销售合同审查及签订标准化操作指南

销售合同审查及签订标准化操作指南一、适用业务场景本指南适用于公司各类销售合同的审查、审批及签订管理流程，具体包括但不限于以下场景：新客户首次合作：与未建立合作关系的客户签订销售合同，明确双方权利义务；老客户续签订单：基于历史合作基础，对原有合同条款进行更新或续签；特殊条款定制合同：涉及定制化产品、长周期履行、特殊付款条件等非标条款的合同；跨区域/跨部门合作项目：涉及不同区域分公司或多个部门协同履行的销售合同。二、标准化操作流程（一）合同发起明确合作需求销售人员与客户初步沟通，确认合作标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、价格、交付时间、付款方式等核心条款，形成《合作意向书》（可作为合同附件）。对于定制化产品，需提供技术参数确认书；涉及特殊交付要求的，需明确物流方式、验收标准等。收集基础资料客户主体资格资料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由非法定代表人签约）；若客户为特殊行业（如食品、医疗器械），需提供行业许可证等资质文件。公司内部资料：产品报价单、库存确认单（如涉及现货）、成本核算表（用于审批价格合理性）。填写发起申请在公司OA系统或合同管理系统中创建合同流程，《合作意向书》、客户资料及内部资料，填写《合同发起申请表》，注明合同名称、编号、预计签订日期、涉及金额等基本信息，提交至部门负责人审核。（二）合同审查合同审查实行“多部门协同、分层级负责”原则，由销售部门、法务部门、财务部门依次审查，保证条款合法、合规、合理。商务条款审查（销售部门主导）标的物信息：产品/服务名称、规格型号、数量是否与《合作意向书》一致，避免模糊表述（如“一批”“大概”）；价格条款：单价、总价是否含税（明确税率）、是否包含运费、安装费等附加费用，折扣政策是否符合公司定价权限；交付条款：交付时间、地点、方式（自提/送货）、验收标准（如“按国家标准”“双方确认样品”）、逾期交付的违约责任；服务条款：质保期限、售后服务范围（如维修响应时间、备件供应）、培训支持等。法律条款审查（法务部门主导）主体资格：客户营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，是否存在经营异常或失信记录（可通过“国家企业信用信息公示系统”初步核查，但需注意信息时效性）；条款合法性：合同内容是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归公司所有”）；权利义务对等：双方违约责任是否对等（如买方逾期付款的违约责任与卖方逾期交付的违约责任是否匹配），争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否明确（建议优先选择公司所在地法院）；知识产权：如涉及定制化产品，需明确知识产权归属（如设计专利归公司还是客户）；保密条款：明保证密范围（如技术参数、客户信息）、保密期限及违约责任。财务条款审查（财务部门主导）付款方式：付款节点（如预付款比例、到货付款、验收后付款、质保金比例）是否符合公司财务政策，是否设置合理账期；票据要求：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间（如预付款到账后X日内开票）；财务风险：客户信用额度是否超限，大额合同是否需提供担保（如银行保函、抵押）；成本核算：价格是否覆盖成本及合理利润，避免低价竞争导致亏损。综合意见汇总各部门审查完成后，在《合同审查意见表》中填写具体意见及修改建议，退回销售部门汇总。销售部门根据审查意见与客户协商修改，达成一致后形成合同终稿，再次提交各部门确认。（三）合同审批按权限逐级审批根据合同金额及重要性，确定审批权限：金额≤5万元：销售部门负责人→财务部门负责人→分管副总；5万元＜金额≤50万元：销售部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总→总经理；金额＞50万元：需提交总经理办公会审议。审批人需在OA系统中签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，注明理由。