企业合同审批与存档操作流程指南

企业合同审批与存档操作流程指南一、适用范围与业务场景本指南适用于企业内部各类经济合同的审批与存档管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。具体业务场景包括：对外合作业务开展前合同拟定、内部多部门协同审核、合同签署后的规范化存档、履约过程中的资料补充及历史合同查询等。流程涉及业务发起部门、法务部、财务部、相关审批领导及行政档案管理部门，保证合同从拟定至归档全流程合规、高效、可追溯。二、全流程操作步骤详解（一）合同起草与发起责任主体：业务部门经办人（经办人）。操作内容：根据合作需求，参照企业合同模板（或根据实际情况拟定），明确合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作内容、权利义务、金额及支付方式、履行期限、违约责任、争议解决方式等核心条款。保证合同内容符合企业业务规范及法律法规要求，关键条款（如金额、期限、违约责任）不得遗漏或模糊表述。输出成果：合同草案（电子版及纸质版签字扫描件）、合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、授权委托书等，需加盖合作方公章）。（二）部门内部初审责任主体：业务部门负责人（部门负责人）。操作内容：审核合同内容的真实性、完整性，确认合作需求与企业战略或业务计划一致。核对合同金额、数量、质量标准等是否与业务洽谈结果一致，避免重大偏差。通过标准：内容无遗漏、核心条款明确、符合业务实际需求。输出成果：在合同审批单上签字确认，提交至法务部审核。（三）法务合规审核责任主体：法务部专员（法务专员）。操作内容：重点审核合同条款的合法性、合规性，包括但不限于：主体资格是否有效、权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（建议优先选择诉讼并约定管辖法院）、是否存在法律风险（如格式条款无效情形）。对合同文本提出修改建议，如需重大调整，退回业务部门重新修订；如仅需微调，标注修改意见后反馈至业务部门确认。通过标准：无法律风险条款，符合《民法典》《公司法》等相关法律法规及企业内部制度。输出成果：法务审核意见书，随合同审批单流转至财务部。（四）财务合规审核责任主体：财务部专员（财务专员）。操作内容：审核合同涉及金额的准确性、支付方式及资金安排是否符合企业财务管理制度（如预算要求、付款节点、票据类型等）。核对合作方收款账户信息是否合法合规（需核对开户许可证或基本存款账户信息），防范资金风险。通过标准：金额与预算一致，支付方式合规，账户信息无误。输出成果：财务审核意见书，随合同审批单流转至审批领导。（五）领导审批签发责任主体：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如分管副总/总经理/董事会）。操作内容：审核合同的整体商业合理性、风险可控性及对企业经营的影响。对于重大合同（如金额超过XX万元或涉及核心业务），需召开专题会议审议。通过标准：符合企业战略利益，风险可控，审批权限内无争议。输出成果：领导在合同审批单上签署审批意见，确认同意签署。（六）合同用印与签署责任主体：行政部用印专员（用印专员）、业务部门经办人。操作内容：业务部门凭已审批完成的合同审批单、正本合同文本，至行政部申请用印。行政部核对审批流程完整性、合同文本与审批意见一致性，确认无误后加盖企业合同专用章或公章（严禁空白合同用印）。用印完成后，业务部门与合作方共同签署合同（如为线上签署，需保证签署平台合规及法律效力），签署文本一般为“合同正本一式X份，双方各执X份，企业执X份存档”。（七）履行跟踪与资料归集责任主体：业务部门经办人、法务部、财务部。操作内容：业务部门负责跟踪合同履行进度，及时记录履行情况（如交付验收、付款凭证等），发觉履约异常（如对方违约）需第一时间上报并留存书面记录。履行过程中如需补充协议或变更合同，需重新履行审批流程。输出成果：履约过程中的往来函件、验收单、付款凭证等补充材料，随合同正本一并整理。（八）合同存档管理责任主体：行政部档案管理员（档案管理员）。操作内容：合同签署完成后，业务部门在X个工作日内将合同正本、审批单、合作方主体资格证明、履约补充材料等全套资料移交至行政部。行政部对资料进行分类、编号、登记，编制《合同存档清单》，保证资料完整、有序。电子版合同及资料同步存储至企业指定的档案管理系统（加密存储），纸质版资料存入专用档案柜，保存期限不少于合同履行完毕后X年（根据法律法规及企业制度确定）。三、常用配套表单模板表1：合同审批流程表审批环节责任部门/人操作要求完成时限备注（如需补充材料）合同起草业务部门经办人拟定合同草案，收集合作方主体资格证明按业务需求部门内部初审业务部门负责人审核内容真实性、完整性1-2个工作日法务合规审核法务部专员审核法律条款，提出修改意见2-3个工作日重大争议需同步标注财务合规审核财务部专员审核金额、支付方式、账户信息1-2个工作日需附财务预算核对表领导审批分管领导/总经理审批商业合理性及风险1-3个工作日重大合同需附会议纪要合同用印与签署行政部、业务部门核审批次后用印，与对方签署按审批时效用印登记表需填写完整表2：合同信息登记表合同编号合同名称合作方名称合同类型签署日期履行期限合同金额（元）审批状态存档位置（纸质/电子）经办人XXXX-001采购合同XX科技有限公司采购类2023-XX-XX2023-XX-XX至2024-XX-XX100,000已归档纸质-A01-001，电子-系统*经办人XXXX-002服务合同XX咨询有限公司服务类2023-XX-XX2023-XX-XX至2023-XX-XX50,000审批中电子-临时文件夹*经办人表3：合同履行跟踪表合同编号履行阶段时间节点履行内容描述完成情况责任人补充材料（如验收单）XXXX-001第一批货交付2023-XX-XX交付XX设备10台已完成*经办人验收单（编号YXS001）XXXX-001首期款项支付2023-XX-XX支付合同金额30%已完成*财务付款凭证（编号PZ001）XXXX-002需求调研阶段2023-XX-XX完成客户需求访谈进行中*经办人调研报告（初稿）四、关键风险控制与操作提示合同主体审核：合作方必须为合法存续的企业或组织，需核实其营业执照、授权委托书（如签署人为非法定代表人）等材料的真实性和有效性，避免与无资质主体合作。条款完整性：合同核心条款（如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决）不得缺失，模糊表述（如“合理费用”“尽快解决”）需明确具体标准或补充协议。审批流程刚性：严禁跳过审批环节或简化流程，紧急合同需提前通过电话/邮件同步审批领导，事后X个工作日内补签书面审批单。用印安全管理：合同用印前需再次核对审批单与合同文本一致性，严禁在空白合同、未审批合同或非合同文本上加盖公章/合同章。存档规范要求：纸质合同需按“审批单+合同正本+附件”顺序装订，电子版需扫描清晰（PDF格式），档案管理系统需设置查阅权限，保证信息安全。履约风险预警：业务部门需定期跟踪合同履行情况，如发觉