供应商管理流程及合同审批模板

供应商管理流程及合同审批模板一、适用范围与业务场景新供应商引入评估与合作洽谈现有供应商续约、资质更新或合作范围调整日常采购、服务外包等业务的合同签订审批供应商履约过程中的绩效评估与管理二、操作流程详解（一）供应商管理流程步骤1：需求提出与收集责任主体：业务部门（如生产部、市场部、行政部等）操作说明：业务部门根据生产经营或项目需求，填写《供应商需求申请表》，明确所需产品/服务的规格、数量、质量标准、交付时间、预算上限等核心要素，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。步骤2：供应商信息收集责任主体：采购部操作说明：采购部根据需求信息，通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集潜在供应商名单，初步筛选出3-5家符合基本要求的供应商，要求其提供公司资质文件（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、产品/服务报价单、过往合作案例等材料。步骤3：资质初审责任主体：采购部、法务部（如需）操作说明：采购部对供应商提交的资质文件进行形式审查，重点核查营业执照有效期、经营范围与需求匹配度、行业许可资质有效性等；法务部（或指定合规专员）协助审核供应商的合规性（如是否存在法律诉讼、失信记录等）。审核通过者进入下一环节，未通过者由采购部书面反馈供应商并说明理由。步骤4：样品/服务测试责任主体：业务部门、质检部（如需）操作说明：对涉及产品质量或服务标准的供应商，由业务部门牵头组织样品测试或小批量试用（如原材料采购需检验物理/化学功能，服务类采购需评估服务响应速度与质量）。测试完成后，质检部（或业务部门）出具《样品/服务测试报告》，明确是否符合需求标准，作为供应商评定的重要依据。步骤5：现场考察（如需）责任主体：采购部、业务部门、质检部操作说明：对关键物料、大型设备或长期服务类供应商，由采购部组织跨部门考察小组（含业务、技术、质量人员）赴供应商生产/服务现场，实地核查其生产能力、技术实力、质量控制体系、供应链稳定性等，并填写《供应商现场考察记录表》。步骤6：供应商评定与分级责任主体：采购部、评审小组（由采购、业务、财务、法务等部门负责人组成）操作说明：评审小组结合资质初审、测试报告、现场考察（如需）等信息，从价格竞争力、质量保障能力、交付及时性、合作配合度、财务状况等维度进行综合评分（建议采用百分制），根据评分结果将供应商划分为A类（优先合作）、B类（可合作）、C类（需改进）三级。评定结果经分管领导*审批后，纳入《合格供应商名录》，并动态更新。步骤7：合作启动与履约跟踪责任主体：采购部、业务部门操作说明：采购部与入选供应商签订合作框架协议，明确合作期限、基本条款等；业务部门在具体采购执行中，跟踪供应商履约情况（如交付准时率、产品合格率、服务响应效率等），定期（如每季度）向采购部反馈履约数据。步骤8：供应商绩效评估与优化责任主体：采购部、各业务部门操作说明：采购部每半年或一年组织一次供应商绩效评估，依据《供应商履约评估表》对供应商进行打分，评估结果作为续约、降级、淘汰或增加采购份额的依据。对于连续两次评估为C类或严重违约的供应商，应启动清退流程。（二）合同审批流程步骤1：合同起草责任主体：采购部（或业务部门）、法务部操作说明：采购部根据合作谈判结果及供应商提供的合同草案，结合企业标准合同模板，起草正式合同文本，明确以下核心条款：合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）标的物/服务内容、规格型号、数量、质量标准合同金额、付款方式及周期（如预付款、进度款、尾款比例）交付/服务时间、地点、验收标准与流程双方权利义务、违约责任、争议解决方式合同生效条件、有效期及终止条款法务部对合同条款的合法性、严谨性进行审核，重点排查法律风险点（如违约责任不对等、知识产权归属模糊等），提出修改意见并反馈至采购部。步骤2：业务部门审核责任主体：需求部门负责人*操作说明：业务部门审核合同内容是否与实际需求一致，重点关注标的物规格、数量、交付时间、质量标准等是否匹配业务场景，保证合同执行后能满足部门工作目标，审核通过后签字确认。步骤3：财务部门审核责任主体：财务部负责人*操作说明：财务部审核合同金额的合理性（是否符合预算）、付款条款的合规性（是否符合企业资金管理制度）、发票类型及税务处理方式（如是否要求提供增值税专用发票），以及合同履约可能涉及的财务风险（如供应商收款账户信息真实性），审核通过后签字确认。步骤4：管理层审批责任主体：分管领导、总经理/总经理授权人操作说明：根据合同金额及重要性分级审批：金额在[企业规定标准，如10万元以下]：由分管领导*审批金额在[企业规定标准，如10万-50万元]：由分管领导审核后，报总经理审批金额在[企业规定标准，如50万元以上]：需提交总经理办公会集体审议，由总经理*最终审批审批通过后，合同进入用印环节；未通过则由采购部根据审批意见修改后重新提交流程。步骤5：合同用印与交底责任主体：采购部、行政部、业务部门操作说明：采购部持审批通过的合同文本至行政部办理用印手续，保证合同文本与审批版本一致，严禁“先盖章后审批”或“用印后擅自修改条款”。用印完成后，采购部将合同正本分送供应商、财务部、业务部门及档案室存档，并组织业务部门、供应商召开合同交底会，明确双方责任、关键节点及风险控制要求。步骤6：执行与归档责任主体：业务部门、采购部、档案室操作说明：业务部门负责合同履行的日常跟踪，严格按照合同约定执行验收、付款等流程，验收合格后签署《履约验收确认单》；采购部定期汇总合同执行情况，更新供应商履约记录；档案室对合同正本、审批附件、验收单等资料进行分类归档，保存期限不少于合同终止后[企业规定年限，如5年]。三、配套工具表单表1：供应商基本信息表序号供应商名称统一社会信用代码注册资本成立时间注册地址联系人联系方式主营业务资质文件清单（如ISO9001认证等）备注1[供应商名称][代码][金额][日期][地址][姓名][电话/邮箱][产品/服务类型][如：质量体系认证证书编号]表2：供应商资质审核表审核项目审核标准审核结果（通过/不通过）审核人审核日期备注营业执照在有效期内，经营范围与需求匹配行业资质如需生产许可证/经营许可证，需齐全质量体系认证如ISO9001等认证在有效期内财务状况无严重失信记录，资产负债率合理表3：合同审批表合同名称合同编号供应商名称签约金额需求部门合同期限业务部门审核意见负责人：*日期：法务部意见负责人：*日期：财务部意见负责人：*日期：分管领导意见负责人：*日期：总经理审批负责人：*日期：用印记录行政部盖章，日期：表4：供应商履约评估表供应商名称评估周期评估维度评分标准（示例）得分（100分制）交付准时率95%以上10分，90%-95%8分产品合格率99%以上10分，97%-99%8分服务响应速度24小时内响应10分配合度沟通顺畅无推诿10分综合得分等级评定A类≥90，B类70-89，C类<70改进建议四、关键风险控制点资质审核合规性：供应商资质文件需留存原件或加盖公章的复印件，定期（如每年）复核资质有效性，避免“超范围经营”或“资质过期”风险。合同条款严谨性：严禁使用模糊表述（如“大概”“左右”），违约责任需明确具体赔偿标准，争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。审批流程完整性：严禁越级审批或简化流程，合同金额达到一定标准需集体审议，保证决策科学