企业办公耗材采购及审批流程规范

企业办公耗材采购及审批流程规范一、总则1.1目的与依据为规范企业办公耗材的采购行为，加强成本控制，提高采购效率，确保办公活动的有序进行，防范采购过程中的风险，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在明确办公耗材采购及审批各环节的职责、流程和要求，实现采购工作的制度化、标准化和透明化。1.2适用范围本规范适用于公司各部门、各分支机构的办公耗材采购及相关审批活动。凡以公司名义进行的，用于日常办公、会议、宣传等用途的各类消耗性办公用品、办公设备耗材等的采购，均须遵守本规范。1.3基本原则办公耗材采购及审批工作应遵循以下原则：*需求导向原则：采购应以实际工作需求为出发点，避免盲目采购和资源浪费。*经济性原则：在保证质量的前提下，通过比价、议价等方式，力求以最合理的成本获取所需耗材。*公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，关键环节信息应适当公开，接受监督。*合规性原则：严格遵守公司财务制度、采购管理制度及国家相关法律法规。*效率性原则：优化审批流程，缩短采购周期，确保耗材及时供应。二、组织与职责2.1采购部门采购部门是办公耗材采购的归口管理部门，主要职责包括：*制定和完善办公耗材采购相关的管理制度和操作细则。*负责办公耗材供应商的寻源、评估、选择、管理及维护。*根据审批通过的采购需求，组织实施采购（包括询价、比价、议价、招标<如适用>、合同签订等）。*负责采购订单的下达、跟踪，确保耗材按时到货。*协助进行耗材的验收工作，处理采购过程中的异常情况（如质量问题、交货延迟等）。*建立和维护办公耗材采购台账及供应商档案。2.2使用部门各使用部门是办公耗材需求的提出者和使用者，主要职责包括：*根据本部门实际工作需要，准确、及时地提报办公耗材采购需求。*对提报需求的真实性、合理性负责。*参与或负责本部门所购办公耗材的到货验收工作，确认耗材的数量、规格、质量是否符合要求。*负责本部门办公耗材的合理使用、妥善保管，避免浪费和损坏。*配合采购部门进行供应商评估和耗材使用反馈。2.3审批部门/审批人根据公司授权体系，各级审批部门或审批人负责对采购需求及采购行为的合规性、必要性进行审核与批准，主要职责包括：*对提报的采购需求是否符合部门预算、是否为实际所需进行审核。*对采购方式的选择、供应商的资质、采购价格的合理性进行审核（根据审批权限）。*按照规定的审批权限和流程，对采购申请进行审批或上报。*对审批结果负责。2.4财务部门财务部门负责办公耗材采购的资金管理和账务处理，主要职责包括：*负责采购预算的审核与控制。*根据审批通过的采购合同/订单及合规的验收凭证、发票等，办理付款手续。*对采购相关的费用进行核算，纳入公司成本管理。三、采购流程规范3.1需求提报*常规需求：各使用部门应指定专人负责本部门办公耗材的需求汇总与提报工作。通常情况下，可采用按月或按季度提报的方式，填写统一格式的《办公耗材采购需求单》，注明耗材名称、规格型号、数量、预计单价（如有）、需求日期等信息，并经部门负责人审核签字。*临时需求：对于突发性、紧急性的办公耗材需求，使用部门可提报临时采购申请，同样填写《办公耗材采购需求单》，并在备注中注明“紧急”及原因，按加急流程处理。*需求汇总与初审：使用部门提报的需求单，首先由部门负责人进行初审，确认需求的合理性和必要性。3.2采购需求审批*初审通过的《办公耗材采购需求单》，按照公司规定的审批权限和路径逐级上报审批。*审批人根据预算情况、部门工作实际及公司相关规定，对需求进行审批。对于超出预算或有疑问的需求，有权要求提报部门进行解释或调整。*审批通过的需求单，提交至采购部门作为采购依据。3.3供应商选择与价格确认*供应商库管理：采购部门应建立合格供应商库，优先从库内选择供应商。供应商的选择应综合考虑其产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素。*询价与比价：对于达到一定金额或常规性的耗材采购，采购部门应向至少两家及以上合格供应商进行询价，获取书面报价单，进行比价分析。对于长期合作的供应商，可签订框架协议，约定价格和服务条款。*采购方式：根据采购金额、耗材特性及公司规定，可采用直接采购、询价采购、竞争性谈判等方式。