招标投标合同履行流程指南

招标投标合同履行流程指南合同的签订，并非招投标活动的终点，而是项目实施的真正开端。一份严谨的合同，需要通过规范、高效的履行过程，才能最终实现甲乙双方的预期目标。本文将系统梳理招标投标合同从签订生效到履行完毕的完整流程，为相关从业人员提供一份兼具专业性与实操性的指引。一、合同履行的准备阶段合同签订后，双方应迅速从“缔约”心态转向“履约”心态，全面做好各项准备工作，为合同的顺利实施奠定坚实基础。（一）合同交底与责任明确合同签订后，并非仅由法务或商务部门存档即可。应组织合同执行团队进行详细的合同交底，确保项目核心成员（包括技术、采购、财务、项目管理等）均能准确理解合同的主要条款，特别是关于工作范围、质量标准、履行期限、付款条件、双方权利义务、违约责任及争议解决方式等核心内容。在此基础上，明确内部各部门及人员的具体职责与分工，确保责任到人。（二）履约计划的制定与审批根据合同约定及项目总体目标，乙方（通常为中标人）应牵头制定详细的履约计划。该计划应包括项目实施的总体进度安排、关键节点控制、资源调配方案（人力、物力、财力）、质量保障措施、安全文明施工（如适用）、风险应对预案等。履约计划应经过内部审批，并视情况提交甲方（通常为招标人）备案或确认，以确保双方对项目推进节奏有共识。（三）相关授权与资质准备合同履行过程中，可能需要出具授权委托书，明确双方项目负责人及相关经办人的权限范围，以便于日常沟通、文件签收、款项支付等事宜的顺利进行。同时，乙方应确保自身具备履行合同所需的全部资质、许可、认证，并将相关证明文件复印件提交甲方备案。如涉及特种设备作业、专业技术服务等，相关人员资质也应符合合同及法规要求。（四）技术资料与前期协调对于工程建设或复杂设备采购类合同，乙方应按照合同约定，及时向甲方提交详细的技术方案、施工组织设计、图纸等技术资料，经甲方审核确认后方可实施。甲方则应负责或协助乙方办理项目实施所需的相关审批手续，提供必要的工作条件（如场地、水电接入、基础资料等），并协调处理外部关系，为乙方履约创造良好环境。二、合同履行的实施与管理阶段这是合同履行的核心环节，直接关系到项目目标的实现。双方应严格按照合同约定及既定履约计划，密切配合，加强过程管控。（一）合同标的交付/服务提供乙方应严格按照合同约定的质量标准、数量要求、时间节点，组织生产、施工或提供服务。在交付或提供过程中，应坚持“质量第一”的原则，建立健全内部质量控制体系，确保产出物符合合同规定。对于分阶段交付的项目，应明确各阶段的交付成果及验收标准。（二）过程质量控制与监督甲方有权依照合同约定，对乙方的履约过程进行必要的监督、检查与抽查，乙方应予以配合。监督检查的内容可包括但不限于：原材料质量、生产工艺、施工工序、人员到岗情况、安全措施落实等。乙方应定期向甲方提交履约进展报告，主动反馈项目实施情况、存在问题及拟解决方案。关键工序或隐蔽工程的验收，应严格按照合同约定程序进行。（三）进度管理与协调沟通双方应建立常态化的沟通协调机制，如定期例会、专题会议等，及时通报进展、解决问题。乙方应动态跟踪项目进度，如发现可能导致工期延误的因素，应立即采取补救措施，并及时书面通知甲方，说明原因及预计影响。因甲方原因导致进度滞后的，乙方有权要求顺延工期，并保留索赔权利。（四）合同价款支付与结算合同价款的支付是合同履行的重要保障。乙方应按照合同约定的付款节点和方式，向甲方提交符合要求的付款申请及相关证明文件（如已完工程量报告、验收合格证明、发票等）。甲方应在收到申请后，按照合同约定的审核程序和期限进行审核，并及时足额支付相应款项。对于有预付款、进度款、结算款、质保金等不同支付阶段的，应明确各阶段的支付比例、条件和流程。（五）变更管理与索赔处理合同履行过程中，因客观情况发生变化（如政策调整、市场波动、不可抗力、甲方需求调整或乙方履约能力变化等），可能导致合同内容需要变更。任何一方提出变更请求，均应以书面形式提出，说明变更的理由、范围及对合同价格、工期的影响。变更须经双方协商一致，并签订书面变更协议后方可执行。若因一方违约或过错导致另一方遭受损失，受损方有权依照合同约定提出索赔，索赔应遵循及时、有理、有据的原则。三、合同履行的验收阶段验收是确认合同标的是否符合约定的关键环节，必须严格按照合同约定的标准和程序进行。（一）验收准备与申请当乙方认为合同标的已具备验收条件时，应整理完备的验收资料（包括但不限于竣工图、各类试验报告、检测记录、隐蔽工程验收记录、操作手册、质量保修书等），并向甲方提交正式的验收申请报告。（二）验收组织与实施甲方收到验收申请后，应在合同约定或合理期限内组织验收。验收组可由甲方相关部门人员组成，必要时可邀请设计单位、监理单位、行业专家或第三方检测机构参与。验收应依据合同约定的质量标准、技术规范、国家及行业相关法律法规进行。对于硬件设备，可能涉及开箱检验、安装调试、功能测试、性能测试等环节；对于服务类项目，则侧重服务过程的合规性、服务成果的有效性等。（三）验收结论与处理验收完成后，应形成书面验收报告，明确验收结论。验收合格的，双方应签署验收合格证书，标志着合同主要义务的完成。验收不合格的，应明确指出不合格项、整改要求及再次验收的期限。乙方应在规定期限内完成整改，并重新申请验收。若因乙方原因导致多次验收不合格，甲方有权依照合同约定采取进一步措施，包括但不限于扣减款项、解除合同并要求赔偿损失。四、缺陷责任期/质量保证期管理对于工程建设、设备采购等合同，通常会约定缺陷责任期或质量保证期。在此期间，乙方应对合同标的存在的质量缺陷承担维修、更换或返工的责任。（一）质量问题的反馈与处理在缺陷责任期/质量保证期内，如甲方发现合同标的存在质量问题，应及时书面通知乙方，说明问题详情。乙方应在收到通知后，按照合同约定的响应时间和处理方案进行维修或更换，费用由乙方承担（因甲方使用不当或不可抗力造成的损坏除外）。（二）最终验收与质保金返还缺陷责任期/质量保证期届满，如合同标的无质量问题或乙方已妥善处理所有质量问题，甲方应组织最终验收，并在验收合格后，按照合同约定的程序和比例向乙方返还质量保证金（如有）。五、合同的结算、总结与归档（一）最终结算合同全部履行完毕，且通过最终验收后，双方应进行最终结算。乙方提交完整的结算资料，甲方审核确认后，双方签署最终结算协议，结清所有款项（扣除已支付款项及按约定应扣留的费用）。（二）合同总结与评价项目结束后，双方均可对合同履行全过程进行总结，评估合同目标的实现程度、履约过程中的经验教训、合作过程中的问题与改进方向等，为今后的合同管理和合作提供借鉴。（三）资料归档合同履行过程中形成的所有文件资料，包括但不限于合同文本、补充协议、变更协议、会议纪要、通知函件、验收报告、结算凭证、支付凭证、技术资料等，均应系统整理、妥善保管，以备查验。这些资料不仅是合同履行的证明，也是后续可能发生的争议解决