会议纪要文件归档流程通知函7篇范文

第=PAGE1*2-11页（共=NUMPAGES1*22页）PAGE会议纪要文件归档流程通知函7篇范文会议纪要文件归档流程通知函篇1尊敬的______：为保证会议纪要文件的完整归档与管理，保障公司业务资料的规范性、可追溯性和合规性，现就会议纪要文件归档流程事项通知一、背景与目的说明为规范会议纪要文件的归档管理，保证会议内容在后续业务操作、审计、法律合规等方面能够有效查询与引用，公司已制定详细的归档流程。本通知函旨在明确会议纪要文件的归档标准、操作流程及责任分工，保证文件在存档后仍能保持完整、准确与可追溯性。二、具体事项详细描述1.归档范围：会议纪要文件包括但不限于会议主持人的发言、讨论内容、决议事项、参会人员名单及会议纪要的最终版本。2.归档方式：会议纪要文件应统一归档至公司指定的电子档案系统，或按纸质文件存档于公司档案室，保证文件可查且便于检索。3.归档时间：会议纪要文件应在会议结束后5工作日内完成归档，并由会议主持人或指定记录员签字确认。4.归档责任人：会议纪要文件的归档工作由会议组织人负责，若会议涉及多个部门，需由相关负责人协同完成。5.归档内容要求：会议纪要文件应包含会议时间、地点、参会人员、会议主题、决议事项、讨论内容及记录人信息，并加盖会议公章或由记录人签字确认。三、数据事实支撑1.根据公司现行档案管理规范，会议纪要文件须在30个工作日内完成归档，以保证其在后续业务流程中的可追溯性。2.按照《企业档案管理规定》第X条，会议纪要文件应归档于公司统一档案管理系统，并在系统中设置访问权限，保证信息安全与权限管理。3.公司已与第三方档案管理机构签订协议，保证会议纪要文件的归档与调阅符合国家档案管理标准。四、明确的行动建议或要求1.会议纪要文件应由会议主持人或记录员在会议结束后5个工作日内完成整理、归档，并提交至公司档案管理部门。2.档案管理部门应于15个工作日内完成文件的归档审核，并向相关责任人反馈归档结果。3.如会议纪要文件涉及敏感信息，需在归档前完成脱敏处理，并由相关责任人签署确认。五、时间节点和后续安排1.归档时间：会议纪要文件须在会议结束后5工作日内完成归档。2.归档审核时间：档案管理部门应在15工作日内对归档文件进行审核，并反馈结果。3.归档存档时间：会议纪要文件应在30工作日内完成归档并存档。六、联系方式公司名称：____姓名：____职位：____日期：____此致敬礼会议纪要文件归档流程通知函篇2尊敬的______：您好！为保证会议纪要文件归档流程的规范性和可追溯性，公司已制定并发布《会议纪要文件归档流程通知函》。为保障该流程的有效实施，现将相关内容函告一、归档范围本通知适用于公司所有正式召开的会议及相关的会议纪要文件。包括但不限于：会议通知、会议记录、会议决议、会议纪要、会议签到表、会议发言记录等。二、归档要求1.所有会议纪要文件需在会议结束后______个工作日内完成归档。2.归档文件应按照会议主题、时间、参与人员等进行分类整理，并按统一格式保存。3.归档文件需使用公司指定的格式模板，保证内容完整、格式一致。4.归档文件应妥善保管，防止损毁或丢失。三、归档责任1.各部门负责人负责本部门会议纪要文件的归档工作。2.会议组织人需在会议结束后______个工作日内完成文件整理并提交至档案管理部门。3.档案管理部门负责文件的审核、分类、存储及定期归档工作。四、查询与调阅如需查阅会议纪要文件，须由相关负责人或授权人员提出申请，经审批后方可调阅。调阅时需提供有效证件号码明及调阅说明。五、其他说明本通知自发出之日起生效，如有未尽事宜，另行通知。敬请贵单位积极配合，保证会议纪要文件归档工作顺利进行。此致敬礼！公司名称______日期______联系人：______联系方式：______地址：______会议纪要文件归档流程通知函篇3尊敬的______：为规范会议纪要文件的归档管理，保证文档资料的完整性、可追溯性及合规性，现就会议纪要文件的归档流程通知1.背景与目的说明本次会议纪要文件归档流程的制定，旨在统一归档标准，明确责任分工，保证会议资料在存档后仍可追溯、查阅、调取，符合公司内部管理规范及相关法律法规要求。2.具体事项详细描述会议纪要文件须在会议结束后____个工作日内完成整理、归档，并按照公司规定的分类标准进行编号、存储及归档。归档文件需包含会议主题、时间、参与人员、决议事项、记录要点等内容，并由参会人员签字确认。3.数据事实支撑根据公司档案管理制度，会议纪要文件须按年份、项目、文件类型进行分类归档，存储于公司内部档案管理系统中，并定期进行检索与调阅。所有归档文件须保留不少于____年，以满足法律及合规要求。4.明确的行动建议或要求请各相关部门及人员严格按照上述流程执行，保证会议纪要文件及时、规范、完整归档。如遇特殊情况，须在____个工作日内向档案管理部门报备并说明原因。5.时间节点和后续安排会议纪要文件归档工作须于____年____月____日前完成，逾期未归档的文件将视为未完成归档，责任由相关责任人承担。档案管理部门将对归档文件进行抽查，保证符合要求。6.联系方式如有疑问或需进一步说明，请及时与档案管理部门联系，联系人姓名：____，联系方式：____，电子邮箱：____，地址：____。请各相关部门积极配合，保证会议纪要文件归档工作顺利开展。此致敬礼！