达到招标标准的，应按照公司招标管理办法执行。3.4采购执行*采购部门根据审批通过的采购需求和确认的供应商、价格，下达采购订单。采购订单应明确产品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、付款方式、质量要求及违约责任等。*采购订单应经过适当的审批后，正式发送给供应商。*采购部门负责与供应商保持沟通，跟踪订单执行情况，确保按期交货。3.5到货验收与入库*办公耗材到货后，采购部门应通知使用部门（或仓库管理员，如公司设有办公用品仓库）共同进行验收。*验收内容包括：外包装是否完好、数量是否与订单一致、规格型号是否符合要求、产品是否有破损或质量缺陷等。必要时，可进行抽样检验。*验收合格后，由验收人在送货单或验收单上签字确认。对于不合格的耗材，应拒绝接收，并及时通知采购部门与供应商协商处理（如退换货）。*验收合格的耗材，如公司有统一仓库，应办理入库手续；如直接交付使用部门，使用部门应做好接收登记。3.6付款结算*供应商按照合同约定或采购订单要求，提供合法有效的发票。*采购部门将审批通过的采购订单、验收合格证明、供应商发票等原始凭证整理齐全，按照公司财务报销流程提交给财务部门。*财务部门对相关凭证的合规性、完整性进行审核，审核无误后，按照约定的付款方式和期限办理付款手续。四、审批流程规范4.1审批权限设定公司应根据办公耗材的采购金额、重要程度及部门层级，设定清晰的审批权限。例如：*一定金额以下的常规耗材采购，由部门负责人审批后，采购部门即可执行。*超过一定金额的采购，需报请分管领导审批。*达到重大采购标准的，需经过更高层级的审批（如总经理办公会）。具体的审批权限划分，由公司根据实际情况制定并发布。4.2审批路径*部门内审批：使用部门提报的采购需求，首先由部门负责人进行审批。*采购部门审核：部门负责人审批通过后，提交至采购部门。采购部门对需求的合理性、采购的可行性、以及是否符合采购政策进行审核。*财务部门审核（如需要）：对于涉及大额支出或预算外支出的采购申请，可能需要经过财务部门对预算及资金安排进行审核。*分管领导/总经理审批：根据采购金额和权限设置，逐级上报分管领导或总经理进行最终审批。*审批流程应在公司指定的办公自动化（OA）系统或其他审批工具中进行，确保流程可追溯、审批记录完整。4.3审批要求*各级审批人应在规定的时限内完成审批工作，避免延误。*审批人应认真履行审批职责，对不明确或有疑问的事项，应向提报部门或采购部门进行核实。*严禁越权审批或未经审批擅自采购。*审批意见应明确，对于不同意的申请，应注明原因。五、采购与库存管理5.1耗材分类管理可将办公耗材划分为常规消耗品（如纸张、笔、文件夹等）、耐用办公用品（如计算器、U盘等）和办公设备耗材（如打印机硒鼓、墨盒、色带等），并根据不同类别制定相应的采购策略和库存控制方法。5.2库存控制*对于常用、消耗量稳定的办公耗材，可根据历史数据和未来需求预测，设定合理的安全库存量和最低补货点，采用定期补货的方式，以减少紧急采购的频率。*对于不常用或易变质的耗材，应控制库存数量，避免积压和浪费。*建立办公耗材库存台账，详细记录出入库情况，定期进行库存盘点，确保账实相符。5.3出入库管理*所有办公耗材的入库和出库，均需办理相应的手续，由经手人签字确认。*入库时，需核对采购订单、送货单与实物是否一致，并登记入库台账。*出库时，应根据领用部门的需求，办理领用手续，登记出库台账。鼓励推行“以旧换新”制度（针对硒鼓、墨盒等）。5.4盘点与处置*定期（如每月或每季度）对办公耗材库存进行盘点，核对实际库存与账面库存，查明差异原因，并进行相应处理。*对于过期、损坏、报废的办公耗材，应按照公司资产处置规定进行登记和处理，避免随意丢弃造成环境污染或信息泄露。六、监督与责任6.1监督检查公司采购管理部门、财务部门及内部审计部门有权对办公耗材采购及审批流程的执行情况进行监督检查。检查内容包括：需求提报的真实性、审批流程的合规性、采购行为的规范性、供应商选择的合理性、库存管理的有效性等。6.2责任追究对于在办公耗材采购及审批过程中出现的违规行为，如虚报需求、擅自采购、超标采购、收受回扣、以次充好、浪费严重等，一经查实，将按照公司相关规定对责任人进行处理。七、附则7.1解释权本规范由公司采购部门（或指定的管