销售合同审核及管理标准化模板

销售合同审核及管理标准化模板一、适用场景与业务范畴新客户合作：首次与企业签订销售合同的客户，需完成主体资格审核、条款谈判及合规性把控；老客户续签：合作期限届满的老客户合同更新，需结合历史履约情况调整条款；大额/特殊合同：金额超过企业设定阈值（如人民币50万元）或涉及定制化服务、跨境交付等复杂情形的合同，需强化多部门协同审核；合同变更与终止：已签署合同在履行过程中需变更标的、金额、履行期限或提前终止时，需履行标准化审批流程。二、标准化操作流程（一）合同接收与初步登记接收主体：销售专员负责接收客户提交的合同草案（或企业拟定的合同文本），可通过纸质版、扫描件或企业内部协同系统提交。登记信息：销售专员在《合同接收登记表》（见表1）中记录合同编号、客户名称、合同类型、提交日期、预计签约日期、涉及金额等基础信息，并分配唯一合同编号（编号规则：年份-部门简称-序号，如“2024-XS-001”）。材料完整性检查：核对客户是否提供营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人）等必要附件，材料不全的需及时补充。（二）业务部门初步审核审核主体：销售部门负责人或指定业务骨干。审核内容：（1）客户信息准确性：乙方（客户）名称、统一社会信用代码、地址、联系方式等与营业执照是否一致；（2）商业条款合理性：标的物名称、规格、数量、单价、总金额、交付时间、交付地点、验收标准等是否与双方洽谈一致；（3）履约可行性：企业产能、供应链、交付周期等能否满足合同约定，是否存在履约风险；（4）客户信用评估：结合历史合作记录（如回款及时性）或客户资信调查结果，评估客户履约能力。输出结果：审核通过后，在《合同审核意见表》（见表2）中填写“初步审核通过”意见；存在问题的，标注修改意见并退回销售专员与客户沟通调整。（三）法务部门专项审核审核主体：法务专员或外聘法律顾问。审核内容：（1）主体合法性：客户营业执照是否在有效期内，是否具备签约资质（如特殊行业需经营许可证）；（2）条款合规性：合同条款是否符合《民法典》《消费者权益保护法》等法律法规，是否存在无效或可撤销情形；（3）权责明确性：双方权利义务是否清晰，违约责任、争议解决方式（如约定诉讼/仲裁及管辖法院）、知识产权归属等条款是否完整；（4）风险提示：对潜在法律风险（如不可抗力条款、保密期限）提出明确修改建议。输出结果：在《合同审核意见表》中填写法务审核意见，重大风险需同步抄送销售部门及管理层。（四）财务部门专项审核审核主体：财务专员或财务负责人。审核内容：（1）价格与税费：单价、总金额是否准确，税费类型（如增值税率）及计算方式是否符合企业财务制度；（2）付款条款：付款方式（如预付款、分期付款、尾款比例）、付款期限、账户信息（乙方收款账户是否与营业执照一致）是否合理，是否存在资金回收风险；（3）成本与利润：合同成本（含生产、物流、售后等）是否可控，是否符合企业定价策略及利润目标；（4）财务合规性：是否涉及“账外账”等违规情形，发票开具要求是否明确。输出结果：在《合同审核意见表》中填写财务审核意见，重点关注资金安全及税务风险。（五）修订确认与最终审批修订反馈：销售专员汇总法务、财务部门的审核意见，与客户沟通修订合同文本，保证所有意见均得到妥善处理。内部会签：修订后的合同需再次提交销售、法务、财务部门负责人会签，确认无异议后，提交至企业最终审批人（如总经理或分管副总）。最终审批：审批人根据合同金额、重要性及审核意见签署《合同审批表》（见表3），明确“同意签署”“补充材料后签署”或“否决”意见。（六）合同签署与归档签署规范：（1）合同文本需双方法定代表人或授权代表签字，并加盖企业公章及合同专用章（如需）；客户方需同时加盖公章，若为授权代表签署，需提供授权委托书原件。（2）签署日期需填写实际签署日，且不得早于最终审批日期。分发与归档：（1）签署完成后，销售专员留存1-2份原件（根据客户及企业需求），其余原件交客户；扫描件同步至企业合同管理系统，并打印1份交法务部门存档。