方介入；（三）建立风险事件上报链路，基层发现后24小时内上报至专责部门。第二十条责任追究机制：（一）违规情形分类处罚：一般违规通报批评、扣减绩效分；情节严重者降级或解聘；构成犯罪的移交司法机关；（二）实行连带责任追究，管理失职的部门负责人承担管理责任；（三）处罚结果录入员工档案，作为年度评优参考。第二十一条评估改进机制：（一）每年第四季度开展管理有效性评估，包括制度覆盖率、问题整改率、风险事件发生率等指标；（二）评估结果用于制度优化，形成闭环管理；（三）定期邀请外部专家开展独立评审，提升管理专业化水平。第五章专项管理保障措施第二十二条组织保障：（一）各级领导干部签订年度合规责任书，明确管理红线；（二）领导小组每季度召开例会，通报问题并协调解决；（三）设立专项管理联络员制度，各部门指定专人对接。第二十三条考核激励机制：（一）将采买合规情况纳入部门年度考核，权重不低于20%；（二）对发现重大风险或制度漏洞的员工给予专项奖励；（三）连续三年考核优秀的部门可申请采购资源倾斜。第二十四条培训宣传机制：（一）管理层：每半年开展合规履职培训，内容涉及法规政策解读、风险案例剖析；（二）业务人员：新员工入职必须接受采买制度培训，每年考核一次；（三）制作宣传手册，张贴合规标语，营造宣传氛围。第二十五条信息化支撑：（一）建设采买管理平台，实现供应商资质自动校验、合同电子签章、付款智能审批；（二）部署风险监控模块，对异常采购行为（如价格异常、超权限采购）自动预警；（三）定期对系统数据进行分析，挖掘管理漏洞。第二十六条文化建设：（一）编制《采买合规手册》，收录制度要点、操作指引及案例库；（二）组织年度合规承诺活动，全员签署承诺书；（三）设立合规意见箱，鼓励员工监督举报。第二十七条报告制度：（一）风险事件报告：基层发现后立即上报至专责部门，形成闭环处置；（二）年度报告：采购部于次年1月