会议纪要文件归档流程通知函第（4）篇尊敬的____：贵方于____年____月____日召开的会议纪要文件归档流程讨论会议已圆满结束，现就会议中确定的文件归档流程及相关事项，特此函告一、文件归档流程确认根据会议讨论结果，文件归档流程已明确如下内容：1.所有会议纪要文件须在会议结束后____日内完成初步整理和归档；2.归档文件须按会议主题、时间顺序及部门分类整理，并由会议记录人____负责核对；3.归档文件应统一使用公司指定的文件格式（如Word文档，文件名格式为“会议纪要_会议编号_日期.doc”）；4.归档文件须由____（人员姓名）签名并加盖公司印章，保证文件真实性和有效性；5.归档文件需通过公司内部邮件系统或指定的电子平台提交至档案管理部门，电子版文件需在____年____月____日前完成上传；6.档案管理部门将在____年____月____日前完成文件归档，并出具归档确认函。二、文件归档责任分工1.会议记录人____负责会议纪要的整理、核对及初审；2.档案管理部门负责人____负责归档流程的与最终审核；3.电子文件提交人____负责文件的电子化处理及上传工作；4.公司IT部门负责电子归档系统的维护与技术支持。三、文件归档时间要求所有文件归档须在____年____月____日前完成，逾期将视为未履行归档责任。四、文件归档管理要求1.所有归档文件须加盖公司公章，保证文件合法性；2.归档文件须按部门分类存放，并建立电子与纸质文件的对应关系；3.档案管理人员须定期检查归档文件的状态，保证归档工作持续有效。本函确认上述文件归档流程及责任分工，望贵方予以配合并严格执行。如有任何疑问，欢迎随时与我方联系。此致敬礼____（公司名称）____（人员姓名）____（职位）____年____月____日____（电子邮箱）____（联系地址）____（联系方式）会议纪要文件归档流程通知函第5篇尊敬的_____:您好！为进一步规范公司会议纪要文件的归档管理，保证资料的完整性与可追溯性，现就会议纪要文件归档流程通知一、归档范围所有由公司各部门组织召开的会议所形成的纪要文件，包括但不限于会议记录、决议事项、讨论内容、会议纪要及附件材料，均纳入归档范围。二、归档流程1.起草与审核：会议纪要由会议主持人或组织人员根据会议记录起草，经与会人员确认后提交至归档部门。2.格式要求：会议纪要应使用公司统一格式，包含会议时间、地点、参会人员、会议主题、决议事项、纪要人及签发人等信息。3.归档提交：经审核通过的会议纪要应按部门分类归档，保存于公司档案室，并标注归档日期、归档人及责任人。4.电子归档：会议纪要可通过公司内部系统进行电子归档，保证文件可查阅、可检索。三、责任分工1.归档责任人：各部门指定专人负责会议纪要的起草、审核与归档工作，保证流程合规。2.档案管理：档案管理部门负责会议纪要的分类、存储与借阅管理，保证档案安全与完整。四、与检查公司将定期对会议纪要归档情况进行检查，保证流程落实到位，对未按时归档或归档不规范的部门将按公司制度进行追责。敬请各相关部门积极配合，按时完成会议纪要的归档工作。如有疑问，请联系档案管理部门。此致敬礼！公司名称_____日期_____联系人：_____联系方式：_____地址：______会议纪要文件归档流程通知函第6篇尊敬的____公司：您好！根据我司与贵公司签订的《合作框架协议》及相关项目管理要求，现就会议纪要文件归档流程事宜通知为保证项目资料管理规范、便于后续查阅与审计，我司现明确会议纪要文件归档流程1.归档时间：会议纪要文件须在会议结束后____个工作日内完成归档，逾期将视为未完成归档。2.归档方式：会议纪要文件需以电子版与纸质版两种形式归档，电子版需上传至我司指定的内部系统，纸质版需由会议主持人签字并加盖公司公章后统一归档至档案室。3.归档内容：包括会议基本信息（如会议时间、地点、参会人员、主持人）、会议讨论事项、决议内容及后续工作安排等。4.归档责任人：会议纪要文件的整理与归档由会议主持人负责，如遇特殊情况需另行安排，须提前向我司档案管理部门报备。5.归档检查：我司档案管理部门将不定期抽查归档文件，对未按时归档或归档不规范的，将按合同约定进行追责。请贵公司积极配合，保证会议纪要文件归档工作顺利进行。如有疑问，请及时与我司档案管理部门联系，联系方式____公司联系人：________地址：____感谢贵公司对我司工作的支持与配合，期待与贵公司继续深化合作，共创佳绩。此致敬礼____公司____年____月____日会议纪要文件归档流程通知函第（7）篇尊敬的____公司：为保证会议纪要文件归档流程的有序推进，现就相关工作事项通知一、归档范围本通知所指会议纪要文件包括但不限于本次会议中形成的会议记录、决议事项、讨论要点、参会人员签到表及附件材料等，共计____份（具体数量以附件为准）。上述文件应按照公司规定的归档标准进行整理，保证内容完整、格式规范、资料可追溯。二、归档要求1.归档时间：请于____年____月____日前完成文件的归档工作，逾期将影响后续相关流程的执行。2.归档方式：请将归档文件统一整理成电子版及纸质版，并通过公司指定的电子邮箱（如：____@____）发送至指定接收人____，纸质文件请寄送至____地址，联系人____，联系方式____。3.归档标准：文件需按会议主题分类，使用统一的文件命名规范（如：会议名称+日期+文件编号），并附上会议纪要、签到表、讨论记录等附件。4.归档审核：归档完成后，请将文件汇总至____部门，由____负责人进行审核确认，并于____日前提交至__