（2）在《合同归档登记表》（见表4）中记录归档日期、存档部门、档案编号等信息，保证合同文本、审批表、审核意见表等材料完整归档。（七）合同履行与跟踪履行交底：销售专员向生产、物流、售后等相关部门同步合同关键条款（如交付时间、验收标准），明确责任分工。进度跟踪：定期记录合同履行情况（如生产进度、物流状态、回款进度），在《合同履行跟踪表》（见表5）中更新信息，对延迟履行或异常情况及时上报并处理。验收与回款：按合同约定组织客户验收，获取验收合格证明；财务部门根据验收情况及付款条款催收款项，保证资金按时到账。（八）合同变更、终止与归档变更流程：合同履行过程中需变更的，参照上述“（一）至（六）”流程执行，签订《合同变更协议》并作为原合同附件。终止处理：因不可抗力、违约等原因需终止合同的，双方需签订《合同终止协议》，明确终止日期、已履行部分处理方式、违约责任承担等，并同步更新合同管理系统状态。档案移交：合同终止或履行完毕后，销售专员将合同正本、变更/终止协议、履行记录等材料移交至档案管理部门，按规定保存（保存期限一般不少于10年）。三、核心模板工具包表1：合同接收登记表合同编号客户名称合同类型（产品/服务）提交日期预计签约日期涉及金额（元）销售专员附件清单（营业执照/授权书等）接收状态（完整/待补）2024-XS-001A公司产品销售2024-03-012024-03-15120,000张*营业执照复印件、授权委托书完整表2：合同审核意见表合同编号审核阶段审核部门审核人审核日期审核意见（可附页）是否通过修改建议（如不通过）2024-XS-001初步审核销售部李*2024-03-02商业条款与洽谈一致，客户信用良好是/2024-XS-001法务审核法务部王*2024-03-03争议解决方式建议明确为“甲方所在地有管辖权的人民法院”是第8条修改为“争议由甲方所在地人民法院管辖”2024-XS-001财务审核财务部赵*2024-03-04尾款比例建议从30%调整为20%是第5条“尾款30%”改为“尾款20%”表3：合同审批表合同编号合同名称审批人职务审批日期审批意见2024-XS-001A公司产品销售合同陈*总经理2024-03-06同意签署，按修订后文本执行表4：合同归档登记表档案编号合同编号客户名称归档日期存档部门档案内容（合同正本/附件/审批表等）经办人DA2024-0012024-XS-001A公司2024-03-10法务部合同正本1份、审批表、审核意见表、变更协议（如有）刘*表5：合同履行跟踪表合同编号履行阶段计划日期实际日期责任部门完成情况异常说明（如有）处理结果2024-XS-001生产备货2024-03-202024-03-20生产部已完成//2024-XS-001物流交付2024-03-252024-03-26物流部延迟1天运输车辆故障已向客户说明并道歉2024-XS-001验收回款2024-04-052024-04-05销售部已验收/尾款已到账四、关键管理要点与风险提示（一）审核重点把控主体资格：严格审查客户营业执照、授权委托书等材料，保证签约主体真实合法，避免与无授权主体签约导致合同无效。条款清晰：标的物、数量、价格、交付时间等核心条款需明确具体，避免使用“大约”“左右”等模糊表述，防止履行争议。权责对等：违约责任条款需双向约束，明确违约情形、违约金计算方式（建议设定合理上限，避免过高被法院调整）。财务安全：付款方式优先选择预付款+到款发货模式，大额合同可引入第三方担保；客户收款账户需与营业执照一致，防止资金诈骗。（二）风险防范措施合同编号唯一性：严禁重复编号或漏编，保证每份合同可追溯，便于后续统计与管理。文本版本控制：合同修订需保留版本记录（如V1.0、V2.0），最终签署文本需经所有审核部门确认，避免“阴阳合同”。履行动态监控：销售部门定期跟踪合同履行进度，对延迟交付、回款逾期等情况及时预警，启动风险应对预案（如协商延期、启动违约条款）。保密管理：合同文本及客户信息仅限相关部门人员接触，严禁泄露商业秘密，保密条款需在合同中明