供应商信息资料表格模板

供应商信息资料模板使用指南一、适用场景说明二、操作流程详解1.准备阶段：明确需求与资料清单确定登记目的：根据合作阶段（如初次合作、续约合作）明确需采集的信息重点，例如初次合作需重点审核资质文件，续约合作需关注最新经营状态。收集基础资料：提前向供应商获取必要文件，包括但不限于：营业执照副本（复印件加盖公章）；法定代表人证件号码复印件（加盖公章）；相关行业许可证（如食品经营许可证、安全生产许可证等，根据行业需求准备）；质量管理体系认证证书（如ISO9001、ISO14001等，如有）；过往合作业绩证明（如合同关键页、客户评价等，可选）。2.信息填写阶段：规范录入各项内容基本信息模块：按模板要求逐项填写，保证与营业执照等原始文件一致，例如“供应商全称”需与执照登记名称完全匹配，“统一社会信用代码”需核对18位编码，避免漏填或错填。资质文件模块：填写资质名称、编号、有效期及发证机关时，需与证书原件信息一致，并在“附件”栏注明文件名称及份数（如“营业执照复印件1份”）。合作信息模块：根据实际合作情况填写“合作类型”（如原材料供应、服务外包等）、“合作期限”（起止日期）、“主要合作产品/服务”（可列举核心品类）。联系人模块：至少填写1名主要对接人信息，包括姓名、职位、电话（用于紧急联络）、邮箱，保证信息畅通。3.审核确认阶段：多重校验保证准确初审：由采购专员对照供应商提交的原始资料，逐项核对表格填写内容，重点检查资质文件有效期（如营业执照是否在有效期内、许可证是否年检合格）、关键信息一致性（如名称、信用代码是否与执照一致）。复审：采购部门负责人审核信息的完整性及合规性，例如合作类型是否符合企业采购品类要求，合作期限是否与合同约定一致。终审：对于战略供应商或高风险行业供应商，可邀请法务、品控部门联合审核，保证资质文件满足法律法规及企业内部管控要求。审核通过后，由审核人签字确认（审核人姓名用“某”代替，如“采购经理明”）。4.归档与更新阶段：动态维护信息归档管理：审核通过的表格需打印纸质版（供应商盖章、审核人签字）及电子版同步归档，纸质版存放于供应商档案盒（按供应商名称或首字母排序），电子版存储于指定共享文件夹（命名规则：供应商简称-登记日期-版本号，如“ABC公司-20240501-V1”）。定期更新：每年12月集中开展供应商信息复核，要求供应商提供最新资质文件及经营状态说明；若供应商发生信息变更（如注册地址、法定代表人、联系方式等），需在变更后10个工作日内提交更新后的表格及证明文件，由采购专员重新审核归档。三、供应商信息资料模板表单模块分类信息项填写说明示例基本信息供应商全称与营业执照登记名称一致XX市XX科技有限公司统一社会信用代码18位社会信用代码91110108XXXXXXXXXX成立日期营业执照载明的成立日期2010年5月20日注册地址详细到门牌号，与执照一致XX市XX区XX路XX号XX大厦5层经营范围简述核心业务，与执照登记内容一致技术开发、技术咨询、销售电子产品经营状态存续/在营/注销/吊销（根据执照填写）存续资质文件信息资质类型1如“营业执照”“食品经营许可证”等营业执照证书编号与证书编号一致91110108XXXXXXXXXX发证机关如“XX市市场监督管理局”XX市市场监督管理局有效期起证书载明生效日期2020年1月1日有效期至证书载明截止日期（长期有效的填“长期”）2030年1月1日附件清单注明提交文件名称及份数营业执照复印件1份（加盖公章）合作信息合作类型原材料供应/服务外包/物流运输等原材料供应合作期限合同约定的合作起止日期2024年6月1日-2025年5月31日主要合作产品/服务列举核心品类，可注明占比电子元器件（占比80%）、连接器（20%）结算方式现金/月结/账期XX天等账期30天合作级别战略供应商/核心供应商/普通供应商核心供应商联系人信息主要联系人姓名供应商对接人全名*伟职位如“销售经理”“总经理”等销售总监联系方式用于紧急联络的11位手机号（仅内部使用，对外不公开）XXXXXXXX邮箱工作邮箱weixxcompany备注信息其他说明可补充特殊资质、获奖情况、合作优势等获国家高新技术企业认证填表日期填写表格的日期2024年5月10日填表人供应商对接人姓名（用“*某”代替）*伟供应商盖章加盖供应商公章（电子版可盖电子公章）-四、使用与维护要点信息真实性要求：供应商须对提交信息的真实性负责，若提供虚假材料，企业有权终止合作并保留追责权利，相关信息需在“备注”栏注明“信息已核对原件”并由审核人签字确认。资质文件时效管理：资质文件临近到期前3个月，采购专员需主动联系供应商更新，保证“资质信息”模块中的“有效期至”与实际一致，避免因资质过期影响合作。信息变更及时性：供应商注册地址、法定代表人、联系方式等关键信息变更后，需重新填写本模板并附变更证明（如工商变更通知书），10个工作日内提交至采购部门，逾期未更新导致合作受阻的，责任由供应商承担。保密与权限管控：供应商信息涉及商业秘密，仅限采购、品控、财务等相关部门因工作需要查阅，严禁泄露给无关第三方；电子版档案需设置访问权限，纸