审批意见反馈若审批意见为“修改后同意”，销售部门需根据意见调整合同文本，重新提交审批；若为“不同意”，需终止流程并书面说明原因。所有审批环节完成后，合同文本最终定稿，进入签订环节。（四）合同签订文本核对签订前，销售部门需与客户共同核对合同文本，保证：合同编号唯一，与审批版本一致；双方主体信息（名称、地址、法定代表人）准确无误；核心条款（金额、交付、付款等）无遗漏或歧义；附件（如《合作意向书》《技术参数确认书》）齐全且与具有同等法律效力。签字盖章签字：由双方法定代表人或授权委托人签字，授权委托书需作为合同附件，注明“委托权限：签订XX合同”“委托期限”；盖章：合同文本需加盖公司公章或合同专用章（骑缝章），客户需加盖其公章或合同专用章（多页合同需每页加盖或加盖骑缝章，避免单页替换）；签订日期：填写实际签订日期，日期需早于或等于合同生效日期（如约定“签字后生效”）。文本分发合同签订后，原件至少一式两份（公司与客户各执一份），如需提交财务、法务等部门存档，可根据需要增加份数；销售部门在3个工作日内将合同原件扫描存档至系统，并将纸质文本移交档案管理部门。（五）合同归档资料整理归档资料包括：合同正本、双方营业执照复印件、授权委托书、《合同审查意见表》《审批流程记录表》、相关附件（如《合作意向书》、验收单）等。按合同编号顺序整理，资料需完整、清晰，无涂改或缺失。电子存档在公司合同管理系统中录入合同关键信息（编号、双方主体、金额、签订日期、履行期限等），扫描件，设置查阅权限（仅相关部门人员可查看）。后续跟踪销售部门需跟踪合同履行进度（如交付、验收、付款），及时更新履约记录；合同履行完毕后，将验收单、付款凭证等补充资料归入合同档案，保证“一事一档”。三、核心模板参考模板1：销售合同基本信息表合同编号签订日期甲方（销售方）公司全称：法定代表人：统一社会信用代码：地址：联系人：**乙方（客户方）公司全称：法定代表人：统一社会信用代码：地址：联系人：**合同标的产品/服务名称：规格型号：数量：单价（含税）：总价（大写）：总价（小写）：履行期限交付时间：交付地点：付款方式□预付款__%□到货付款%□验收后付款%□质保金__%（质保期__个月）争议解决方式□诉讼（由甲方所在地法院管辖）□仲裁（仲裁机构：，仲裁规则：）附件清单1.《合作意向书》2.《技术参数确认书》3.授权委托书模板2：合同审查意见表合同编号审查环节审查部门/人员审查日期审查内容要点□商务条款□法律条款□财务条款□其他（请注明）：__审查意见（示例：商务条款中“交付时间”未明确具体日期，建议补充为“2024年X月X日前”）修改建议（示例：将“交付时间：X月前”修改为“交付时间：2024年X月X日前，遇不可抗力顺延”）确认结果□同意□修改后同意□不同意（请注明理由）：__模板3：合同审批流程表审批环节审批岗位/人员审批权限审批意见审批时间备注部门审核销售部门负责人金额≤50万元同意2024-XX-XX法务部门负责人所有金额修改后同意2024-XX-XX增加违约责任条款财务部门负责人金额≤50万元同意2024-XX-XX分管副总审批分管副总金额≤50万元同意2024-XX-XX总经理审批总经理金额＞50万元（不适用）（不适用）本合同金额≤50万元模板4：合同签订记录表合同编号签订日期签订地点签订方式□当面签订□邮寄签订□电子签约（需符合《电子签名法》）甲方签字人（姓名：*职务：_________）甲方盖章□公章□合同专用章（编号：__）乙方签字人（姓名：*职务：_________）乙方盖章□公章□合同专用章（编号：__）合同份数正本__份，副本__份份数分配甲方__份，乙方__份，存档__份归档编号归档日期履行跟踪责任人*（销售部门）联系方式*四、关键操作提示主体资格审查不可忽视：签约前务必核实客户营业执照及授权文件，避免与无签约主体资格的机构或个人签订合同，防范“皮包公司”风险。条款表述务必明确：避免使用“大概”“左右”“尽快”等模糊词汇，关键条款（如时间、金额、数量）需量化，减少履约争议。审批流程严格遵循：不得跳过审批环节或逆流程审批，特殊紧急情况需提前向总经理申请“特批流程”，事后补全手续。签订形式合规有效：签字盖章需完整，骑缝章不可少